En un mundo que gira cada vez más rápido y en el que la cantidad de información que recibimos a diario aumenta y las ocupaciones crecen, es imprescindible contar con una herramienta que priorice y nos mantenga alerta frente a las obligaciones primarias o urgentes. Para lograr la programación más conveniente de citas, reuniones y eventos en general, Google Workspace (antes G Suite) tiene la aplicación perfecta con las mismas ventajas que ya hemos mencionado de otros desarrollos destinados a aumentar la productividad.

Google Calendar es realmente mucho más que una agenda en línea ya que reduce el tiempo dedicado a planificar y organizar reuniones, además sus funcionalidades superan por muchas otros plataformas similares. Su enfoque en el trabajo colaborativo permite por ejemplo, la programación inteligente de las reuniones y así poder consultar la disponibilidad del resto de invitados, los detalles completos del evento o compartir el calendario personal con los demás; asimismo es posible publicarlo vía web para que terceros como los clientes conozcan y evalúen tu posibilidad para asistir una reunión o atender una visita. Es tanto el espíritu asociativo de Calendar, que provee la opción de conocer detalles mínimos de un evento de un solo vistazo. Pueden consultarse si recursos como salas de juntas, proyectores, equipos de audio conferencia, salas de quirófano, etc., se van a emplear, por cuanto tiempo y si están disponibles u ocupados.

Por otra parte, también puede crearse calendarios de grupo al que solo pueden acceder determinados usuarios, lo cual es ideal para crear eventos entre compañeros de trabajo que tienen alguna relación tal como pertenecer al mismo departamento o área, cumplir las mismas funciones o ser responsables del mismo proyecto.

Como parte de la familia Google Workspace (antes G Suite), Calendario se beneficia de todas las ventajas de sus herramientas hermanas. Su administración y manejo es simple e intuitiva y se hace todavía más fácil si se ha sido un usuario personal, es decir, de la versión gratuita. Por supuesto es muy personalizable, tanto que admite separar el calendario personal del laboral, usar etiquetas y elegir el o los recordatorios que queremos recibir, ventana emergente, correo o SMS. Aquí vale recordar que todos los datos siempre están protegidos y controlados ante cualquier eventualidad como podría ser un cambio de personal.

Dentro de sus características hay una que resulta muy atractiva y es que gracias a su completa integración con Gmail, la planificación de viajes de negocios es muy ágil. Cuando se recibe por correo los datos de un vuelo, reserva de hotel o restaurante toda la información es añadida automáticamente a Calendar, incluso si hay cambios en el plan estos se actualizarán por sí solos.

Como otras aplicaciones de Google Workspace (antes G Suite), esta también se basa en la nube así que el acceso a ella puede hacerse desde cualquier dispositivo y en cualquier momento y lugar, del mismo modo su disponibilidad está garantizada siempre. Sobra exponer que se integra perfectamente con las demás soluciones de Google para empresas.

Si tu preocupación es la migración o sincronización de datos desde otros sistemas, Calendar posee una enorme facilidad para hacerlo desde Exchange, Outlook o iCal, tanto que acepta archivos genéricos como .ics y .csv.

Calendar es la mejor agenda, pruébala y cada vez que la utilices te lo comprobará.