Un sistema de automatización de oficinas realiza actividades como el almacenamiento de datos sin procesar, la gestión de información comercial de manera electrónica, y cientos de funciones ofimáticas y transaccionales, que agilizan la operatividad organizacional y mejoran la experiencia del cliente.

La automatización de oficinas es básicamente una combinación de hardware, software y conexiones de red en la nube. 

Las empresas utilizan la automatización de oficinas para mejorar su productividad y reconocer formas más fáciles de hacer negocios con mayor ROI. 

Anteriormente se creó como una herramienta de procesamiento de datos y procesamiento de textos, pero plataformas como Zoho, ahora permiten realizar tareas más sofisticadas y complejas, como la integración de sistemas de Analytics y Machine Learning.

Beneficios de la automatización

La automatización de oficinas se utiliza para simplificar y automatizar una variedad de operaciones de oficina, como la gestión de inventario, la gestión de los clientes, chats de comunicación, procesamiento de textos y la gestión de instalaciones. 

Está hecho para crear, almacenar, manipular y transmitir información y datos de oficina digitalmente, y en la nube.

Cada industria utiliza diferentes tipos de automatización de oficinas. Los sistemas de automatización de oficinas ayudan a ahorrar tiempo, dinero y esfuerzos humanos de las operaciones comerciales, administrativas y de soporte. 

La automatización de oficinas permite a los usuarios transferir datos, firmas, e incluso identificación facial a través de la red.

Facil diseño y gestión

El diseño y la implementación de la automatización de oficinas a través de una plataforma diseñada para las necesidades empresariales, es una nueva oficina moderna con sede en la nube y soportado en la tecnología de red informática. 

Esta estabilidad en combinación con la demanda práctica de las empresas, a través del diseño de inicio de sesión de usuario, gestión de envío/recepción de datos, empleados, etc.

Compatibilidad mobile 

Las empresas y negocios se están adaptando rápidamente a la nueva normalidad al adoptar el trabajo remoto. Muchos de ellos han implementado sistemas de oficina móvil, lo que ha permitido que muchas empresas y negocios se adapten rápidamente a la nueva normalidad al adoptar el trabajo remoto. 

Todo esto no hubiera sido posible sin el aporte de los sistemas de automatización de oficinas. Y no es necesario que sean los empleados los que se beneficien de esta automatización. 

En otras palabras, ahora es posible trabajar desde cualquier lugar. Podrías estar sentado en el aeropuerto esperando para tomar tu próximo vuelo y sólo necesitas registrarte para ver cómo van los KPI’s de tu empresa.

Siempre que tu organización tenga un sistema de oficina completamente automatizado, todo lo que necesitas hacer es ingresar a la plataforma desde tu teléfono o dispositivo.

Integración con otras plataformas

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las organizaciones cuando intentan automatizar sus procesos es integrar varios software o aplicaciones de terceros. 

El sistema de automatización de tu oficina debería funcionar a la perfección con otras herramientas, como el marketing por correo electrónico o un sistema de CRM.

Panel de control, monitoreo y reportes

Zoho Analytics ofrece una amplia variedad de opciones de informes, como gráficos, tablas dinámicas, vistas de resumen y vistas tabulares. 

Esto le permite analizar fácilmente tus datos y obtener grandes resúmenes. El diseñador intuitivo basado en drag & drop de Zoho Analytics, te permite crear fácilmente el informe requerido para analizar tus metas.

Gráficos

Zoho Analytics es compatible con una amplia variedad de tipos de gráficos, como de área, de línea, de barra, apilados, circulares, de dispersión, combinados, de embudo y web.

Tablas dinámicas

La tabla dinámica te permite organizar, agrupar y resumir datos dinámicamente para facilitar el análisis de grandes conjuntos de información.

Puedes filtrar, ordenar y personalizar la apariencia y el contenido de tu tabla dinámica de la manera que desees, utilizando una amplia gama de opciones proporcionadas por Zoho Analytics.

Vista de resúmenes o dashboard

La vista de resumen le permite ver sus datos resumidos en formatos tabulares. Este informe es extremadamente útil cuando se necesita analizar una gran cantidad de datos con agrupaciones lógicas y resúmenes apropiados de una manera visualmente intuitiva.

Elementos necesarios  para implementar una correcta automatización

Existen innumerables aplicaciones y programas de software que prometen una mayor eficiencia a través de la automatización. Sin embargo, como discutimos anteriormente, lograr la eficiencia organizacional a través de un sistema de automatización de oficinas requiere más que descargar algunas aplicaciones. 

Más bien, necesitas una solución integral de automatización de oficinas que ofrezca las siguientes características:

Modelado de procesos y diseño de flujos de trabajo (workflows)

 Un beneficio importante de un sistema de automatización de oficinas es la capacidad de diseñar y mejorar los flujos de trabajo. 

La solución que elijas debería darte la capacidad de crear flujos de trabajo detallados en cuestión de minutos. 

Las soluciones líderes, como Zoho, ofrecen un diseño intuitivo e incluyen diversas características para personalizar tu dashboard.

Compatibilidad móvil

En la era de la economía del hogar y la pandemia de COVID-19, la movilidad fue más importante que nunca. Los empleados aprendieron a realizar sus funciones desde cualquier lugar. 

Una solución basada en la nube siempre es segura y accesible desde cualquier dispositivo inteligente

Gestión de tareas y plazos

La gestión de tareas es una característica importante de las soluciones de automatización de oficinas. 

Para que los procesos funcionen sin problemas, los empleados deben saber qué hacer y cuándo hacerlo. Tu sistema de automatización de oficinas debería permitirte crear y ver tareas pendientes y plazos, así como redistribuir tareas según sea necesario.

Control de acceso y seguridad

Para proteger la seguridad de tus sistemas, debes poder establecer privilegios de acceso en toda la organización. Las soluciones basadas en la nube también ofrecen funciones de seguridad avanzadas para evitar que los datos se vean comprometidos.

Comunicación

Una característica importante de cualquier sistema de automatización es la capacidad de comunicarse sin problemas. Los stakeholders deben tener toda la información que necesitan para realizar cada tarea, así como la capacidad de comunicarse con otros para obtener más ayuda. 

Tu sistema de automatización de oficinas debe ofrecer funciones como un creador de informes y gráficas en tiempo real. Estas funciones se pueden usar para capturar datos, mostrar datos de otros sistemas e incluso diseñar pantallas de aprobación para que los gerentes tomen decisiones.

Informes y análisis

Para evaluar y mejorar su sistema de automatización de oficinas, necesita tener acceso a datos e indicadores clave de rendimiento. Los principales sistemas de automatización de oficinas tienen capacidades integradas de generación de informes y análisis.

Conclusión

Los sistemas de automatización de oficina han ayudado mucho en la ejecución y automatización de múltiples tareas simultáneamente, sin el uso de nuevos recursos. De esta manera puede haber una reducción sustancial de los costos comerciales por parte de la organización, lo que eventualmente aumentará los márgenes de ganancia.

Los otros beneficios de la automatización de oficinas,  incluyen una mayor productividad de tus empleados, la implementación de una oficina sin papel, con procesos de digitalización ecológicos, seguimiento de la producción y las operaciones en la organización, teniendo así comunicaciones mejoradas, control del presupuesto y contratos de de tu empresa, generando una óptima utilización de los recursos.