El trabajo colaborativo es una forma de realizar actividades de forma grupal dentro de cualquier ambiente laboral.  Aquí te explicaremos qué es exactamente, cómo funciona y por qué es tan importante su implementación.

¿Qué es el trabajo colaborativo?

En principio se trata de una actividad creativa compartida por un grupo de personas que son capaces de intercambiar ideas y enrumbar sus esfuerzos con un objetivo común, coordinando aptitudes, actitudes y habilidades.

Se ha convertido en una forma de desarrollar actividades y proyectos muy utilizada, gracias a la cual han podido lograrse los adelantos y las soluciones a los problemas y necesidades de los que hoy disfrutamos.

Se trata de una idea muy diferente al trabajo en equipo, que funciona basada en una estructura que posee jerarquías, con un coordinador que se responsabiliza por la consecución de un objetivo o proyecto, impartiendo instrucciones y organizando la forma de trabajar.

Ejemplos de trabajo colaborativo

Constituyen ejemplos básicos de este tipo de trabajos la limpieza de una casa por los miembros de una familia, pero también lo es la participación de todos los miembros de una empresa en la realización de un proyecto común.

De lo que se trata es que cada miembro aporte sus ideas e innovaciones, y todas se pondrán en común para alcanzar las metas trazadas, lo que facilita los procesos productivos.

Características del trabajo colaborativo

Entre sus características, tenemos:

• La forma de colaboración es una estructura horizontal, diferente al trabajo en equipo, donde todos trabajan en un plano de igualdad.
• Fomenta la elaboración de ideas para la creación de soluciones, porque los participantes se sienten motivados, gracias a la valoración que se da a las ideas que aportan, pudiendo observar una misma situación desde distintas perspectivas.
• Crea una dimensión de propósito común, ya que los participantes valorarán los aportes de todos, realizando actividades conjuntas que en definitiva beneficiarán a la organización.
• La participación de los miembros es equitativa, gracias a que no existen estructuras jerárquicas, los miembros se sentirán motivados a aportar sus ideas y esforzarse cada vez más para lograr alcanzar las metas.
• Ningún proyecto puede ser considerado demasiado grande, ya que todos harán su esfuerzo por tener éxito y alcanzar las metas trazadas, sólo se requerirá organizar las tareas.
• La responsabilidad del aporte sigue siendo personal y cada miembro se ocupará de hacer su contribución a la meta común.

Importancia del trabajo colaborativo en la empresa

Es importante porque a través de la colaboración de todos los participantes, logran alcanzarse todas las metas trazadas, además fomenta una comunicación más fluida entre los miembros, quienes pondrán su voluntad en común, sin una estructura jerárquica que limite su participación.

Otro beneficio es que favorece la innovación, por medio del conocimiento compartido y la retroalimentación de sus participantes de forma espontánea, ya que genera un intercambio eficaz de opiniones e ideas.

Además, se requiere que existan equipos multidisciplinarios que puedan cubrir cada aspecto del proyecto, ya que se abarcan los respectivos puntos de vista de los participantes.

Favorece también la interacción entre los participantes, mejorando la comunicación, la cooperación y la coordinación y ayuda a desaparecer el sentido de aislamiento empresarial, ya que genera una sensación de gratificación y constante contacto.

Finalmente, fomenta la productividad de la organización, ya que sus miembros se sentirán mucho más motivados a aportar sus conocimientos y soluciones, en la búsqueda de una meta común, que podrá ser alcanzada de forma más rápida, gracias al trabajo de todos.

 Trabajo colaborativo a distancia o trabajo remoto

Permite la participación de los miembros en la obtención de soluciones y alcanzar los objetivos en un ambiente virtual, sin la limitación que representa la necesidad de que todos se encuentren de forma física en un mismo sitio.

Con esta estrategia, la empresa puede beneficiarse de la participación de miembros valiosos en el trabajo colaborativo, sin importar las distancias y los idiomas, porque todos esos obstáculos pueden ser resueltos a través de la ofimática.

Ventajas del trabajo colaborativo en las empresas

Podemos mencionar entre las ventajas:

• La promoción de valores corporativos como respeto, empatía, cooperación, solidaridad, fortaleciendo las relaciones entre los actores de los distintos procesos productivos de la empresa.
• Limita la posibilidad de que se cometan errores, ya que todos los participantes estarán pendientes de detectar las posibles fallas en el proceso, con el objetivo de solucionarlas, en aras de lograr el objetivo trazado.
• Le confiere mayor importancia al resultado obtenido, ya que todos los miembros se sentirán parte del éxito alcanzado.
• Fomenta compartir los conocimientos, de forma que los miembros adquirirán nociones de los demás, que pueden ser necesarias para los aspectos técnicos de las metas comunes trazadas.
• Las metas son compartidas por todos, gracias al compromiso de los participantes con el proyecto y la cooperación realizada.
• Se pueden optimizar los recursos, compensando las debilidades y fortalezas que puedan surgir, además es posible ejecutar varios proyectos y actividades al mismo tiempo.
• Incrementa la productividad de la empresa, no sólo en términos de resultados, sino en términos de tiempo y de empleo de recursos.
• Mejora las formas de comunicación entre todos los participantes del proceso, con el intercambio de ideas, opiniones, propuestas y soluciones de forma más fluida y fácil, favoreciendo el intercambio entre los participantes.
• Permite innovar, porque el trabajo colaborativo es un entorno que favorece la creatividad y la confianza entre los miembros.

Diferencias entre trabajo en equipo y trabajo colaborativo

La diferencia fundamental se encuentra en su estructura, en un trabajo en equipo existe una estructura jerarquizada en la que una persona es la que imparte las directrices de la actividad a desarrollar, en cambio, la participación en el trabajo colaborativo es horizontal.

Esto último significa que todos los participantes trabajarán en condiciones de igualdad, lo que favorece la iniciativa de los miembros para aportar soluciones y estrategias que serán evaluadas por los demás, para alcanzar de manera más efectiva las metas comunes.

¿Cómo introducir el trabajo colaborativo en las empresas?

La forma de hacerlo es introduciendo ciertos métodos o dinámicas que sean funcionales para los participantes, entre las cuales resulta fundamental elegir a un comunicador eficiente, que sea capaz de trasladar a los participantes de forma correcta las metas trazadas.

Otra herramienta de trabajo colaborativo puede ser la utilización de la ofimática, permitiendo al mismo tiempo el trabajo remoto o a distancia de los participantes, quienes pueden realizar sus esfuerzos en pro del objetivo común sin que tengan que encontrarse físicamente en un mismo lugar.

Trabajo colaborativo en empresas medianas

Una Pyme puede beneficiarse del trabajo colaborativo implementando herramientas informáticas que permitirán la interacción más rápida entre los participantes, con más seguridad, integridad, velocidad y precisión.

La ventaja obvia es la optimización de los recursos disponibles, bien sea humanos o materiales y ello representa un ahorro en el proceso productivo, que también será más veloz.

Trabajo colaborativo en empresas grandes

Cuando nos referimos a grandes empresas, este tipo de trabajo no sólo incrementará su productividad sino que fortalecerá la relación entre los encargados de los distintos niveles del proceso productivo, lo que logrará que las metas se alcancen de forma más rápida.

A ello también debemos agregar que será posible maximizar la utilización de los recursos disponibles, que en el caso de una gran empresa pueden ser muchos y pueden estar siendo subutilizados, lo que de alguna manera podría significar una pérdida de tiempo o de dinero en el proceso.

Trabajo colaborativo a distancia o remoto

Introducir una forma colaborativa de trabajo en una empresa facilitará el intercambio de los conocimientos, habilidades, bienes y servicios entre los distintos actores de los procesos y áreas tecnológicas y administrativas, sin necesidad de que los participantes deban encontrarse presentes en el mismo lugar.

Trabajo colaborativo en la nube y entornos virtuales

Utilizar las herramientas de ofimática es una solución ideal para un trabajo colaborativo en un entorno virtual, pudiendo aprovecharse todas las oportunidades que pueden ofrecer los conocimientos de los participantes, sin importar su ubicación física.

Herramientas para llevar a cabo el trabajo colaborativo

Entre las herramientas que una empresa puede utilizar para implementar el trabajo colaborativo, podemos encontrar:

Google Workspace

Es un conjunto de soluciones en la nube específicamente creadas para mejorar la productividad y el trabajo colaborativo, de esta manera ayudarán a las empresas u organizaciones a mejorar sus operaciones y procesos sin importar el lugar en que se encuentren sus colaboradores.

Gestores de tareas

Se trata de herramientas que se emplean para coordinar y poder hacerle seguimiento a las tareas que se realizan en función de un objetivo común trazado, que permite evaluar responsabilidades, prioridades y plazos.

Mensajería instantánea para empresas

Es un servicio virtual que permite y facilita la interacción en la comunicación de todos los participantes de un trabajo colaborativo, permitiendo el intercambio veloz de ideas, opiniones y soluciones, sin importar el lugar en que ellos se encuentren.

Conclusión

El trabajo colaborativo es un método que ha demostrado ser efectivo y muy beneficioso para cualquier organización, porque crea un ambiente de trabajo en el que todos los participantes de un proceso productivo generan beneficios y bienestar tanto para la organización como para ellos mismos.

De lo que se trata es que todos se tracen como meta común el logro de determinados objetivos, en beneficio de la productividad de la empresa, y los miembros aportarán sus conocimientos, ideas y soluciones, que serán valoradas por el grupo, pudiendo seleccionarse aquellas que sean más adecuadas para mejorar las actividades que se ejecutan.