Entre las nuevas tendencias para el desarrollo de las actividades tecnológicas de una organización o empresa se encuentran las herramientas de ofimática, que permiten la optimización de los procesos administrativos y económicos. Eso es de lo que queremos comentarte hoy.

Qué es la ofimática

La ofimática es una contracción de dos palabras, que son oficina e informática, de lo que ya se podrá deducir que se trata de un proceso que va a permitir mejorar la calidad y las condiciones de trabajo en una oficina, utilizando los medios informáticos que están disponibles para ello.

Tener conocimiento del manejo de herramientas de ofimática se ha vuelto una necesidad, no sólo para las empresa u organizaciones, sino también para los aspirantes a nuevos puestos de empleo, que tras el asentamiento de los adelantos tecnológicos y las condiciones en las que nos hemos visto obligados a trabajar, necesitan capacitarse en su uso.

En definitiva, se trata de optimizar el uso del software y del hardware que se encuentre disponible, para crear contenidos, agrupar nociones y resultados, modificar datos, almacenarlos y poder transmitirlos de forma segura y eficiente, obteniendo mejores resultados.

Qué es la ofimática en la nube

Se trata de un conjunto de herramientas que están disponibles en la nube, mediante suites o bloques de almacenamiento, de los que un consumidor puede servirse sin necesidad de descargar una aplicación, dejando de ser un producto para convertirse en un servicio, disponible para aquellos que tengan acceso autorizado.

Además, normalmente cuentan con servicios de almacenamiento y su utilización es muy sencilla, porque se puede interactuar con el bloque de forma directa desde un navegador, pudiendo acceder desde todos los dispositivos inteligentes que hayan sido vinculados por el usuario.

Ventajas de utilizar herramientas de ofimática en la nube

Entre las ventajas que se pueden disfrutar al hacer uso de estas herramientas, podemos encontrar:

• Eliminar la necesidad de VPN para la conexión remota de usuarios
• Bloquear el acceso por IP para que no todos los usuarios se puedan conectar desde cualquier parte.
• Definir políticas de seguridad mínimas de los equipos y sistema operativo para que Google permita la conexión al almacenamiento centralizado de archivos, como por ejemplo que el disco esté cifrado.
• Tener políticas de auditoría que permiten generar alertas cuando algunos usuarios, que se definan, impriman, descarguen, editen un archivo específico; entre otros.
• Libertad de acceso, ya que se puede acceder al bloque ofimático en la nube de forma inmediata desde cualquier dispositivo inteligente que haya sido vinculado por el usuario.
• Casi todas sus aplicaciones son de uso gratuito.
• No se requiere tener que descargar programas ni aplicaciones a los equipos.
• Permite la edición colaborativa de los archivos y documentos para trabajar con varias personas en tiempo real.
• La documentación almacenada siempre estará sincronizada, sin importar cuál sea el dispositivo que estemos utilizando para acceder a ella.

Además, cuenta con otros beneficios que tienen mayor relevancia para las empresas u organizaciones, ya que las herramientas de ofimática no sólo facilitan el trabajo individual, sino que también ofrecen, entre otros:

Almacenamiento seguro

La nube provee servicios de almacenamiento, que pueden ser gratuitos o por medio del pago de una tarifa, lo cual va a depender de las necesidades del usuario, pero, en todo caso, la organización o empresa prescindirá de costosos equipos de almacenamiento de su información, a los que también tendría que añadirles los firewalls que necesite para su protección, ya que la nube provee este servicio completamente.

Fomenta el trabajo colaborativo en línea

Tener la posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo inteligente vinculado a las herramientas ofimáticas que se estén utilizando, facilita el trabajo simultáneo de nuestros colaboradores en cualquier proyecto, sin que tengan que encontrarse físicamente en la misma habitación. De igual forma se pueden generar historial de versiones para identificar qué usuario editó el archivo y a través de colores se ilustra las partes específicas editadas.

Esto acorta no sólo los tiempos de espera, sino también la resolución de los conflictos e inconvenientes que puedan aparecer en el desarrollo del proyecto de que se trate.

Mejora la comunicación de la empresa

Al poder utilizar un espacio de uso común en el bloque o suite en la nube de la organización, la comunicación será no solamente más fluida, sino más interactiva, entre los trabajadores que ejecutan los procesos y las unidades de toma de decisiones, lo que facilita y mejora la calidad de la actividad a desarrollar.

Por ello, son obvias las razones por las que una compañía o cualquier organización va a preferir utilizar estas herramientas, en vez de un cuarto de servidores con un ejército de empleados en un departamento de servicio técnico, así como tener que hacer inversiones en actualizaciones tanto de redes como de programas.

Principales herramientas de ofimática para empresas

Entre las principales que se encuentran disponibles para las organizaciones, podemos encontrar:

Google Drive

Provee de un servicio de almacenamiento seguro, que puede ser gratuito o pagado, dependiendo de las necesidades de la empresa. El servicio gratuito ofrece 15 GB para almacenar, que se distribuyen entre Google Fotos, Gmail y Drive, pero también tiene planes muy accesibles, que permitirán a un usuario utilizar 100 GB y hasta 30 TB online.

Además, cuenta con el beneficio añadido de que puede utilizarse para dibujo vectorial, crear presentaciones y formularios, editar las hojas de cálculo y procesar textos, y permite la ampliación de funciones utilizando aplicaciones y extensiones desde la Chrome Web Store desde cualquier dispositivo inteligente vinculado, incluso teléfonos móviles.

Google Docs

Se trata de una herramienta ofimática que ya se encuentra incluida en Google Drive, y se utiliza para múltiples funciones relacionadas con la creación, modificación o publicación de contenidos online. Además permite trabajar de manera colaborativa y compartir archivos, con permiso de edición, únicamente comentarios o sólo para lectura, lo que hace que sea ideal para trabajos a distancia o teletrabajo.

Google Sheets

Se trata de una herramienta que permite la gestión individual o compartida de hojas de cálculo. Esta herramienta, en particular, va a permitir a cualquier usuario autorizado manejar las bases de datos de la organización y tener a la mano toda la información que se requiera para la elaboración de un proyecto. Las fórmulas y la forma como se escriben son iguales a las de Microsoft Excel, y no supone un reaprendizaje para los usuarios.

Se basa en el JavaScript y efectúa un respaldo automático cada vez que se modifica el proyecto. Cuenta con funciones exclusivas como Google Translate, Sparkline y Query, además se configura de forma muy sencilla.

Google Slides

Ésta es la herramienta que se emplea para elaborar las presentaciones de cualquier proyecto que se tenga en mente. La buena noticia es que ofrece plantillas de una gran excelencia, que se pueden encontrar de forma gratuita en Slidesgo.com. También hay plantillas para descargar en Themeforest, pero en este último caso no serán gratis.

Dentro de las mismas presentaciones, también se pueden dejar accesos directos  YouTube, videos, gifs, imágenes entre otras opciones. 

Google Meet

Se trata de una herramienta de ofimática que ha revolucionado la forma de realizar una videoconferencia, y su funcionalidad se ha puesto a prueba con el teletrabajo al que nos hemos visto obligados por la pandemia global, manteniendo los procesos económicos de las organizaciones, pero también poniendo al alcance de las personas mantener el contacto, a pesar del distanciamiento obligado.

Igualmente, ha demostrado su valía en los múltiples proyectos colaborativos que han permitido seguir avanzando en las distintas actividades económicas, con funciones que permiten la conexión simultánea de hasta 250 usuarios, por lo que también ha sido empleado con éxito en los procesos educativos a cualquier nivel.

Además, es importante destacar sus funcionalidades como grabación, registro de asistencia, pizarra, sección de preguntas en vivo y encuestas, sumamente útil para estos tiempos de trabajo a distancia.

Google Forms 

Es una herramienta que permite recolectar datos de usuarios para poder procesarlos y consolidarlos en cualquier proyecto que lo requiera. No sólo permite crear formularios para realizar encuestas, sino que también su funcionalidad es extensible hasta a la autocalificación de pruebas y exámenes, con lo que se ha convertido en una herramienta ofimática ampliamente utilizada.

Una ventaja esencial es que los datos procesados en Google Forms se pueden conectar con Google Sheets, para tener prácticamente de inmediato los resultados necesarios para poder hacer la planificación necesaria que permita mejorar los procesos de los proyectos emprendidos.

Google Calendar

Como su nombre lo indica, se trata de una herramienta que permite organizar el cronograma de actividades, con notificaciones y recordatorios que impedirán que se retrasen los proyectos y los planes de trabajo. Además, permite sincronizar las agendas de los usuarios, para que ninguno se pierda de una reunión.

Google Keep

Con esta herramienta se pueden crear notas, guardar ideas, crear listas, comprobar el cumplimiento de las metas, verificar el estado de los asuntos que se encuentren pendientes, establecer de forma colaborativa las tareas que deben cumplirse, sincronizando todos los dispositivos inteligentes necesarios y permite su libre consulta en el momento en que se desee.

Google Team Drives 

Es una de las herramientas ofimáticas especialmente pensadas para organizaciones y empresas, porque permite compartir archivos disponiendo de controles mucho más convenientes.

Entre sus beneficios, se encuentra facilitar la integración de nuevos usuarios, el almacenamiento de los datos y archivos, aunque los usuarios se desvinculen. Es muy sencilla de compartir y de administrar por los usuarios y los administradores y ayuda a los usuarios de forma automática a encontrar documentos y archivos. 

Google My Maps

Permite crear mapas personalizados de aquello que sea de interés para los usuarios y que otros usuarios cuyos dispositivos inteligentes estén vinculados puedan editarlos, agregando o quitando información, para cumplir con la finalidad que se desee, pudiendo ser exportados hasta Google Earth, y son preservados en Drive.

Google Cloud Platform

Es una excelente herramienta ofimática que ofrece hasta noventa servicios que se pueden utilizar por organizaciones, empresas, profesionales y desarrolladores, permitiéndoles trabajar de forma más eficiente, con mayor flexibilidad y logrando ventajas estratégicas en el desarrollo de sus proyectos.

¿Cómo implementarlas en la empresa de forma segura?

La implementación es muy sencilla, ya que sólo se necesita que la empresa cree su cuenta corporativa en Google, bien sea gratuita o por el pago de una tarifa, de acuerdo con sus necesidades, y la seguridad es garantizada por el proveedor del servicio, quien mantiene sus datos resguardados en gigantescos servidores que se encuentran dispersos en muchas partes del planeta y que tienen la capacidad de replicar sus datos para conservar toda la información intacta, por lo que el nivel de seguridad es muy excelente.

Quizás el mayor inconveniente de seguridad pueda provenir de los propios usuarios, quienes deben ser cuidadosos a la hora de determinar a qué empleados les conceden los permisos y autorizaciones de acceso a su espacio ofimático en la nube.

¿Qué es Google Workspace?

Se trata de una suite de colaboración y productividad para empresas que incluye algunas de las más importantes herramientas de ofimática, que maximizan la colaboración y la comunicación entre los usuarios cuyos dispositivos inteligentes se encuentren vinculados a una organización.

Con Workspace se pretende optimizar el flujo de las actividades, evitando tener que hacer uso de herramientas informáticas que se encuentran por fuera de la suite, mitigando la pérdida de tiempo y los inconvenientes que se deriven de las incompatibilidades que puedan surgir.

Asesorarse con un Partner de Google Cloud

Existen muchos asociados a Google Cloud que brindan asesoría para utilizar herramientas ofimáticas por tarifas que casi igualan a las que cobra Google, así como asistencia técnica y facturación a nivel local, lo que centraliza los costos a las empresas.

Realizar un proceso de migración seguro 

Se realiza como cualquier proceso de migración, con una planificación, adaptando la seguridad que se tiene en los equipos tradicionales a lo que exige la nube, cumpliendo las regulaciones establecidas en los términos y condiciones de uso, entendiendo que la seguridad es un tema de responsabilidad que comparten Google y los usuarios.

Capacitar a los miembros de la empresa

Es probable que muchos de los trabajadores de la organización ya conozcan cómo funcionan muchas de estas herramientas, no obstante, es posible contratar Partners expertos que prestas en servicio de capacitación a usuarios actuales o futuros, y esa actividad podría hacerse por medio de Google Meet, Classroom o Google Teamdrive.

Monitorear y optimizar los procesos y herramientas

Se trata de actividades que son muy fáciles de realizar, ya que sólo se requiere de un dispositivo inteligente cualquiera que esté vinculado a la organización, de esta manera se podrá comprobar la forma en que avanzan los proyectos y la manera en que son empleadas las herramientas de ofimática por los usuarios autorizados.

Conclusión

Debemos tener en consideración que las herramientas de ofimática de la nube no requieren que las empresas deban hacer un gasto constante en la adquisición, mantenimiento y actualización de grandes servidores, porque toda esta infraestructura informática se encuentra online. 

Google garantiza la disponibilidad gracias a su mecanismo de replicación sincrónica sobre los datos que se encuentran en sus servidores seguros que están repartidos por todo el mundo y que disfrutan de un servicio técnico de soporte cualquier día a cualquier hora, proporcionado por el propio Google; de manera que es probable que ahora se entienden mejor las razones por las que debemos aprovechar las herramientas de ofimática que tenemos a nuestra disposición.