Características de Google Workspace

Google Workspace es un conjunto de aplicaciones para empresas creado por Google para facilitar la colaboración, comunicación y productividad de las personas en las organizaciones desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

En nuestro artículo ¿Qué es Google Workspace? explicamos el objetivo de este paquete, lo que incluye y sus versiones.

Si ya sabes qué es Google Workspace, cuáles versiones están disponibles y tienes un conocimiento básico sobre los resultados que esta suite puede traer para tu organización entonces es momento de profundizar un poco más en cada una de sus aplicaciones, lo que puedes lograr con ellas y algunas características que las convierten en la verdadera solución en software de productividad para la era moderna y los desafíos actuales.

Aplicaciones incluidas en todas las versiones:

Gmail

Es el correo electrónico que todos conocemos pero en una versión más avanzada y profesional, correo corporativo o correo empresarial; pero…¿qué lo hace tan especial? Tener un correo personalizado como tunombre@tuempresa.com genera mayor credibilidad y confianza, es seguro, sin anuncios y con múltiples funciones en una misma pestaña; sí, ¡así como lo leíste! porque desde una sola pestaña de tu navegador puedes realizar llamadas de voz o videollamadas, chatear de manera individual o en salas para grupos, manejar proyectos asignando tareas, responsables, fechas de entregas y hasta archivos compartidos, ahorrar tiempo de digitación gracias a las sugerencias inteligentes de gramática, respuestas rápidas y alertas extras, liberarte del spam sin preocuparte por el phishing, maliciosos ataques y más…

Calendario

Las agendas antiguas, los calendarios físicos de escritorio y los calendarios de billetera ya no son utilizados debido a la agilidad, movilidad, rapidez y practicidad de calendarios en línea como Google Calendar; diseñado para trabajar en equipo, con una programación inteligente de eventos, reuniones y más…

Meet

Las maneras de comunicarnos con nuestro equipo de trabajo, personas de otras áreas de la empresa, clientes o proveedores han cambiado. No sólo debido a la pandemia que hemos enfrentado en el mundo todo el 2020 sino también por la oportunidad de ahorrar tiempo, optimizar recursos y agilizar reuniones que anteriormente sólo se podían llevar a cabo presencialmente. Meet es la herramienta que hoy las empresas utilizan para evitar el contacto físico, mitigar el riesgo de contagio y adicional ganar los beneficios que te mencionamos anteriormente sin necesidad de descargar ningún software, desplazamientos innecesarios y sin perder tiempo.

Drive

Hace unos años venimos escuchando «almacenamiento en nube» o «subir archivos a la nube» y también «información centralizada», a solución a esas 3 menciones y otras que puedas tener es Google Drive, una plataforma de colaboración en la que tranquilamente puedes guardar y compartir archivos rápidamente, organizados por carpetas con restricciones de acceso o edición y de una manera sencilla desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

Documentos

Abrir, crear y editar documentos incluso de Word ahora es más fácil en línea porque los Documentos de Google permiten hasta colaborar con tu equipo en tiempo real, teniendo control de versiones sin necesidad de llenarte de copias con múltiples nombres y con la tranquilidad del guardado automático. Allí se pueden realizar actas a proveedores, fichas técnicas, documentos relacionados con la operación y mucho más…

Chat

La comunicación es uno de los elementos fundamentales en las empresas, lograrla de manera fluida, rápida, fácil, segura y en tiempo real con otras personas o con equipos en salas es posible gracias a esta aplicación de mensajería instantánea que permite además enviar y recibir adjuntos, comunicación con emojis, compartir archivos de Google Drive y hasta añadir videollamadas.

Hojas de cálculo

Abrir, crear y editar documentos incluso de Excel ahora es más fácil en línea porque las Hojas de Cálculo de Google permiten también al igual que los Documentos colaborar con tu equipo en tiempo real, controlando las versiones sin necesidad de almacenar múltiples archivos y con la tranquilidad de guardar automáticamente

Formularios

Esta herramienta hace parte de los recursos en las organizaciones ya que es utilizada para realizar encuestas, evaluaciones y contar con la solución ideal para recolectar información, la cual se organiza automáticamente gracias a la manera de entregar respuestas en hojas de cálculo, ver gráficos inmediatamente basados en respuestas y realizar seguimiento o control según la necesidad que tengas.

Presentaciones

Ya sea para los directivos de la organización, clientes, proveedores, empleados o cualquier persona interesada en conocer una información, las presentaciones siempre serán un recurso en el cual puedes organizarla de manera atractiva y destacada en línea sólo o con tu equipo, contando con gran variedad de temas disponibles, fuentes, posibilidades de insertar videos, fotos, vínculos y más…

Sites

Crear sitios de manera sencilla y optimizado para todos los dispositivos no era posible hace un tiempo atrás, pero ahora con Sites de Google con tan solo arrastrar y soltar puedes crear, editar y/o publicar un sitio para tu evento, proyecto o área de empresa sin tener conocimientos avanzados en diseño o programación. Además, de enlazar documentos, centralizar información y permitir accesos limitados según las necesidades de tu empresa.

Consola de administración

La administración de la infraestructura TI para los usuarios anteriormente era muy tediosa, ahora es simple y posible desde cualquier lugar con seguridad, disponibilidad y facilidad, ya sea desde un dispositivo móvil o de escritorio. Tareas como agregar o retirar usuarios, restablecer contraseñas, administrar dispositivos, parametrizar funciones de seguridad y crear restricciones para proteger la información de la empresa, todo eso desde una misma consola. Para la administración recomendamos Cloud Identity Premium y la gestión de puntos de conexión o Extremos que son funciones de las versiones avanzadas de Google Workspace para llevar a otro nivel la configuración y control de puntos de acceso.

Keep

¿Has visto estos papeles de colores que traen pega en la parte de atrás? Solían utilizarse para escribir datos importantes a tener presentes, recordatorios, tareas y más…No sólo en estos sino también en agendas físicas, trozos de papel o cuadernillos portables. Pero…cuando los dejabas en la oficina y salías no tenías acceso a la información que contenían, solían perder su pegamento y perderse, incluso desaparecer por arte de magia y olvidar dónde lo habías guardado. Con Keep nada de eso es problema porque puedes seguir escribiendo datos relevantes que requieres tener con fácil acceso, sin riesgo de pérdida, agregar tareas, recordatorios y mucho más de manera organizada y sin esfuerzo con la posibilidad de compartir notas con personas de tu equipo además de tener sincronización en todos tus dispositivos.

Currents

Cada empresa tiene una cultura particular que la identifica, pero todas tienen en común la necesidad de compartir ideas, organizar debates con propósito, compartir contenido con todos sus miembros y comentar las publicaciones de otras personas de la organización para recopilar opiniones. Todo eso es posible en Currents, como una «red social» interna de tipo corporativo donde todos los colaboradores o empleados tienen la posibilidad de mantenerse al día y actualizados juntos en una misma página.

Como pudiste leer en los anteriores párrafos, gracias a las características de Google Workspace tendrás un potente y completo paquete de productividad con el cual tu empresa puede lograr mucho más de lo que hemos mencionado en este artículo. Pero…¿es todo? ¡No! ¡Aún hay más! Hablemos sobre otras aplicaciones que están incluidas en las versiones superiores o intermedias y para las cuales recomendamos una asesoría experta para que pagues sólo por lo que realmente necesitas.

Aplicaciones incluidas en versiones intermedias y/o superiores:

Apps Script

Como si no fuera ya suficiente con todas las aplicaciones de Google Workspace, existe la posibilidad de compilar soluciones adicionales personalizadas según las necesidades de tu empresa, con poco nivel de codificación requerido para agilizar y facilitar la automatización y otros requerimientos que potencian la productividad de manera sencilla con lenguajes populares web que permiten aprovechar todo lo que Google tiene para ofrecer.

Cloud Search

La búsqueda inteligente que cualquier usuario de tu empresa siempre ha soñado, para encontrar la información necesaria en el momento preciso sin importar si se trata de Gmail, Presentaciones, Calendario, Documentos, Google Drive, Hojas de Cálculo, etc. ya que está perfectamente integrada con Google Workspace sin dejar atrás los niveles de privacidad y seguridad que requiere tu empresa en las diferentes áreas que manejan información sensible o información de conocimiento general.

AppSheet

La transformación digital de las organizaciones cada vez aumenta más el nivel y a medida que evoluciona se van sumando más miembros a la interacción con tecnologías como inteligencia artificial y automatización o compilación de aplicaciones. Con AppSheet es posible acceder y recopilar datos fácilmente de diferentes fuentes, automatizar los procesos o flujos de trabajo, aprovechando el aprendizaje automático y sus modelos predictivos sin tener una experiencia avanzada previa.

Vault

¿Conoces casos de pérdida de información valiosa? Imagina una super bóveda de película de acción pero en este caso para hacer seguimiento, retener y detectar datos electrónicamente protegiéndolos a nivel de la empresa en general o por unidades/áreas específicas y evitando la pérdida por circunstancias como rotación de personal además de contar con funciones de auditoría con sólidos registros de actividad y muchos más…

¿Cómo acceder a una asesoría gratuita con un Google Premier Partner para tu empresa?

En este artículo te resumimos de manera muy clave las características de Google Workspace, ya debes tener más claro que se trata de un verdadero potente paquete de soluciones tecnológicas para la operación de tu empresa y lo próximo es dar el siguiente paso donde puedas encontrar las respuestas a todas tus preguntas sobre Google Workspace de la mano de expertos certificados por Google para la asesoría, implementación y soporte. Ha llegado el momento de llevar la productividad, colaboración y comunicación de tu empresa a otro nivel.

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