Desarrollar una gestión empresarial exitosa y eficiente no es un trabajo sencillo, especialmente en organizaciones que cuentan con una amplia plantilla de trabajadores o que llevan a cabo procesos comunicativos internos complejos. En estos casos, se hace imperante contar con el apoyo de herramientas especializadas.

Sumado a esto, la era digital ha determinado una nueva meta para las empresas: lograr una gestión empresarial efectiva bajo una modalidad digital. 

Esto no es algo azaroso, ya que se ha demostrado que las empresas que cuentan con metodologías de trabajo basadas en herramientas digitales tienen una mejora en su productividad y ofrecen mejores soluciones a sus clientes. 

Con esto en consideración, queda en evidencia la importancia de dar el paso hacia el formato digital en los procesos de gestión empresarial, siempre de la mano de proveedores con bases sólidas y de confianza, como Google Workspace. 

Si quieres conocer cuáles son las mejores herramientas que puedes incluir en tu ejecución de gestión empresarial digital, aquí te daremos toda la información que debes saber. Acompáñanos. 

La gestión empresarial digital: Retos y beneficios

Hasta hace unos años, la transformación digital de las empresas no era más que un elemento complementario del que se ocupaban los departamentos de innovación o tecnologías de las organizaciones. 

En la actualidad, los cambios que han sufrido los diversos entornos y contextos laborales gracias a la era digital, nos han mostrado la importancia de esta transformación; y como la misma nos brinda una serie de beneficios que nos permiten marcar una diferencia notable en los procesos internos y externos de la gestión empresarial.

Sin embargo, todo cambio en los patrones tradicionales de trabajo supone retos y adaptaciones necesarias. Esto es algo que se evidencia más claramente en las empresas con larga trayectoria y que ya tenían procesos definidos fuera del ámbito digital.

Desde cambios en la infraestructura de gestión hasta nuevas modalidades de estandarización y calibración de las tareas, son muchos los elementos que deben transformarse en la transición hacia la gestión empresarial digital. 

Es por eso que muchas organizaciones optaron por tomar un camino asesorado y especializado, incluyendo en sus estructuras internas a departamentos o expertos en el área de la digitalización empresarial. 

Estas ramas especializadas, trabajando de la mano con el resto de equipos de la organización y aplicando estrategias de gestión y manejo de cambios, son las que han podido lograr migraciones sólidas en las empresas, sin que esto signifique un quiebre en sus operaciones o bajas en su rendimiento. 

Claramente, todos estos procesos de adaptación y transición valen la pena, ya que tienen un objetivo claro: la optimización y mejoramiento de los procesos de gestión empresarial. Esto puede evidenciarse fácilmente en ciertos factores claves:

Recogida de datos y predictibilidad

Los sistemas digitales de recogida y procesamiento de datos nos permite tener información real, valiosa y constantemente actualizada para monitorear el desempeño o resultados de nuestras estrategias de trabajo. 

Esto no solo funciona como herramienta de medición, sino que también nos permite optimizar las acciones para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes. 

Mejora de toma de decisiones

Con un mejor conocimiento de la efectividad de los procesos empresariales, se puede optimizar la toma de decisiones de forma objetiva y aplicable.

Bien sea para destinar mayor presupuesto en un departamento específico o crear una nueva metodología de respuesta, la gestión será más eficiente con una mejor toma de decisiones. 

Simplificación organizativa

Los organigramas de las empresas pueden llegar a ser muy complejos, con una alta segmentación y jerarquización de las tareas y responsabilidades. Sin embargo, también es común que existan puestos con acciones que se solapen entre sí o que simplemente sean prescindibles.

La programación y automatización de procesos de gestión hace que sea posible tener un equipo de trabajo optimizado y especializado en habilidades vitales para la organización. Así se evita el temido retrabajo y que cada acción deba pasar por varias manos innecesariamente. 

Descentralización del puesto de trabajo

Este es uno de los beneficios de la gestión empresarial digital que han sido más importantes en los últimos años. Con una estructura laboral digitalizada, tus trabajadores y colaboradores tienen la libertad de realizar sus tareas desde sus propios dispositivos, en distintos espacios y horarios a conveniencia; todo bajo una modalidad de trabajo colaborativo.

La modalidad de trabajo a distancia ha demostrado su poder de aumentar la productividad de los trabajadores, y también la satisfacción de los clientes. Mayores libertades y comodidades para los colaboradores, se traducen en mejores resultados para la gestión empresarial.

Las mejores herramientas de gestión empresarial de Google Workspace

Google Workspace es líder mundial en herramientas y soluciones de trabajo digital, colaborativo y respaldado en la nube. Esta es la clave del éxito para toda organización que maneje una gestión empresarial digital.

En este sentido, Google ofrece múltiples opciones adaptables a las necesidades de cada organización. Cada una de ellas tiene funcionalidades y características específicas para hacer más sencilla y eficiente la gestión interna y externa de tu empresa. 

¿Quieres saber cuáles son las herramientas indispensables para tu gestión empresarial? Te las mostramos aquí.

Google Drive

Esta es una herramienta de almacenamiento y accesibilidad para todo tipo de archivos. Además, podrás configurar y decidir quién tiene acceso a ellos de forma segura y confiable. 

Cuenta con una capacidad de almacenamiento casi ilimitada, y gracias a su sistema con IA, puede ayudarte a identificar y ubicar fácilmente qué documento necesitas según tus últimas interacciones y acciones en Google Workspace.

Google Drive es un elemento indispensable en la gestión empresarial digital, ya que es la opción perfecta para el respaldo de los archivos importantes, su difusión y accesibilidad para tu equipo de trabajo, y también el centro de información importante con tus clientes.

Google Sites

Google Sites es una aplicación online gratuita que permite realizar el diseño de páginas web. Además, puedes hacer integraciones de diversos elementos, como vídeos, calendarios, presentaciones, imágenes, texto y más.

Gracias a su plataforma de fácil uso y configuración, es una herramienta que está enfocada en la creación de webs con fines personales, colaborativos u organizacionales. Una de sus principales ventajas es que no se requiere de programación de código HTML o CCS para el diseño de las webs.

Google Classroom

Google Classroom es un servicio brindado dentro de las herramientas de Google Workspace, incialmente usado por el sector educativo. Entre sus principales características está la posibilidad de crear aulas virtuales, donde pueden participar colaboradores con diferentes roles y cargar y procesar documentos, archivos audiovisuales, enviar encuestas y recibir respuestas de los participantes.

Aunque es una herramienta principalmente concebida para temas académicos, en la gestión empresarial digital también sirve de gran ayuda, ya que brinda una plataforma de trabajo colaborativo ideal para realizar capacitaciones y todo tipo de actividades grupales, de las que podrás obtener certificados por la culminación del curso o actividad.  

Google Data Studio

Google Data Studio es una de las mejores herramientas de procesamiento de datos y realización de informes personalizables, todo desde Google Analytics. 

Con esta herramienta tenemos la capacidad de crear paneles de control interactivos y personalizables, además de vincularlos con bases de cualquier fuente de datos. Estos paneles te permiten crear tablas de datos, unificar información de varias fuentes, y generar reportes de resultados.

Google Currents

Google Currents, anteriormente conocido como Google+ es un software especializado en comunicación interna empresarial. Es una red social corporativa y exclusiva de tu empresa, en la que se pueden compartir publicaciones, hacer encuestas, compartir información de interés y crear una comunidad con tus compañeros de trabajo.

Es compatible para ser usado en múltiples dispositivos, por lo que se puede mantener una conexión constante con todo tu equipo. Esto no solo ayuda a mantener una comunicación fluida de todos los miembros de diversas áreas o departamentos de la empresa, sino que también fomenta la cultura de equipo y potencia las relaciones interpersonales dentro de la organización. 

Google Workspace para los trabajadores

Así como hay herramientas y aplicaciones especializadas en optimizar y mejorar la gestión empresarial, también hay opciones enfocadas en facilitar las tareas y responsabilidades de los trabajadores. 

La red de herramientas de Google Workspace ofrece soluciones específicas para cada uno de los retos laborales diarios; todas enfocadas principalmente en el trabajo colaborativo, remoto, seguro y confiable. 

Toda empresa que quiera desarrollar una gestión empresarial basada en herramientas digitales debe comprender la importancia de ofrecerle a sus empleados las mismas comodidades y libertades. Así, es vital contar con el apoyo de una plataforma sólida que permita el trabajo presencial, pero también a distancia. 

Workspace se ha adaptado para ser flexible y resolver cada una de las necesidades de las empresas. De hecho, su gran alcance y eficiencia lo han hecho uno de los proveedores de herramientas de trabajo más usado en todo el mundo.

¿Quieres saber cuáles son las herramientas básicas con las que debe contar tu empresa para garantizar un eficiente trabajo colaborativo? Te las mostramos a continuación:

Herramientas de trabajo colaborativo

Google Calendar

Google Calendar es una herramienta que te permite integrar las agendas y calendarios de todo tu equipo de trabajo. Puedes crear eventos de forma rápida y simple, consultando la disponibilidad de tus compañeros en una vista unificada.

Por su característica de sincronización en múltiples dispositivos, puedes consultar la información de tus eventos desde cualquier lugar y a cualquier hora. También editar los detalles del evento, y agregar información de interés para los invitados.

Tal vez una de las opciones más utilizadas de Google Calendar es la opción de generar eventos asociados con videoconferencias, por lo que se le comparte un link a todos los participantes del evento y se sincroniza automáticamente con Google Meet.

Google Meet

Google Meet es una de las plataformas para videoconferencias más conocidas y usadas en todo el mundo. Brinda una plataforma segura y confiable, donde se permiten múltiples interacciones y acciones durante la reunión.

Desde enviar mensajes, grabar la llamada o compartir videos y documentos, Google Meet es una herramienta flexible y adaptada para optimizar la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo. 

Google Docs, Google Sheets y Google Slides

Estas herramientas de Google Workspace son las principales abanderadas del trabajo colaborativo empresarial. En ellas pueden participar varias personas a la vez, y realizar todo tipo de ediciones, sugerencias, contribuciones y asignaciones en tiempo real. 

Bien sea para redactar documentos, diseñar presentaciones o procesar tablas de datos, la interfaz que ofrece Google Workspace está creada para ser de fácil manejo y compatible con softwares y programas externos, como Microsoft Office. Así permite un trabajo en conjunto más eficiente y simple. 

Conclusión

La transición de la gestión empresarial a una modalidad digital es una realidad que cada vez es adoptada por más organizaciones. Esto responde a la necesidad de mantenerse a la vanguardia de las nuevas tecnologías y poder ofrecer tanto a trabajadores como a clientes soluciones eficientes a sus requerimientos. 

Google Workspace cuenta con una gran variedad de herramientas especializadas para abordar cada uno de los elementos vitales de los procesos internos de una empresa, y permite a gerentes y directores la capacidad de gestionar de forma objetiva y confiable.

Nuva es Partner Premier de Google Workspace en Colombia y México, por lo que cuenta con años de experiencia ayudando a diversas empresas a trazar su camino hacia la exitosa gestión empresarial digital. 

¿Quieres llevar a tu empresa un paso más adelante en la optimización de procesos y convertirse en un referente en su sector? Contáctanos.