¿Qué es la Comunicación Empresarial Interna?

Es una herramienta invaluable que, bien utilizada, permite la buena gestión y la integración de todos los colaboradores que participan en los diferentes procesos de producción. Sirve para informar, explicar, persuadir, motivar o recordar a nuestros colaboradores lo que se espera de ellos.

La comunicación interna en una empresa es una herramienta que se puede emplear para lograr una cohesión entre los distintos actores de los procesos, quienes se sentirán integrados dentro de la organización, sintiéndose también corresponsables del éxito que se obtenga.

 Importancia de la comunicación interna en una empresa

Es importante porque de una buena comunicación interna va a depender el logro de los objetivos de la organización, ya que los colaboradores conocerán mejor la misión y visión de la empresa, entendiendo y transmitiendo los valores corporativos hacia el exterior y desarrollando un sentimiento de pertenencia.

Ventajas de tener una buena comunicación interna

Entre estas ventajas se encuentran las siguientes:

• Incremento de la productividad: cuando los colaboradores reciben una buena comunicación, podrán tomar mejores decisiones, de cara a los procesos productivos y a la satisfacción de las necesidades de los clientes, optimizando los procesos mejorando su rendimiento.
• Los inconvenientes se resolverán más rápidamente: al tener la información comunicada de forma correcta, los trabajadores podrán desplegar la actividad útil que concretamente sea la requerida para solucionar inconvenientes.
• La relación entre los colaboradores de la empresa será mejor y más fluida: una buena comunicación interna les dará una mayor seguridad y tranquilidad, favoreciendo la confianza entre ellos.
• Se desarrolla un sentido de pertenencia con la organización por parte de sus colaboradores.

Aumenta la productividad de la empresa

La productividad se puede ver aumentada con una buena comunicación interna, porque al tener todo el conocimiento que se requiere, los trabajadores podrán resolver más ágilmente los inconvenientes a lo interno y a lo externo de la empresa, permitiendo aprovechar al máximo los recursos disponibles.

Mejora el clima laboral

Una buena comunicación genera un clima de confianza y de colaboración entre los trabajadores de la empresa, de manera que se estrechan lazos, y las actividades de los procesos serán más rápidas y confiables.

 Mejora la inserción de nuevos miembros del equipo

Como el equipo de trabajo estará bastante integrado e interrelacionado, existirá un clima de confianza en el que será sencillo insertar a un nuevo miembro de la estructura, que también se beneficiará de la comunicación que existe entre los colaboradores de la misma.

Consejos para mejorar la comunicación dentro de la empresa

Existen muchas estrategias que se pueden emplear para mejorar la comunicación interna de una empresa, entre las cuales podemos mencionar los siguientes:

Establece procesos de reporte y comunicación en entornos digitales

Hay que recordar que toda organización está compuesta por individuos, de manera que se debe crear un proceso eficiente que permita recibir la información, enviarla y replicarla de forma eficaz, de manera que podamos garantizar que la comunicación sea constante y fluida. Para ello resultan ideales los entornos digitales, que además no requieren el uso de papel y se pueden almacenar sin mayores inconvenientes.

Esos canales deben emplearse de forma clara, transparente y flexible, para que se pueda garantizar que aquello que se quiere comunicar será recibido en su justo sentido por todos los trabajadores, sin que haya lugar a malas interpretaciones.

Esto se logra mediante estrategias de comunicación dinámicas, en las que se explique la información de manera completa, para que todos los receptores entiendan inmediatamente lo que se espera de ellos, con relación a la planificación de las metas trazadas.

Utiliza distintos canales de comunicación

No debemos limitarnos a un solo canal de comunicación interna, porque ello puede conducir a que la comunicación se vuelva unidireccional y poco orgánica, cuando lo que se necesita para alcanzar el éxito es la bidireccionalidad y el dinamismo en la transmisión de la información.

Utilizar herramientas de gestión de tareas

Se trata de herramientas que pueden ser físicas u ofimáticas, que pueden emplearse para hacer seguimiento a las actividades que estén realizando nuestros colaboradores. De esa forma, aquellos que tienen la responsabilidad de gestionar los distintos procesos productivos conocerán el progreso de los demás y, en función de ello, podrán hacer su planificación.

Resulta importante emplear estas herramientas de gestión, porque con ello se pueden optimizar los procesos productivos, mediante la utilización adecuada de los recursos disponibles en cada etapa de dichos procesos.

 Establece responsabilidades claras 

Tener una buena comunicación interna pasa por una planificación general desde la gerencia, en la que se establecen de forma concisa y clara cuáles son las responsabilidades que le corresponden a cada encargado de las distintas etapas del proceso de producción, gestión y/o administración de la empresa.

De esta forma, cada responsable tendrá claras sus funciones y las actividades que debe priorizar, con el objetivo de lograr las metas que la organización se ha trazado en el plazo que se haya establecido.

 Crea un manual de comunicación

Así como existen manuales de procedimiento, también es fundamental crear un manual para asegurarnos de que la comunicación interna sea exitosa. En este se deben explicar los distintos medios de comunicación disponibles para los colaboradores y la forma en que deben ser empleados.

Hay que establecer unas directrices claras en cuanto a las formas de uso y al contenido que deben tener los mensajes, aprovechando al mismo tiempo su utilización para crear una imagen corporativa interna, con la que se pueda lograr una comunicación constante, interrelacionada y clara. 

 Utiliza herramientas de trabajo colaborativo adecuadas

Existen muchas herramientas de trabajo colaborativo que se pueden emplear como:

Escuchar feedback y sugerencias del equipo 

Recuerda que la comunicación interna debe ser bidireccional, por ello es relevante darle su justa importancia a la retroalimentación, porque resulta fundamental la interconexión entre aquellos que se encuentran encargados de los procesos o diferentes áreas y la gerencia de la empresa.

Los encargados pueden aportar ideas, opiniones y sugerencias valiosas, con las que se pueden mejorar los procesos y plazos de cumplimiento de las metas trazadas. Al poder contar con las sugerencias de un equipo multidisciplinario, es posible tener distintos puntos de vista, con los que se puede hacer frente a cualquier inconveniente que se presente.

Tener varios puntos de vista profesionales sobre un mismo problema nos puede ayudar a encontrar la solución más efectiva para cualquier inconveniente y sortearlo de manera más rápida, eficaz y productiva.

Herramientas para mejorar la comunicación interna

Una de esas herramientas es la creación de un manual corporativo de comunicación interna, al que antes hemos hecho referencia, que se puede aprovechar para crear la imagen de la empresa y para que se desarrolle y afiance el sentimiento de pertenencia de nuestros colaboradores a la empresa.

Establecer nuevos canales para la comunicación interna es importante. No debemos limitarnos al simple memorándum o al correo electrónico interno, también podemos crear una revista interna, sin necesidad de hacer muchos gastos, porque puede ser por medio de un canal electrónico, en la que cada cierto tiempo se pueden colocar informaciones de interés, no sólo para el proceso de producción, sino para las metas y para nuestros propios colaboradores.

Otro canal que se puede utilizar, bien sea físico o informático, es implementar un tablón para anuncios. En él se pueden publicar actualizaciones sobre las distintas actividades de la empresa y el nivel de ejecución que ha sido alcanzado en cada una de las etapas del proyecto o de la producción.

Un canal de comunicación interna muy antiguo que se puede seguir empleando es un buzón de sugerencias, que además tiene la particularidad de que puede ser anónimo, de manera que cualquier colaborador que tenga que comunicar alguna información, reclamo u opinión, no se sentirá amenazado por expresar lo que piensa. También se puede implementar de forma digital con formularios en línea.

Este buzón es ideal para aquellas estructuras organizativas que funcionen de forma jerárquica, y el buzón de sugerencias sirve incluso como mecanismo de denuncia o de crítica constructiva, de modo que revisar frecuentemente su contenido puede resultar esencial para que la gerencia pueda detectar las causas por las que se presentan inconvenientes recurrentes en determinadas fases o etapas del proceso de producción.

Un canal de comunicación interna que se puede implementar es el encuentro entre la gerencia y sus colaboradores, que puede ser físico, o en línea, utilizando herramientas como videollamadas individuales o videoconferencias grupales o por salas, para estrechar las relaciones dentro de la organización, favoreciendo la empatía y la comunicación interpersonal.

 Conclusión

La comunicación interna en una empresa puede ser la diferencia entre el fracaso o el éxito de una gestión. Mantener una interacción clara y fluida con los trabajadores, y a través de herramientas efectivas, es la base para mejorar los procesos de las diferentes áreas y para lograr los objetivos que se persiguen.

Implementar canales de comunicación interna que permitan una comunicación bidireccional también reforzará la efectividad de nuestros colaboradores, quienes sentirán que sus opiniones e ideas son valoradas y que su actividad forma parte del éxito alcanzado por la organización. Tener una buena comunicación interna va a permitir que los procesos sean más veloces y eficientes, incrementando la productividad, pero también les dará seguridad y tranquilidad a los trabajadores, que se sentirán orgullosos de su pertenencia al equipo y su contribución a los proyectos trazados.