Funciones de los correos corporativos

Un correo corporativo es, ante todo, una herramienta ofimática especializada, cuyo principal uso se encuentra en la comunicación. A su vez, para considerar las principales funciones podemos distinguir dos focos de acción: 

• Hacia los colaboradores internos de la empresa.
• Hacia los clientes y proveedores externos de la compañía.

Poseer un correo de este tipo supone que la organización es propietaria de un dominio propio, significa que no está utilizando una plataforma pública para transmitir sus mensajes. Un correo permite comunicaciones externas de lo más variadas en torno a la promoción y desarrollo de la marca, así como de los productos o de los servicios que se ofrecen.

Esto, sin duda, ayuda al posicionamiento de una marca. En Workspace, los correos corporativos se conforman con el nombre del usuario, seguido de una arroba (@) y luego el nombre elegido por la empresa o negocio. Y esa es una de las grandes diferencias con un correo público.

Por otro lado y en relación con la seguridad que ofrece Google Workspace, un correo corporativo permite mantener la confidencialidad de datos claves para todo negocio: los contratos con los clientes, las condiciones de ejecución que en ellos se estipulan, los montos a los que asciende cada trato, entre otras.

Otra de las funciones de un correo corporativo es la de convertirse en un canal de privilegio para las comunicaciones entre la empresa o negocio, los proveedores y los clientes. 

Frente a un correo personal, el correo corporativo otorga una imagen de mayor profesionalidad. Además, en países como Colombia ya está reglamentado como el único canal de comunicación entre las entidades financieras y las empresas.

Un correo de esta clase es posible establecer una programación de envíos de correos, con un cronograma de fechas y horas determinadas. Asimismo, permite definir una respuesta automática a los correos recibidos, donde indicar que, próximamente, será atendido ese contenido, y establecer una firma que incluya nuestros datos de contacto.

En ese sentido, una de las funcionalidades de mayor practicidad es establecer un orden y una categorización que organice la cantidad de correos recibidos, a fin de gestionarlos mediante el uso de filtros y etiquetas. Esto permite poseer un acceso más sencillo y directo a los datos de interés..

Ventajas de los correos corporativos

Entre las ventajas derivadas de poseer un correo corporativo con dominio propio, como el que ofrece Google Workspace,  podemos mencionar de forma general las siguientes:

Transmitir imagen profesional

El uso de un correo corporativo, es decir, con un dominio de uso asociado a tu marca, da profesionalidad a tus comunicaciones con el cliente externo. En suma, se tiene plena certeza acerca de quién es el emisor y lo que se puede esperar de él. 

Brindar sensación de seguridad. 

Un servidor de correos ofrecido por una compañía como Google brinda una mayor protección y seguridad. Por contraste, algunos correos, ofrecidos por empresas de hosting con plataformas públicas, no ofrecen estándares de seguridad, ni impiden los kackeos, el spam y la pérdida de datos.

Un beneficio adicional de esta clase de servicios son los filtros que mejoran el ingreso de correos tipo spam, con lo cual se evita que las bandejas de entrada se llenen de mensajes indeseados o que pongan en riesgo la seguridad de tus datos.

Permitir organizar la manera de comunicarse

Con esta clase de correo, es posible utilizar cuentas que poseen finalidades diferentes. Por ejemplo, establecer filtros que dirijan los mensajes, directamente, a aquella persona o sector que debe recibirlos, lo que mejora el tiempo de respuesta y la calidad del servicio, en general.

Facilitar el posicionamiento SEO

Ya que se visualiza la marca, cuya denominación forma parte del nombre del dominio, lo que, luego, se traduce en un mayor tráfico digital. Es decir, se maximiza la exposición del SEO de la página web de la empresa u organización.

Ahora trataremos de explicar otras ventajas que nos parecen más importantes, de modo que merece la pena tratarlas con mayor profundidad:

Ventaja de Privacidad

Resulta una función que puede ser esencial, sobre todo para el resguardo del contenido de tus comunicaciones. Mantener la privacidad de la comunicación garantiza la confidencialidad de tus actividades, las relaciones entre los colaboradores, así como con proveedores y clientes.

Recordemos que para determinadas organizaciones o empresas, la privacidad en las comunicaciones es esencial, porque forma parte de su know how. Esto es, de la manera en que llevan a cabo sus negocios y sus actividades. Un correo corporativo, como lo es Google Workspace, garantiza la normalidad de tales procesos.

Respaldo de la información

Un correo corporativo, asimismo, ofrece una extraordinaria garantía de que todos los datos van a estar respaldados de forma adecuada, de manera que no se perderá la información, en particular la que sea sensible para tus actividades.

No es lo mismo utilizar una plataforma de correos pública que un dominio propio, en relación con mantener en un sitio seguro nuestros datos y recuperar la información que necesitemos en cualquier momento. Solo ya por estas garantías, vale la pena contratar un servicio de correo con dominio.

¿Qué quiere decir esto? Que no tendrá relevancia alguna dónde te encuentres, qué hora sea ni desde cuál dispositivo quieres acceder. Un correo de Google Workspace garantiza que toda tu información se mantendrá almacenada y protegida contra pérdidas, y estará siempre disponible.

Seguridad ante spam, virus y ataques

Un correo corporativo previene los efectos indeseados que podría provocar en los equipos y en la compañía, en general, el ingreso de un virus informático. En la misma línea de sentido, se cuenta la prevención de los temidos ataques de hackers. 

Impedir cualquier tipo de actividad maliciosa es fundamental a efectos de proteger la información de una organización y los datos sensibles de clientes y colaboradores, claramente. En relación con ello, además, aparece la cuestión del correo SPAM. 

¿A quién no le molesta recibir correos indeseados? 

Todos nos sentimos importunados cada vez que tenemos que ponernos a eliminar esta clase de correos. A nivel empresarial, los correos spam pueden adquirir proporciones impensables y se convierten en un verdadero problema frente a la seguridad. 

Un correo corporativo con dominio propio, gestionado por una empresa como Google, protege de estos inconvenientes. Se mantienen las bandejas de entrada listas para recibir, únicamente, aquellos correos relevantes, de cuya información dependen nuestras actividades.

Ahora imagina que la actividad de los hackers persiguiera publicar los datos privilegiados sobre los que está fundamentada cualquiera de las áreas de procesamiento o producción de tu marca, producto o servicio. O acceder a datos administrativos y organizacionales…

Potencialmente, podrían arruinar a una compañía. Hay un resguardo de seguridad en la contratación de un correo corporativo que se vuelve un activo valiosísimo para tu negocio, sin duda. 

Soporte técnico

Cuando se contrata un servicio ofimático para un correo corporativo con dominio propio, la empresa no tiene que preocuparse en caso de que surja un evento que ocasione que el proceso de comunicación se suspenda.

Una partner de Google garantiza la resolución de los inconvenientes, con soluciones inmediatas que aseguran el normal funcionamiento de las actividades de una empresa u organización. Se trata, ante todo, de que nada interrumpa el proceso de comunicación necesario para tus actividades. 

Normalmente, suministrar soporte técnico adecuado es parte de las cláusulas de un contrato tipo de cualquier partner de Google. Al contratar un servicio para esta clase de correos, las soluciones y el apoyo del equipo técnico están incluidas en la mayor parte de las ofertas existentes en el mercado.

Cómo obtener un correo corporativo de Gmail con Google Workspace

La manera más sencilla de hacerlo es contratar a un partner de Google, como lo es Nuva, quien trabaja directamente con Google Workspace y pone a tu disposición toda la asesoría necesaria que facilite la gestión de un correo corporativo eficaz.

Al servicio de correo que ofrece Nuva, se le agregan beneficios adicionales como una mejor asistencia técnica, seguridad, privacidad y la posibilidad de obtener una facturación a nivel local, lo cual elimina inconvenientes en la forma de cobro y centraliza costos.

Conclusión

Poseer un correo corporativo con dominio propio garantiza un mejor posicionamiento de marca, ya sea esto en relación con tu producto o servicio, a la vez que aporta eficacia a los procesos de comunicación. 

En suma, se trata de lograr un estilo de comunicación fluida no solo con el cliente externo, sino también con el interno.

Puedes obtener y mantener tu correo corporativo con la tranquilidad y confianza que aporta contratar el servicio de hosting de un partner de Google como Nuva. Ofrecemos la ayuda necesaria para facilitar la creación y el uso de un correo corporativo con dominio empresarial a partir de las soluciones que ofrece Google Workspace. 

No dudes en contactarnos. Nuestro equipo especializado está atento a encontrar la solución más adecuada a tu negocio y necesidades. 

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