En respuesta a las incertidumbres presentadas por el Covid-19, muchas empresas han optado por promover el trabajo remoto.

Si bien el home office y el outsourcing a través de freelancers ya era común, las nuevas políticas dejan a muchos equipos, y a sus gerentes, trabajando fuera de la oficina y separados entre sí por primera vez.

Y aunque siempre es preferible establecer políticas claras de trabajo a distancia y capacitación con anticipación, en tiempos de crisis o en entornos de constante cambio, este nivel de preparación puede no ser factible. 

Afortunadamente, existen consejos y pasos específicos basados ​​en la investigación, que los gerentes pueden tomar sin gran esfuerzo para mejorar el compromiso y la productividad de los empleados remotos, incluso cuando hay poco tiempo para prepararse. Te los contamos aquí. 

Trabajo remoto: ¿Hasta dónde debe llegar el control?

Para comenzar, los gerentes deben comprender los factores que pueden hacer que el trabajo remoto sea especialmente exigente antes de empezar a controlar a priori.

De lo contrario, los empleados de alto rendimiento pueden experimentar una disminución en el desempeño y el compromiso del trabajo cuando comienzan a trabajar de forma remota, especialmente en ausencia de preparación y capacitación. 

Los desafíos inherentes al trabajo remoto incluyen:

Falta de supervisión cara a cara: tanto los gerentes como sus empleados a menudo expresan preocupaciones sobre la falta de interacción cara a cara. 

A los supervisores les preocupa que los empleados no trabajen tan duro o tan eficientemente (aunque las investigaciones indican lo contrario, al menos en algunos tipos de trabajos). 

Muchos empleados, por otro lado, luchan con un acceso reducido al apoyo gerencial y la comunicación. En algunos casos, los empleados sienten que los gerentes remotos no están al tanto de sus necesidades y, por lo tanto, no brindan apoyo ni ayudan a realizar su trabajo.

Falta de acceso a la información: los nuevos trabajadores remotos a menudo se sorprenden por el tiempo y el esfuerzo adicionales necesarios para localizar la información de sus compañeros de trabajo. 

Incluso obtener respuestas a preguntas que parecen simples puede parecer un gran obstáculo para un colaborador que trabaja en casa.

Aislamiento social: la soledad es una de las quejas más comunes sobre el trabajo remoto, ya que los empleados pierden la interacción social informal de un entorno de oficina. 

Se cree que los extrovertidos pueden sufrir más el aislamiento a corto plazo, especialmente si no tienen la oportunidad de conectarse con otros en su entorno de trabajo remoto.

Durante un período de tiempo más largo, el aislamiento puede hacer que cualquier empleado se sienta menos “perteneciente” a la organización e incluso puede resultar en una mayor intención de dejar la empresa.

Distracciones en el hogar: a menudo vemos fotos o comerciales que representan el trabajo remoto, y muestran a un padre sosteniendo a un niño y escribiendo en un computador portátil, o sentado en el sofá o en el piso de la sala de estar. 

Esta es una representación terrible de un trabajo virtual efectivo. Lo ideal es que cada trabajador tenga un espacio de trabajo adecuado para poder trabajar de forma remota.

Conociendo estos desafíos en cada uno de los trabajadores, es donde se pueden empezar a establecer instrumentos de control coherentes con la realidad de cada uno de los empleados, sus roles y objetivos. 

El control se debe enfocar en el cumplimiento de unas políticas ya establecidas, que van desde el cumplimiento de objetivos a tiempo hasta la conexión remota desde un lugar apropiado y seguro para los requerimientos de cada empresa.

Consejos para la gestión del trabajo remoto 

Enfocado en las operaciones y el cumplimiento de objetivos, existen ciertas reglas que pueden ser aplicadas tanto de manera presencial como remota, pero que en esta última modalidad, han resultado ser más que efectivas para evitar una disminución en la productividad, o peor aún, un abandono del puesto de trabajo.

Define objetivos 

Establece controles diarios estructurados. Muchos gerentes remotos exitosos establecen una llamada diaria con sus empleados. 

Esto podría tomar la forma de una serie de llamadas individuales, si tus empleados trabajan con objetivos diarios de manera más independiente, o una llamada de equipo si su trabajo es altamente colaborativo. 

La característica importante aquí es que las llamadas son regulares y predecibles, y que son un foro en el que los empleados saben que pueden consultar sus inquietudes y sus preguntas serán escuchadas.

Horarios establecidos 

El trabajo remoto se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando los gerentes establecen expectativas sobre la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para los equipos. 

Además, informa a tus empleados cuál es la mejor manera y la mejor hora para comunicarse contigo durante la jornada laboral. 

De esta manera, tanto tú como tus trabajadores podrán tener horarios delimitados de trabajo, y mantener una saludable separación de sus espacios laborales y los espacios personales. 

Herramientas centralizadas

Proporciona varias opciones de tecnología de comunicación diferentes; el correo electrónico por sí solo es insuficiente. 

Los trabajadores remotos se benefician de tener una tecnología «más nutritiva», como la videoconferencia, que brinda a los participantes muchas de las señales visuales que tendrían si estuvieran cara a cara. 

Plataformas de trabajo colaborativo como Google Workspace brindan una serie de herramientas que en conjunto ayudan a transmitir datos de manera más efectiva, centralizar las comunicaciones y reducir la sensación de aislamiento entre los equipos, y que además te permitirá monitorear en tiempo real los diferentes procesos. 

Reuniones de medición de resultados 

Uno de los pasos más esenciales que puede tomar un gerente es estructurar formas para que los empleados interactúen socialmente. Es decir, tener conversaciones informales sobre temas no laborales en los primeros minutos de cada reunión.

Sin embargo, las reuniones con un propósito previamente definido son mucho más efectivas. Generan en el equipo una responsabilidad de presentar sus resultados individuales o grupales, y dejas claro que reconoces que el tiempo de tus colaboradores es valioso. 

El exceso de reuniones en las que no se tocan temas importantes, puede presentar un agotamiento por parte de tu equipo. Por eso es de suma importancia establecer agendas que tengan un objetivo claro.

Conclusión

Las investigaciones sobre la inteligencia emocional y el contagio emocional nos dicen que los empleados buscan en sus gerentes pistas sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis. 

Si un gerente comunica estrés e impotencia, esto tendrá un efecto reflectante en los empleados.

La solución es justamente lo contrario, aportar soluciones ágiles y fáciles de manejar en tiempo real desde cualquier dispositivo, promover la socialización en cada punto de encuentro y dejar muy claras las políticas de la empresa en cada uno de los factores que inciden en esta modalidad de trabajo cada vez más inherente a nuestra era.