Nuva S.A.S., sociedad domiciliada en Medellín, identificada con el NIT 900.480.786-3, expide la presente política en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario Sectorial 1074 de 2015 sobre el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que Nuva S.A.S., como responsable del manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos cumpliendo con la normatividad aplicable, garantizando asimismo los derechos de los titulares de los datos. En esta política, Nuva S.A.S. establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares.
El responsable del cumplimiento de la Ley de Protección de Datos y de la observación de esta Política es el área de Gestión Administrativa de Nuva S.A.S., a continuación se detalla la información de contacto: Razón Social: Nuva S.A.S. Responsable: Gestión Administrativa. Dirección: Carrera 43 A # 17 106 Ciudad: Medellín Correo Electrónico: habeasdata@nuva.co Teléfono: 018000423888
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán los siguientes principios: Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Todo tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las actividades que estén relacionadas en la presente política. Principio de libertad: Las actividades de tratamiento al cual serán sometidos los datos personales regidos por la presente política, se ejecutarán únicamente cuando el titular de los mismos haya emitido, de manera previa o expresa, autorización para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular. Lo anterior no es limitante para que, en cualquier momento, el titular del dato personal solicite la supresión del mismo. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, salvo que el titular así lo autorice. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, Nuva S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de Nuva S.A.S., será de medio. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Nuva S.A.S. trata los datos personales de sus clientes, aliados, empleados, funcionarios, contratistas y proveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de mandatarios encargados de ello. Asimismo, comparte los datos con terceros ubicados en Colombia y en exterior con quienes se celebra contratos para la transferencia y/o transmisión de datos personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlos seguros y protegidos de conformidad con las reglas y estándares aplicables. Nuva S.A.S. tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y por autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla. En todo momento los titulares podrán, de manera gratuita, conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de Nuva S.A.S. se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas: Realizar el envío de información relacionada con los servicios, productos, actividades, noticias, eventos, contenidos y demás bienes o servicios ofrecidos por Nuva S.A.S. Desarrollar la misión de Nuva S.A.S. conforme a sus estatutos, dentro y fuera del territorio nacional. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex-empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo. Realización de procesos de selección y promoción de personal. La ejecución de actividades relacionadas con el vínculo laboral con sus empleados. Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de Nuva S.A.S. Mantener en contacto a ex-clientes o ex-usuarios. Cumplir todos sus compromisos contractuales. Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes, aliados, contratistas y proveedores con ocasión de actividades desarrolladas por Nuva S.A.S.. Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas. La transmisión de datos personales a encargados para su almacenamiento en servidores ubicados dentro y/o fuera de Colombia. Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la compañía.
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos: Solicitar, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o los encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Ser informado por el responsable o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha sido dado a sus datos personales. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley. De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico habeasdata@nuva.co.
Nuva S.A.S., solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento Nuva S.A.S., o el encargado del tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Nuva S.A.S. recibirá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante documento escrito y/o a través de su sitio web. Para ello el titular podrá dar su consentimiento de forma escrita, verbal o por conductas inequívocas. El contenido de la autorización es el siguiente: Nuva S.A.S. recolectará datos personales del titular, tales como su nombre, correo electrónico, datos de contacto y demás datos que el propio titular desee suministrar. El titular manifiesta haber leído el Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos personales de Nuva S.A.S.. En consecuencia reconoce haber sido informado acerca de las finalidades específicas del tratamiento y otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales, incluida la autorización expresa de transferencia y transmisión internacional de sus datos personales, dentro de las finalidades comunicadas en el presente documento. Para los titulares quienes opten por dar la autorización a través del sitio web, su consentimiento expreso se dará en el momento en que se diligencie los formularios de contacto y acepten la Política de Tratamiento de Datos Personales. Este acto será considerado una conducta inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue expresamente otorgada.
La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de creación y publicación de la misma.
El Cliente entiende y acepta que la utilización de las aplicaciones y servicios de Google Workspace por parte de los Usuarios finales bajo su dominio implica un tratamiento de datos personales regido por los términos contractuales y las políticas de privacidad propias de Google LLC, quien actúa como Responsable del Tratamiento para la operación y prestación de dichos servicios. Y que se aceptan al momento de iniciar el uso de la plataforma en la sección «acepto términos y condiciones de uso».
Nuva SAS, en su rol de socio comercial, intermediario o administrador de la suscripción del Cliente, podrá acceder a cierta información de los Usuarios (tal como identificadores de cuenta, datos de contacto suministrados por el Cliente en la consola de administración, o información agregada de uso) con el único y exclusivo propósito de:
Nuva SAS se compromete a que cualquier acceso o tratamiento de datos personales de los Usuarios finales del Cliente, realizado en virtud de la relación contractual, se limitará estrictamente a las finalidades operativas, de soporte y de optimización del uso aquí descritas.
