Caso de Uso Brinsa - Refisal - Blancox - Testimonio
Brinsa, compañía líder en la química de la sal en Colombia. Durante el 2019 cumplió 25 años de operación.
Producen marcas como Blancox, Lozacrem, Refisal entre otras. Sede principal en Colombia, con presencia en Costa Rica y República Dominicana. También cuentan con una línea de productos químicos.
Desafíos
Brinsa se destaca por ser una empresa sólida y líder en el mercado en el segmento que se maneja; consumo masivo, cuidado del hogar, sales y condimentos. Como lo menciona Wilson Ruiz coordinador de infraestructura tecnológica “El reto era alinearse con la estrategia de la compañía.. Debían dejar de apagar incendios y empezar a involucrarse directamente con todos los procesos para poder generar valor apoyando el crecimiento de la compañía.”
El otro reto que afrontaban era la interacción de los usuarios. Con las nuevas estrategias se generan muchas reuniones, muchos proyectos que requieren compartir información y como lo afirma Wilson “esto era un poco complejo, generar acompañamiento y herramientas a los usuarios que facilitaran esa interacción. Se hizo una reconversión del área de T.I para acompañar y orientar más a los procesos y no convertirse sólo en una área operativa.
El tiempo demandado para la gestión y mantenimiento de la plataforma anterior era muy intensivo, en algunas ocasiones era prácticamente un reproceso, porque contaban con un modelo híbrido; no eran 100% nube y eso les requería mucho tiempo de administración. Había mucha limitación con el uso de algunas funcionalidades, con la herramienta anterior, Wilson afirma que “nunca pudieron hacer una videoconferencia, la herramienta de colaboración no era intuitiva y era difícil enseñarle a los usuarios. Eso los llevaba a que los usuarios usaran otras herramientas lo cual demandaba soporte adicional para resolver casos puntuales con cada una de estas plataformas.”
Solución
Con Google Suite Business se eliminó el costo de infraestructura física y el licenciamiento de terceros. Tenían tres servidores, licenciamiento, espacio + hosting y todo eso tenía un costo.
El proceso de migración histórica de 600 usuarios se realizó en un mes, Wilson Afirma. «me parece que se hizo en un tiempo récord». Inicialmente se comienza con el uso de Gmail y su capacidad de almacenamiento ilimitada. Posteriormente se empiezan a apropiar las tecnologías de comunicación como las videoconferencias a través de Google Meet debido a que son una organización con varias sedes y con distribución de productos a lo largo del territorio nacional; debido también a su personal en varias regiones se implementó a través de Google Sites un portal de formación e-learning para formación y capacitación de usuarios.
Nuva Partner Premier de Google fue quien acompañó el proceso, como lo afirma Wilson “Durante el proceso la planeación fue muy clara, lo que permitió que la metodología que se aplica logre minimizar el impacto al usuario, que es lo más delicado en este caso, que para el usuario sea un proceso transparente.” continúa diciendo que “Posterior a la migración se ha tenido el acompañamiento necesario. han estado ahí cuando tenemos alguna necesidad y nos han brindado apoyo para llevar a cabo los ajustes que se han requerido. Nuva no solo se queda en el proceso de que migramos el correo y ya, Nuva ha ido más allá en cómo podemos aprovechar más las herramientas, cómo podemos sacarles provecho y se ha dado el valor agregado de capacitaciones adicionales para sacar más provecho a la herramienta.”
Resultados
Ahora el área de TI tiene más tiempo para trabajar en temas estratégicos, continuar con la adopción de las herramientas y no en tareas de soporte. Wilson director de infraestructura afirma que «No se realizó una migración de correo, para nosotros es una herramienta de colaboración, el correo hace parte de ella. Pero desde que se planteó el proyecto se le ha hablado al usuario de una herramienta de colaboración» adiciona que “El proceso de adopción de esta herramienta es mucho más rápida, con Google es casi inmediata, incluso para usuarios que vienen de plataforma Microsoft porque la herramienta es muy intuitiva.”
Algunas cifras importantes del proyecto como lo menciona Wilson son “que los tiempos de gestión y administración de la plataforma se redujeron en un 50%. Los casos de soporte por parte de los usuarios se redujeron alrededor del 60%, en este momento no tiene que instalar herramientas. En los últimos 6 meses se han realizado 2.390 videoconferencias. Esto es muy importante porque es un crecimiento que han podido medir. En los últimos tres meses han compartido más de 1 millón de archivos internamente y 53.000 externos y pueden hacerlo de forma controlada.”