Todas las empresas deben enfrentarse constantemente a los retos que presenta el respaldo de la información administrativa y operacional del día a día. Es por eso que es común que los registros, facturas e informes se acumulen en los archivadores de las oficinas. Es aquí donde se evidencia la importancia de digitalizar documentos. 

Al tener un respaldo en digital de los documentos de nuestra empresa (y también los personales) nos ahorramos más de un inconveniente. Podremos eliminar el desorden en los archivadores, tener acceso fácil y rápido a todos los registros y datos, aumentar la productividad y también podrás colaborar con la conservación del planeta, ya que no tendrás que usar tanto papel.

Así que si en tu empresa aún no han iniciado el proceso de digitalización de documentos; te conviene seguir leyendo.

¿La digitalización de documentos es el fin del almacenamiento físico?

La era digital ha sido una de las principales impulsoras de la digitalización de documentos. El alcance masivo de las nuevas tecnologías nos brinda grandes beneficios, especialmente los relacionados al acceso a la información de modo remoto y permanente. 

Y aunque la digitalización de documentos cada vez está más generalizada a nivel mundial, ciertamente estamos lejos de dejar atrás el almacenamiento en físico. 

Esto se debe principalmente a que aún existen muchos procesos y trámites que exigen un respaldo en físico, como contratos o documentos legales, registros de población (actas de nacimiento, matrimonio o defunción), o comprobantes fiscales y contables. 

En este sentido, los entes gubernamentales se han dado la tarea de ofrecer alternativas digitales a gran cantidad de gestiones y trámites que solían ser exclusivamente en formato físico. Esto como una medida de ampliar el alcance de la digitalización, y también para facilitar y agilizar los procesos. 

Sin embargo, ellos no son los únicos que aún se encuentran (al menos parcialmente) regidos por el almacenamiento físico. Son muchas las empresas que en la actualidad siguen manejando su administración interna basados en respaldos en papel. 

La digitalización de documentos, al igual que la era digital en general, funciona y se desarrolla como una herramienta de ayuda segura y ágil para optimizar las gestiones diarias de todo tipo de escenarios. 

Así, no debemos entender a la digitalización como una propuesta de “cero papel” en un futuro cercano. Al contrario, lo que nos ofrece es la capacidad de ser más eficientes en nuestras tareas, y poder complementar los recursos físicos con los digitales.

¿Aún no estás seguro de los beneficios que te ofrece digitalizar los documentos de tu empresa? Aquí te damos algunas razones que pueden ayudarte a despejar tus dudas.

Almacenamiento ilimitado

El almacenamiento ilimitado es uno de los mejores beneficios de digitalizar tus documentos. Tener respaldos físicos implica la necesidad de disponer de espacios donde podamos guardar grandes cantidades de hojas, carpetas, archivadores, etc.

Lamentablemente, los espacios físicos siempre son limitados; y la única solución para ello es tener nuestro almacenamiento dividido en diversos lugares. Esto claramente supone un inconveniente para temas de accesibilidad y disponibilidad de la información.

El formato digital nos permite tener una capacidad de almacenamiento de información ilimitada. Esto nos permite liberarnos de los inconvenientes de los archivadores físicos y al mismo tiempo nos ofrece más seguridad, ya que los documentos no son vulnerables a daños externos, como pérdidas, desastres naturales o destrucción no intencional. 

Reducción del uso de recursos físicos

Como mencionamos anteriormente, digitalizar documentos nos permite colaborar con la conservación del planeta y reducir nuestro consumo de recursos físicos. Así, al eliminar nuestro consumo de papel y tinta de impresión, podemos dar nuestro aporte a evitar las deforestaciones masivas.

De la misma forma, podremos eliminar el uso de consumibles de oficina, como carpetas, organizadores, lapiceros y herramientas de trabajo en general. Claramente, esto supone un ahorro de presupuesto en diversos niveles. 

Ahorro de presupuesto

Desde el ahorro en el consumo eléctrico al no tener que usar impresoras, hasta no tener que pagar por el aire acondicionado o mantenimiento de los almacenes de archivadores. El alcance del ahorro de presupuesto que nos brinda la digitalización de documentos puede abarcar muchos escenarios.

Adaptando un formato de respaldo digital, podremos ahorrar dinero en consumibles de oficina, renta de espacios de trabajo e incluso en los costes de seguridad y resguardo de los documentos físicos. 

Además de esto, la accesibilidad generalizada que se tiene de los documentos digitales hace que los trabajadores y empleados puedan consultarlos desde cualquier dispositivo de forma remota, por lo que no tendrán que desplazarse a una ubicación específica para hacerlo.

Esto supone un ahorro de tiempo y dinero en traslados que ellos también sabrán apreciar, especialmente si tienes clientes en el exterior y requieres la firma de documentación legal.

Accesibilidad a la información

Si tu empresa cuenta con una gran cantidad de trabajadores, la accesibilidad a la información es un factor crucial para decidirte por digitalizar los documentos. Lo mismo ocurre con las empresas que no cuentan con oficinas físicas o que trabajan en una modalidad a distancia.

Es vital que todos los trabajadores puedan acceder a los documentos de interés, sin importar su ubicación, dispositivo de uso u hora de consulta. Esto es algo que solo es posible por medio de un respaldo y almacenamiento digital de la información. 

Algo a resaltar en este punto es que este es un beneficio que no solo ayuda a optimizar los procesos de trabajo y reforzar la productividad. También le brinda mayores facilidades de gestión al personal, y a tus clientes. De esta forma puedes ofrecer una atención más acertada y rápida a cada uno de sus requerimientos.

Resguardo y seguridad de la información

Los recursos físicos son altamente vulnerables a verse afectados por elementos externos. Especialmente cuando hablamos de papel, algo como una fuga de agua, un incendio o un robo pueden hacer que nuestro respaldo y almacenamiento se pierda a la totalidad.

Incluso, dejando de lado los siniestros, el simple correr del tiempo también hace estragos en los documentos; dañando o debilitando las hojas y borrando la tinta o sellos. 

Nuevamente, el almacenamiento digital es la mejor solución para ello. Los documentos digitalizados están totalmente respaldados y asegurados en contra de siniestros externos, ya que se encuentran resguardados en servidores en la nube. 

¿Te preocupa la seguridad? Servidores de almacenamiento digital como Google Workspace trabajan con avanzadas codificaciones y políticas de seguridad que permiten el acceso solo a las personas autorizadas.

¿Dónde debes almacenar tus documentos digitalizados?

Para poder garantizar que tus documentos digitalizados estarán bien resguardados, seguros y a disposición para cuando los necesites, lo mejor es almacenarlos en un servidor de confianza. 

Debes tomar en cuenta que el proveedor de servicios de almacenamiento y respaldo que elijas disponga de altos estándares de seguridad que mantengan tu información protegida de posibles ataques o riesgos, como virus o piratas de internet.

Y como factor adicional, también debes validar que te ofrezcan diferentes alternativas o soluciones operacionales que se adapten a tus necesidades. ¿Quisieras contar con un aliado que te brinde todas estas opciones? Google Workspace es la mejor opción para tu empresa.

Con el respaldo, confianza y seguridad que son sello propio de Google, podrás darle a tu empresa todos los recursos y plataformas necesarias para poder iniciar el proceso de digitalizar documentos fácilmente y sin inconvenientes. 

Desde amplio almacenamiento, documentos colaborativos y acceso disponible 24/7; las herramientas de Google Workspace son lo que tu empresa necesita para consolidarse en la era del trabajo digital. 

Conclusión

Como hemos visto, digitalizar documentos es una práctica que cada vez está más generalizada en todo tipo de ámbitos, tanto laborales como personales. 

Contar con documentos digitalizados nos brinda una serie de poderosos beneficios que nos permiten resguardar nuestra información de interés de forma segura, y mantenerla siempre disponible para cuando la necesitemos. 

De la misma forma, trabajando con documentos digitales tenemos la capacidad de ofrecerle a nuestros clientes una atención más cercana, eficiente y cómoda; lo cual se traduce en una mejora de la productividad.

Si quieres dar el primer paso hacia la digitalización de los documentos de tu empresa, o simplemente quieres disponer de un servidor seguro y confiable para su almacenamiento, Google Workspace es la solución. 

En Nuva somos Aliados Premiere de Google Workspace en Colombia y México, por lo que podemos ayudarte a obtener las alternativas y herramientas específicas que tu empresa necesita en materia de creación, almacenamiento y difusión de documentos digitales. Contáctanos.