¿Cómo tener una comunicación eficiente en la empresa?

La buena comunicación en la empresa es la base del éxito o del fracaso de cualquier proyecto o meta que se quiera emprender. En el ámbito empresarial, la eficiencia en la comunicación es la base para el logro de los objetivos planificados. Es por esto que se trata de una actividad de suma importancia de la que debes conocer más para incrementar la productividad.

Importancia de la comunicación en la empresa

Lo primero que hay que decir es muy sencillo, mientras más fluida y eficiente sea la comunicación dentro de una estructura, habrá un mayor entendimiento entre los núcleos de los que depende la empresa u organización, lo que llevará a que se alcancen de mejor manera los objetivos trazados.

Es por esta razón que las compañías están realizando esfuerzos para mejorar sus mecanismos de comunicación. No sólo a nivel interno, sino también a nivel externo, para incrementar sus opciones de éxito en el mercado.

La comunicación adecuada, utilizando los canales óptimos, puede ser la diferencia entre una gestión eficaz de los recursos disponibles, maximizando la posibilidad de conquistar el nicho del mercado al que se aspira, impidiendo al mismo tiempo las fallas del funcionamiento de una organización.

Actualmente, con el uso de las nuevas tecnologías y la dinámica cambiante de los mercados, aunque hay más herramientas, también hay mayores desafíos. Es por esto que la intercomunicación debe ser más proactiva, asertiva y global.

Diferencias entre Comunicación Interna y Comunicación Externa

Dicho de manera sencilla, desde el punto de vista del receptor del mensaje, la comunicación de una empresa puede ser interna o externa: 

Comunicación Interna en la empresa

Este tipo de comunicación hace referencia al intercambio de información entre los procesos medulares de la actividad a la que se dedica la compañía y aquellas personas que son las encargadas de que dichos procesos ocurran de forma eficiente.

Es un tipo de comunicación al que erróneamente se le suele brindar poca importancia, pero gran parte de los resultados positivos de una empresa dependen exclusivamente de que haya una buena comunicación interna.

Esta, proporciona identidad a los trabajadores de la empresa y les permite tener solidez a la hora de enfrentar adversidades y contratiempos. Es la base para el éxito de la mayoría de las operaciones que se llevan a cabo.

Comunicación Externa en la empresa

Este tipo tiene que ver con el canal por el cual la empresa se da a conocer en el mercado, creando una imagen que debe captar la atención de sus potenciales clientes. El mensaje debe ser claro, directo y eficiente, ya que de él dependerá el éxito de la gestión comercial

Con relación a la comunicación externa de una empresa, hay que tomar en consideración dos formas: la comunicación con los clientes a quienes intentan vender tus productos y la comunicación con los proveedores que posibilitan tu operación.

Al tratarse de vínculos distintos, no es posible utilizar el mismo proceso, ni la misma forma de comunicación. Por lo que es posible que existan canales y maneras de comunicarse que sean particulares para cada tipo de comunicación externa.

La utilización de un canal de comunicación determinado va a depender de cómo quieras que tu mensaje llegue a su receptor y de la información que buscas transmitir.

A continuación, detallamos algunos aspectos de estas dos formas.

Comunicación de la empresa con el cliente

Es importante resaltar que la comunicación se relaciona con la identidad de tu marca y de lo que comercializas, por lo que debe ser pensada en relación al mercado en el que te mueves. En ese mercado, el actor más importante siempre será el cliente.

Resulta vital crear canales que te permitan establecer un flujo constante de diálogo y crear una relación eficaz con tus clientes. Deben sentir que son importantes para tu organización y que cubrir sus necesidades es la máxima prioridad.

Después de todo, la verdadera razón del éxito de la gestión de tu empresa es lograr conquistar una clientela fiel, que te permita garantizar la permanencia en el negocio.

Comunicación de la empresa con proveedores

No menos importancia tiene la forma en la que te comunicas con tus proveedores, porque de ellos depende que la empresa disponga de las materias primas e inventarios o servicios que son necesarios para que el proceso productivo no se detenga. Una comunicación honesta y fluida con ellos te permitirá seguir satisfaciendo las necesidades del mercado, que debe ser el objetivo principal.

En estos tiempos es necesario renovarse para mantenerse y ascender como organización empresarial, en particular por las nuevas posibilidades tecnológicas que pueden utilizarse para hacer llegar nuestro mensaje.

Gracias a la evolución vertiginosa y sostenida de la informática y de sus herramientas, han surgido nuevos canales de comunicación. Esto ha hecho patente la necesidad de saber emplearlos de forma correcta, para que tu mensaje sea comunicado de manera exitosa.

Canales de comunicación en la empresa

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Entre los canales de comunicación que una empresa puede utilizar a día de hoy se encuentran:

Correo electrónico

Hoy es imposible que, de una u otra manera, no estés familiarizado con el uso del correo electrónico. Una herramienta con la que tu empresa puede hacer llegar su mensaje de forma directa a uno o varios destinatarios, creando un dominio o utilizando el nombre de la empresa para establecer un correo corporativo personalizado.

Es importante tener en cuenta que no es lo mismo dirigir un correo electrónico a un gerente de otra empresa, que a un proveedor o a un cliente. Es por esto que resulta importante que quienes envían estos correos entiendan que cuando redactan una comunicación, lo están haciendo de forma corporativa, es decir, que su correo está representando a la organización entera, usando un dominio propio de la organización. De forma que deben ser especialmente cuidadosos con el mensaje que se desea transmitir y respetuosos con el receptor del mismo.

No podemos olvidar que el destinatario de tu mensaje va a valorar su contenido y su representación, ya que ello va a formar parte de la imagen que va a tener de tu marca, producto o servicio. Debes evitar mensajes contradictorios o confusos, que puedan generar opiniones negativas o falsas expectativas en los destinatarios.

Reuniones y eventos

Este es uno de los canales de comunicación que se pueden utilizar de dos formas: a la antigua o empleando las nuevas herramientas tecnológicas. Si lo usas a la antigua, nos estamos refiriendo a reunir físicamente en un lugar a aquellos individuos con los que deseas comunicarte.

En cambio, si utilizas las nuevas herramientas tecnológicas, es posible que puedas reunirte a través del ciberespacio con todos aquellos a los que quieres dirigir tu comunicación. 

La forma que escojas para llevar a cabo la reunión o el evento va a determinar los recursos que necesitarás, aunque cuidar la imagen corporativa siempre debe estar presente como una necesidad de la organización.

Chats internos

Los chats internos son un eficiente canal de comunicación, que permite a los trabajadores y a los responsables de los diferentes procesos o de las diversas áreas estar en constante interacción con los niveles en los que se toman las decisiones.

Por medio de estos chats es posible conocer instantáneamente las necesidades de la organización y de qué forma se están gestionando los procesos productivos. Esto permite maximizar el potencial de ejecución de los proyectos y planes de tu empresa.

En estos chats se pueden compartir en tiempo real las opiniones y sugerencias de tus colaboradores, lo que va a permitir a la empresa poder tomar mejores decisiones, de cara a la meta que se pretende lograr.

Una buena comunicación a tiempo es una garantía de eficacia y eficiencia dentro de la cadena de producción de tu empresa.

Red social interna

Se podría pensar que se trata de lo mismo que un chat interno, pero no es así. Una red social interna es algo más tranquilo, que permitirá a tus colaboradores establecer relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo.

Esta clase de redes hará que los distintos procesos productivos dejen de ser compartimentos separados, en los que no existe una política de comunicación transversal. Esto creará entre tus colaboradores un sentido de pertenencia hacia la organización, lo que al mismo tiempo incrementará su grado de afecto por tu marca, producto o servicio.

Fomentar la interacción entre tus trabajadores hará que las relaciones interprofesionales e interindustriales sean más amables y fluidas, en un clima de cordialidad interna que es excelente para toda organización.

Manuales de procesos

Otra forma de establecer una comunicación es la creación de un manual de procesos, en el que se explicará a todos los integrantes de tu empresa cuál es su función dentro de la cadena productiva, exponiendo los pasos y procedimientos que se espera de ellos que sean implementados.

No obstante, hay que recordar que este canal de comunicación es unidireccional, pues sólo estará dirigido desde la estructura de producción a sus colaboradores. No existe en este tipo un mecanismo de retroalimentación que permita poner en contacto al colaborador con el gestor del proceso productivo de que se trate.

Buzones de sugerencias

Este puede ser un mecanismo complementario a la implementación de los manuales de procesos, porque en este caso los colaboradores podrán hacer llegar hasta el encargado de esto sus mensajes y comentarios sobre determinados aspectos de las diferentes áreas y/o procesos.

Esta sería la forma en que se recibiría una retroalimentación directa de los colaboradores con los encargados de gestionar las distintas actividades de la empresa, pero no podemos olvidar que se trata de un canal de comunicación individual.

Esto significa que tus colaboradores no van a poder conocer entre sí las opiniones de sus compañeros de trabajo respecto a los procesos productivos.

Esto podría retrasar la toma de decisiones oportunas, y no fomenta una colaboración inmediata para encontrar de forma más rápida las soluciones a los distintos inconvenientes que puedan presentarse en las diferentes fases de producción de la empresa.

Si no existe una excelente comunicación entre los diferentes módulos de la cadena productiva, es probable que no se puedan detectar a tiempo problemas que posteriormente pueden incidir de forma negativa en los resultados de gestión que se esperan.

Herramientas para desarrollar una buena comunicación en la empresa

Ante todas las eventualidades que pueden presentarse en los procesos de comunicación de la empresa, es necesario crear una filosofía institucional y una cultura estructurada sobre lo que deseas que tu empresa sea. Esto debe tener en cuenta tanto a lo interno como lo externo.

Para ello, primero debes evaluar los canales que tienes disponibles y comprobar su eficacia, en función de quienes sean los destinatarios de tu mensaje.

Para esto, debes tener en cuenta herramientas como:

Herramientas de videoconferencia

Es un canal de comunicación interna que funciona muy bien, sobre todo cuando tienes procesos medulares de producción que se encuentren distanciados físicamente. Además, permite una interrelación más fluida entre los que intervienen en los mismos.

Correo electrónico interno

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Este canal funciona perfectamente para impartir órdenes y directrices de cara a la organización y gestión de todos los procesos de la empresa. Hay que recordar que puede funcionar como un mecanismo unidireccional, bidireccional y hasta grupal.

Una de sus principales ventajas es la posibilidad de tener registros históricos de los comunicados.

Herramientas de ofimática en la nube

Se trata de un conjunto de herramientas que permiten la interconexión directa entre todos los participantes del proceso productivo, con un feedback inmediato. Sumando esto, brindan la posibilidad de realizar labores colaborativas entre los distintos actores de los procesos esenciales de las diferentes áreas que componen una empresa.

¿Cómo mejorar la comunicación en la empresa?

Sin duda, determinar cómo mejorar el proceso de comunicación de una empresa es una labor que requiere de un estudio de los canales disponibles, los destinatarios del mensaje y el contenido del mensaje en sí mismo.

Una vez evaluados estos aspectos, estarás en condiciones de encontrar las debilidades y fortalezas de tu sistema de comunicación y en capacidad de seleccionar aquella herramienta que te permita transmitir de manera más efectiva lo que quieres comunicar.

Conclusión

Elegir la mejor forma de comunicación en la empresa es una tarea compleja, que requiere de la participación de todos los colaboradores, quienes deben compartir una misma cultura y lenguaje corporativo, lo que te va a permitir exhibir una imagen unificada.

Al mismo tiempo, mejorará bastante el clima de colaboración entre los trabajadores y tu comunicación con proveedores y clientes, garantizando el éxito de la gestión. Por ello es relevante comenzar a evaluar la forma en que la empresa hace llegar su mensaje y la forma en que puede ser mejorado a través de herramientas digitales.

La comunicación es la clave en el mundo de hoy.

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