La gestión de proyectos es un elemento fundamental de cualquier administración empresarial. Es la forma en la que podemos planificar y dar seguimiento a diversas tareas, comunicar diferentes departamentos y tener un control de las metas alcanzadas.

Así, son muchas las organizaciones y empresas que eligen manejarse en la gestión de proyectos con la ayuda de aplicaciones o herramientas especializadas para ello. Por medio de estas opciones es más simple tener una visión general del estatus de cada punto importante, delegar responsabilidades y obtener reportes precisos y medibles.

Sin embargo, estas herramientas suelen tener algunos contras en su manejo, principalmente por razones asociadas a una deficiente integración con otras herramientas o dificultades de navegabilidad. 

Es por esto que cada vez son más las empresas que optan por Google Workspace como la mejor plataforma para controlar la gestión de proyectos internos dentro de la organización; ya que por medio de una sola suite de aplicaciones y herramientas se pueden abarcar las distintas aristas y áreas correspondientes al control del avance de proyectos. 

Si quieres conocer más sobre cómo Google Workspace puede ayudarte en tu gestión de proyectos empresariales, aquí te lo contamos todo. Acompáñanos. 

Gestión de proyectos empresariales: Un abordaje de forma digital

La gestión de proyectos empresariales siempre ha sido un proceso necesario para poder desarrollar con éxito cada una de las metas y propuestas dentro de las empresas. En este sentido, la mayoría de las empresas lo han ejecutado durante años bajo una metodología manual bien estipulada. 

Claramente, esto ha supuesto diversos retos para los encargados de esta gestión en cada uno de los departamentos de las organizaciones, principalmente por el factor de seguimiento y comprobación de cumplimiento de las tareas. 

Mientras más grandes sean los equipos de trabajo, será necesario desplegar mayores esfuerzos para poder supervisar y acompañar a cada uno de ellos durante las diversas etapas del proyecto. Esto se traduce en mayores gastos de personal, tiempo y dinero.

Por suerte, la era digital ha sabido brindarnos soluciones prácticas y efectivas en cada uno de los aspectos de nuestra vida personal y profesional, y la gestión de proyectos empresariales no ha sido la excepción. 

Así, en los últimos años se han creado múltiples aplicaciones y herramientas que nos brindan la posibilidad de gestionar de forma precisa y adecuada cada uno de los aspectos de desarrollo de nuestros proyectos, lo que también ha mejorado la productividad y efectividad de los mismos. 

Hoy en día resultaría difícil imaginar realizar un seguimiento de tareas o monitoreo de cumplimientos en un formato que no sea digital. Esto no solo nos facilita mucho el trabajo de gestión, sino que también nos permite obtener resultados consolidados medibles y una visión clara de los aspectos que necesitan ser ajustados o mejorados para el desarrollo del proyecto en sí.

Google Workspace: Las mejores soluciones para empresas

Desde que Google lanzó su suite de herramientas de trabajo en la nube (anteriormente conocida como G-Suite), la forma de trabajar y gestionarse de las empresas cambió por completo. 

Las grandes facilidades y ventajas que nos brindan estas herramientas para el seguimiento del trabajo colaborativo y el cumplimiento de tareas es algo que ha permitido optimizar la forma en la que realizamos la gestión de proyectos.

En este sentido, Google Workspace cuenta con muchas opciones y diferentes aplicaciones para diversas áreas de trabajo. Sin embargo, podemos encontrar varias alternativas que son directamente aplicables a la gestión de proyectos. Aquí te explicamos cómo puedes lograrlo. 

1. Controla, actualiza y colabora en tareas

Para poder llevar un proyecto a término exitosamente, es necesario el trabajo y colaboración de varias personas. Es por eso que las herramientas de Google Workspace nos ayudan a tener un control generalizado del estatus de cada una de las etapas del proyecto, por medio del trabajo colaborativo en la nube.

Configurando proyectos dinámicos y diagramas de flujo con Google Sheets podrás tener un lugar de trabajo centralizado para todos los miembros del equipo, aunque estos se encuentren en distintos lugares. Tendrás una hoja de gestión siempre actualizada y organizada con las novedades.

2. Dirige a tu equipo

Si tienes que realizar comunicaciones generales a todo tu equipo, puedes configurar una lista de correos electrónicos para hacer envíos de mail más fácil y rápido.

Igualmente puedes compartirles recursos e información general a todos los miembros de tu lista, bien sea por Gmail o en las reuniones de Google Meet.

3. Gestiona agendas y fechas de entrega

Creando calendarios compartidos puedes tener una visión general de las fechas de entrega, tareas clave y recordatorios de reuniones importantes. 

Incluso, si quieres conocer la disponibilidad de alguno de los miembros de tu equipo para una reunión de emergencia, con solo consultar su Google Calendar podrás tener diversas opciones de horarios para agendar una videollamada.

4. Almacena y comparte recursos

Google Drive es la mejor opción para almacenar y compartir todo tipo de recursos con tu equipo de proyecto. Además, es la plataforma ideal para organizar los documentos importantes de consulta.

Puedes configurar los controles de acceso de forma personalizada para elegir quién puede acceder (y de qué forma puede hacerlo) a cada uno de los recursos, y cada cambio generado se actualiza automáticamente en la nube.

5. Organiza las comunicaciones

Es posible que durante la gestión de proyectos debas trabajar con diferentes equipos a la vez. La mejor forma de clasificar las comunicaciones y no perder ninguna información importante es marcando tus correos en Gmail. 

Puedes usar estrellas para marcar los correos con alta prioridad o crear filtros y etiquetas para organizar emails específicos en diversas categorías. Así no solo será más fácil encontrar la información que necesitas, sino que también podrás evitar errores o confusiones entre proyectos. 

6. Crea y modifica documentos con tu equipo

Desde agendas de reuniones, propuestas de proyectos y hasta informes educativos, todo esto puedes crearlo fácilmente en Google Docs. 

Tu equipo de trabajo puede acceder y editar estos documentos en tiempo real, chatear directamente dentro de los archivos y recibir opiniones y sugerencias. Además de esto, se puede consultar el historial de revisiones para ver qué cambios ha realizado cada uno de ellos. 

7. Crea presentaciones de resultados

La etapa final de la gestión de proyectos suele ser la presentación de resultados, y para ello es importante contar con un formato simple pero llamativo, en el que podamos comunicar fácil y directamente los objetivos alcanzados durante el proceso de trabajo.

Con Google Slides puedes construir presentaciones rápidamente usando las plantillas precargadas, agregar enlaces e integraciones con otras herramientas y compartirla de forma sencilla por Google Meets para que todos tus colaboradores puedan consultarla. 

Conclusión

La gestión de proyectos es un proceso normal y frecuente en la administración y control de las empresas. Puede aplicarse en cualquier aspecto y área interna de las organizaciones, y nos ayuda a tener una visión más amplia del avance y cumplimiento de objetivos de nuestros equipos de trabajo. 

Bien sea que estés liderando la gestión de proyectos de forma esporádica o que seas el encargado fijo del rol en la empresa, siempre es necesario que te apoyes en diversas herramientas que te permitan realizar el trabajo de manera simple, efectiva y manteniendo una comunicación constante con los miembros de tu equipo.

Es así como Google Workspace es una de las mejores alternativas para ello, ya que te brinda una amplia y variada oferta de aplicaciones y campos de trabajo, además de ser una opción económica y accesible.

En Nuva somos Partner Premiere de Google, y te ayudamos a llevar a tu empresa al siguiente nivel con las mejores herramientas de trabajo. Contáctanos.