La Organización VID es el grupo de las trece Obras sociales de la Congregación Mariana, administradas por la Fundación Organización VID. Son una Institución sin ánimo de lucro, de carácter social, humano y con atención de alta calidad en las áreas de salud, familia y comunicaciones.
Las obras al servicio de la comunidad son: Clínica Cardio VID, Clínica Diagnóstica Especializada VID, Clínica Odontológica VID,Laboratorio Clínico VID, Laboratorio Dental VID, Centro de Familia VID, Colegio VID, Centro Jurídico VID, Centro de Vivienda VID, Centro de Formación VID, Atardeceres VID, Publicaciones VID y Tele VID.
La Congregación Mariana, fue fundada el 9 de mayo de 1937 por 16 exalumnos egresados del Colegio San Ignacio. Es una institución privada sin ánimo de lucro, que con más de 8 décadas. La Fundación Organización VID cuenta con más de 1.300 empleados que están comprometidos con la vida, la dignidad del ser humano y el desarrollo sostenible.
La Organización contaba con una plataforma de correo local, que no ofrecía suficientes funcionalidades para las exigencias de la tecnología actual, no se tenía el concepto de calendario compartido, y no se gozaba de herramientas de colaboración en una sola plataforma; como lo afirma Tatiana Florez líder del área de tecnología “uno de los reclamos constantes era la posibilidad de acceder al correo desde cualquier lugar y/o dispositivo; programar reuniones con el personal directivo se convertía en una tarea compleja, porque se manejaba mediante agendas físicas y la búsqueda de espacios disponibles se hacía por llamadas telefónicas entre secretarías.”
Para Tatiana y Fernando Osorio líder de infraestructura “Desde el punto de vista de TI, uno de los retos más grandes era mantener la disponibilidad de la plataforma 7×24 y la administración, la promesa de proteger y salvaguardar el contenido de la información y la conservación de cuotas para los usuarios, que dado el volumen no era posible ofrecer a los mismos niveles de espacio que ofrece Google, por limitaciones de infraestructura.”
Incursionar en un sistema moderno de colaboración exigía entonces optar por una herramienta que además de resolver las dificultades del momento, ofreciera nuevas funcionalidades que ubicaran a la Organización en un lugar relevante, usando tecnologías de punta y facilitando la colaboración entre sus empleados.
Tatiana afirma que “El reto para T.I era realizar una muy buena búsqueda en el mercado para obtener una solución a un precio que pudieran pagar, ya que con el anterior sistema el costo era cero. Y aquí se obtuvo un acompañamiento muy importante por parte del partner donde se realizó una prueba de inmersión a nivel de directivos y se logró vender el producto como una plataforma muy intuitiva.”
Se ganó en muchos aspectos y como lo afirma Tatiana Florez “Se ganó en la oportunidad con el correo, pues al poder acceder desde cualquier lugar se hizo mucho más eficiente la respuesta a comunicaciones urgentes. Adicionalmente se amplió su cobertura a más colaboradores.” adicionalmente complementa diciendo que “La programación de reuniones y las agendas compartidas generaron mayor agilidad y eficiencia en labores que anteriormente tomaban horas, ahora se puede agendar una reunión en solo minutos.”
Tatiana Florez líder del aŕea de tecnología afirma que “El uso de archivos compartidos y de edición colaborativa dio un nuevo sentido al trabajo en equipo, se agiliza en tiempos de “consolidación” de múltiples archivos y versiones individuales, logrando mejores tiempos de respuesta. Cuando se finaliza una reunión se tiene también lista el acta y los documentos que se trabajan allí”
Nuva Partner Premier de Google acompañó el proceso de gestión del cambio y migración. Tatiana afirma que “Fue muy valioso el acompañamiento que se hizo con algunas obras de la institución que no son del área de la salud y son sin ánimo de lucro. Nos asesoraron con el licenciamiento adecuado para acceder al servicio de Google sin costo para parte de la organización”
Tatiana y Fernando aseguran que “La metodología empleada fue muy buena y dio muy buenos resultados, una metodología, dinámica y creativa que involucró al usuario y no una metodología magistral.” Adicionan que “Desde la concepción del proyecto tuvimos un acompañamiento inmejorable, sus profesionales dedicaron un buen tiempo a guiarnos en el proceso de dimensionamiento, planeación, educación al usuario e implementación de la plataforma, todo esto sumado a un seguimiento riguroso en los meses posteriores al inicio del proyecto, que ha garantizado su funcionamiento con un mínimo de incidentes.”
Lo que más pueden resaltar con el cambio a G suite es el hecho de poder acceder a la información desde cualquier parte, porque antes tenían una limitación de tener que estar en la red interna o dentro de la empresa para poder ver los correos, la agenda y la programación de la semana.
Tatiana afirma que “Si se está una reunión y no tienen el PC a la mano para los directivos es muy importante poder acceder la información a través del celular. Movilidad y agilidad en la comunicación ha sido la mayor ganancia para los usuarios. Personas que les gusta explorar herramientas han hecho algunos desarrollos específicos, de hecho en la organización, el departamento de planeación usa las herramientas de G Suite para hacer seguimiento a todas las metas de la organización, a través de Formularios, Hoja de Cálculo y Google Data Studio con los tableros de control.”
Tatiana y Fernando terminan diciendo que “Para el área de T.I el correo ya no es un dolor de cabeza, G Suite es una herramienta que casi se auto administra, ahora pueden hacer campañas con los usuarios para promover el uso de las herramientas de la plataforma y a administrar otros sistemas que son de la naturaleza del negocio.”
