Las organizaciones actuales están respondiendo a una nueva era, donde los trabajadores ahora laboran de forma remota a tiempo completo; muchas veces sin la capacitación o adaptación necesarias. 

Así, la naturaleza de esta transición ha suscitado una pregunta importante: ¿Cómo medir y optimizar la productividad laboral de los trabajadores con la fuerza laboral en estado remoto? Aquí te daremos algunas estrategias efectivas que puedes aplicar en tu empresa.

¿Cómo medir la productividad laboral en el trabajo remoto? 

Históricamente, la productividad de los trabajadores se ha medido en unidades de producción por hora, con metas enmarcadas de manera fácil de contar: unidades producidas, transacciones o ventas completadas, etc. 

Sin embargo, la productividad de los trabajadores de la analítica, gestión, proyectos y ciencias del conocimiento requiere un enfoque diferente.

Existen diversos elementos para medir el concepto de productividad, según las características y necesidades de cada organización. Si utilizamos indicadores de producción más específicos, podremos medir la productividad como un todo. Algunos ejemplos de ellos pueden ser:

Claridad de objetivos: la productividad está altamente correlacionada con el compromiso emocional de los trabajadores con el trabajo que realizan. Ese compromiso a menudo proviene de equipos que tienen un entendimiento común de los objetivos subyacentes detrás de su trabajo.

Intercambio de información: mide la forma y la puntualidad en que se distribuye el resultado del trabajo realizado a las partes interesadas y a quienes dependen de ellas.

Cantidad de entregables: ¿Cuántos entregables se realizaron de manera efectiva en un periodo de tiempo? ¿Hubo retrasos o errores que disminuyeran la productividad?

La productividad laboral como medidor de éxito empresarial 

¿Qué tan amplia es la red de trabajadores remotos fuera de la organización? ¿Se apoyan en esta red como un impulso para el desarrollo de sus tareas y metas laborales? Este es un elemento que alimenta el pensamiento creativo e impulsa la productividad de los trabajos remotos como factor de innovación. 

Otras vías igualmente efectivas para aumentar la productividad laboral son las siguientes:

Promueve la formación continua 

La diversidad de culturas y habilidades que promueven los equipos remotos, también puede desembocar en programas de formación continua y de aprendizaje en equipo. 

Contar con pequeñas presentaciones o webinar donde cada colaborador prepare una charla sobre alguna de sus expertises, va a nutrir al equipo de un modo muy positivo, incluyendo al orador, quien tendrá un espacio para ser reconocido por sus singulares habilidades.

En este punto, hay que comprender que cada vez más disminuyen los espacios formativos donde se requiere la preparación de una sala de juntas, herramientas de proyección de video, comida para los invitados, etc.

Las reuniones de formación más eficaces, que pueden involucrar desde un pequeño grupo hasta decenas de personas, se llevan a cabo online. Este es un factor productivo, frecuente e incluso indispensable para el avance de cualquier organización.

Motiva y recompensa 

Los indicadores que mencionamos como ejemplo anteriormente, pueden cumplir una doble función dentro de tu empresa. Por una parte, sirven para medir la productividad y el rendimiento de tu área, pero por otra, permiten al equipo a estar alineado hacia una meta en común, pudiendo obtener una recompensa de ello.

Si desarrollan un programa de bonos, la recompensa debe estar directamente relacionada con el alcance de los objetivos. 

Además, los indicadores permitirán ver qué tan realistas son las metas, hacer un análisis más profundo y trazar un plan para alcanzar los objetivos del próximo mes o trimestre.

Si los objetivos no son logrados consecutivamente, es importante que esta situación no se convierta en un escenario negativo o de castigo. Los líderes deben promover ideas y estrategias para lograrlos.

Si las metas fueron calculadas desde el área directiva y no se están cumpliendo, vale la pena analizar si son objetivos alcanzables, y que los trabajadores puedan hacer los ajustes necesarios para lograrlos.

Mantén la comunicación 

La comunicación asertiva fue uno de los principales desafíos para organizaciones que no tenían digitalizada su información y procesos en los últimos años. 

Si el éxito empresarial depende de la formación y motivación de los trabajadores remotos, es evidente que la comunicación entre ellos también es un factor decisivo, tanto de productividad como de crecimiento y bienestar.

Es interesante pero poco común percibir el trabajo remoto desde el punto de vista del trabajador. Quien a pesar de que puede tener acceso a la misma información y herramientas de trabajo, los canales de comunicación, la rapidez, y la ausencia de la comunicación no verbal generan un cambio en el comportamiento y la aceptación de nuevos proceso de comunicación a los que debe adaptarse.

Desde pequeñas reuniones diarias, hasta importantes reuniones semanales o mensuales, pueden servir para ponerte al día con tus colaboradores, ver sus rostros a través de videollamada y repasar el avance de cada uno de los entregables.

Emplea herramientas de gestión digital 

Los marcos de trabajo remoto y las herramientas de ofimática en la nube son tecnologías con varios años de evolución en el mercado, pero que han visto su auge a partir de la pandemia. 

Estos servicios estuvieron listos y optimizados en el momento que más lo necesitábamos, convirtiéndose en una opción salvadora para dirigir las operaciones a distancia.

Las herramientas de gestión digital pueden ser tan elementales y eficientes para llevar la organización de todas las comunicaciones, como chats, correos electrónicos y salas de reuniones, pero también centralizar operaciones complejas, como hojas de finanzas, control de procesos, firmas de contratos y supervisión de las tareas y agenda de cada integrante.

La seguridad ha sido otro elemento definitorio a la hora de implementar estos servicios de gestión digital en la nube, mientras que luego de su uso, empezaron a surgir nuevos beneficios como ahorro de costos en proveedores, servidores, equipos informáticos, etc; lo que convirtió a la gestión digital en la nube como la mejor opción, incluso luego de volver al trabajo presencial. 

Google Workspace es la mejor opción para la productividad 

Google Workspace se ha convertido en la herramienta digital por excelencia para gestionar todas las comunicaciones y  herramientas ofimáticas a través de la tecnología de los servidores en la nube, lo que permite la gestión en tiempo real desde cualquier ubicación geográfica, fomentando los proyectos colaborativos, agilizando los tiempos y preservando la seguridad de tus datos con los sistemas más eficientes desarrollados por Google.  

Trabajar desde cualquier lugar y poder realizar la gestión en cualquier dispositivo ha sido la principal ventaja para los trabajadores, pero para las empresas, Google Workspace representa un ahorro en el área tecnológica, que va desde el mantenimiento, protección de datos y adquisición de nuevos servidores.

Al contar con un servicio que comprende el almacenaje de la información según las necesidades de tu empresa, se genera una reducción considerable de los gastos en dispositivos de almacenamiento, incluyendo los respaldos y backups.

Así, la principal función de Google Workspace que impulsa la productividad es sin duda las múltiples herramientas de comunicación y trabajo colaborativo, lo que genera un avance y registro de datos ágil, fácil y seguro, nunca antes visto e imposible de lograr sin la tecnología de cloud computing. 

Conclusión

Los trabajadores móviles y remotos no son nuevos. Ciertos sectores de la población activa han trabajado de forma remota desde la revolución industrial. Por ejemplo, la fuerza laboral de ventas y los ejecutivos de cuentas a menudo se encuentran lejos de la sede corporativa y pasan su tiempo con los clientes en el campo presencial. 

En los últimos años, las herramientas de software colaborativo y las conexiones a Internet de alta velocidad, así como los esfuerzos corporativos para reducir los costos inmobiliarios, amplían la posibilidad de retener conjuntos de habilidades difíciles de encontrar en talentos ubicados en una sola región específica.

A estos talentos bien formados y adheridos a una red de comunicación asertiva, se suman las herramientas y servicios digitales como los grandes cohesores de las nuevas estrategias de trabajo remoto, haciendo realidad el sueño de trabajadores más eficientes en escenarios que nos pueden significar una alta reducción de costos.