Seguramente has tenido la oportunidad de participar en una reunión de trabajo por medio de una videollamada o de trabajar en un documento digital al mismo tiempo que tus colegas. ¿Sabías que estás son algunas de las posibles aplicaciones de herramientas de trabajo colaborativo?

En la actualidad, el trabajo colaborativo digital forma parte de la gran mayoría de las empresas, y esto no es casualidad. Esta modalidad de trabajo remoto nos brinda una serie de beneficios que pueden hacer una gran diferencia tanto para la productividad de nuestra empresa como en la satisfacción de nuestros clientes.

Más allá de querer eliminar las modalidades tradicionales de trabajo presencial, el trabajo colaborativo digital nos permite optimizar nuestros procesos, ahorrar costos y ser más eficientes en las comunicaciones.

¿Quieres saber cuáles son las herramientas de trabajo colaborativo básicas para cualquier empresa? Es posible que ya hayas interactuado con muchas de ellas. Para darle el máximo provecho a tu gestión, conócelas a profundidad aquí.

La era digital y el trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo hace referencia a la planificación, desarrollo y procesamiento de tareas por varias personas de forma simultánea. Hasta hace unos años, esto solo era posible bajo una modalidad de trabajo presencial, donde cada uno de los participantes hacía su contribución de forma directa y en consonancia con el resto de personas involucradas.

La era digital, entre sus múltiples avances e innovaciones, le dio una nueva connotación al trabajo colaborativo, permitiendo que fuese posible bajo una modalidad de trabajo a distancia. Así, los participantes o colaboradores sólo debían estar conectados vía internet, de forma remota. 

Esta modalidad de trabajo ha sido uno de los principales beneficios que la era digital le ha brindado a las empresas en todo el mundo; especialmente a las que cuentan con grandes y variados equipos de trabajo, o que su plantilla de trabajadores se encuentra en diversas zonas geográficas. 

El trabajo colaborativo, visto como “trabajo en equipo”, siempre ha existido en las organizaciones. Sin embargo, lo resaltante del trabajo colaborativo digital es su capacidad de crear una verdadera interacción en tiempo real por parte de cada uno de los participantes, aunque no se encuentren físicamente juntos en el momento.

La capacidad de aceptar sugerencias, realizar cambios, construcción conjunta y procesamiento de la información simultánea es algo que solo era posible para los equipos de trabajo más eficientes y que pudieran contar con un espacio de trabajo delimitado para ello.

Hoy en día, ni los horarios ni los espacios físicos son un inconveniente a la hora de realizar trabajo colaborativo. Sin embargo, claramente es necesario contar con ciertas herramientas para poder desarrollar todas nuestras tareas de la forma más eficiente posible. 

Por suerte, contamos con opciones poderosas y efectivas al alcance de nuestra mano y con la seguridad y los beneficios que nos brindan los proveedores digitales, así como Google Workspace. 

Las mejores herramientas de trabajo colaborativo de Google para tu empresa

Google es líder mundial en soluciones tecnológicas, y claramente esto también incluye herramientas de trabajo colaborativo. Y aunque existen muchas alternativas en el mercado, las ofrecidas por la plataforma de Google Workspace son algunas de las más reconocidas y sencillas para su aplicación. 

Es probable que herramientas como Google Calendar, Gmail y Drive sean conocidas para ti; pero, ¿sabías que son consideradas como las bases del trabajo colaborativo? 

Más allá de sus funciones principales, todas ellas nos brindan opciones y posibles aplicaciones que nos permiten estar conectados con otros miembros de nuestra organización para poder gestionar tareas o trabajos de forma colaborativa.

Te contamos más sobre ellas a continuación:

1. Google Calendar

Google Calendar es una herramienta de agenda y calendarios integrados, diseñados especialmente para trabajar en equipo. Te permite programar eventos fácilmente, separar horas de concentración, programar tareas y recordatorios, consultar la disponibilidad de tus compañeros de trabajo; todo de forma centralizada.

Al igual que todas las herramientas de Google Workspace, es compatible para sincronizarse en cualquier dispositivo, por lo que puedes acceder a la información desde tu celular, tableta o la computadora de tu casa u oficina. 

Google Calendar cuenta con un sistema de fácil integración con sistemas heredados, por lo que puedes exportar tus eventos a otras herramientas, como Exchange, Outlook o iCal. Además, los calendarios son totalmente personalizables, tanto en visualización como en participación de colaboradores.

2. Gmail

Gmail es tal vez la herramienta de trabajo colaborativo más conocida y usada en todo el mundo. Facilita la comunicación entre miembros de tu equipo y es el puente más eficiente entre herramientas de almacenamiento, como Google Drive.

Una de las funciones más importantes de Gmail es la capacidad de generar una dirección de correo electrónico profesional con un dominio personalizado para toda tu organización. Esto es un elemento que genera confianza y seguridad para tus clientes o contactos, ya que cuenta con todo el respaldo y los protocolos de seguridad de Google. 

Otra de las ventajosas funcionalidades de Gmail es la producción de texto, que te facilita la redacción de correos electrónicos, también las alertas de archivos adjuntos (para que no se te olvide incluirlos) y Google Chat, lo cual te permite comunicarte fácil y rápidamente con tus equipos de trabajo de forma segmentada y personalizada.

3. Google Drive

Google Drive es una herramienta de trabajo colaborativo que brinda almacenamiento y accesibilidad a tus archivos por medio de cualquier dispositivo. Además, tienes la capacidad de decidir quién tiene acceso a ellos de forma segura y confiable. 

Esta es una herramienta totalmente personalizable y flexible, por lo que su capacidad de almacenamiento es casi ilimitada. También cuenta con procesamiento de información con IA, por lo que puede predecir qué documento es el que necesitas consultar, según los colaboradores participantes, tus últimas búsquedas y reconocimiento óptico de caracteres.

Respecto al trabajo colaborativo, la unidad de almacenamiento puede ser dividida para tener un espacio personal y uno especialmente compartido con tus compañeros de trabajo. Así obtienen una plataforma comunitaria donde compartir y almacenar los documentos colaborativos más importantes.

4. Google Meet

El confinamiento por el Covid-19 hizo a las videoconferencias una de las modalidades de trabajo colaborativo más usadas en todo el mundo. Incluso, extendió sus barreras de uso profesional para ser aplicado en entornos educativos y recreativos por igual.

En la actualidad, existen muchas plataformas de videoconferencias, pero Meet cuenta con  validación y confianza generalizadas, ya que se apoya en los más estrictos protocolos de seguridad, propios de Google. 

Con una interfaz simple y de navegación amigable, se pueden ejecutar múltiples acciones de forma directa, como enviar mensajes de chat, grabar la llamada o compartir videos y documentos en tiempo real con todos los participantes.

Además viene con parámetros de reducción de ruido, traducción en tiempo real, creación de salas independientes, posibilidad de conexión solo para audio por medio de llamada y la opción de dispositivos complementarios, la cual es ideal para compartir tu pantalla durante las conferencias. Sin dudas, esta es una herramienta básica para compartir información y presentaciones en tiempo real para equipos de trabajo con múltiples miembros.  

5. Documentos, presentaciones y hojas de cálculo

Google Docs, Google Slides y Google Sheets son las herramientas en las que el trabajo colaborativo simultáneo se puede apreciar de forma más simple o directa; ya que son documentos que se pueden construir en conjunto por varios participantes a la vez.  

Google Documentos es una plataforma de procesamiento de textos que tiene opciones como dictado por voz, traducción de texto, comparación de documentos, etc.; Google Presentaciones nos permite diseñar diapositivas con todo tipo de fuentes, texto, imágenes, vídeos; con la particularidad de ser mucho más amigable que otras herramientas de presentaciones; y Google Hojas de Cálculo es la versión “colaborativa” del bien conocido Excel, pero con funciones mucho más innovadoras, como chip de personas, lo cual facilita y optimiza el trabajo colaborativo. 

Desde enviar o aplicar sugerencias de cambios, etiquetar y asignar tareas, modificar datos y configuraciones o crear automatizaciones internas; estas herramientas son las que hacen más cercanos los beneficios del trabajo colaborativo. 

¿Cómo obtener las herramientas de trabajo de Google?

Algunas de las herramientas de trabajo colaborativo de Google son de acceso general para los usuarios personales. Sin embargo, si quieres que tu empresa disfrute de todos los beneficios de la plataforma Workspace y que cuente con acceso ilimitado a sus funciones, lo mejor es hacerlo por medio de un partner oficial que te ayudará a potenciar todas estas herramientas acorde a tu tipo de negocio.

Nuva es Partner Premier de Google Workspace en Colombia y México, por lo que contamos con la experiencia y el conocimiento para ofrecerle a tu empresa opciones inteligentes y adaptadas a tus necesidades.

Además, al tener la certificación de aliado de Google, tienes la seguridad de que estarás trabajando con herramientas totalmente originales, seguras y respaldadas por un líder tecnológico mundial.

Conclusión

El trabajo colaborativo es una modalidad de gestión que se ha extendido y generalizado en todo el mundo en los últimos años. Esto no sólo brinda beneficios para la productividad de las empresas, sino también para la atención y satisfacción de los clientes. 

Muchas de las herramientas de trabajo colaborativo de Google ya son ampliamente utilizadas en la actualidad; por ende,esto permitirá una mayor adaptación de tu personal a la hora de su implementación. 

Empresas como Nuva se encargan de ofrecer soluciones inteligentes y flexibles para cada tipo de organización. De esta forma, podrás mantenerte a la vanguardia tecnológica, y dando a tus colaboradores las mejores herramientas y plataformas de trabajo y gestión. Conócenos.