La automatización, las plantillas de correo electrónico, el historial de contactos y los informes de seguimiento son algunos de los beneficios de usar una buena aplicación de CRM para el servicio al cliente.

El 65% de los consumidores cree que la reputación de una empresa por su excelente servicio al cliente es más importante que la publicidad.

Así, este artículo es para empresarios que desean mejorar su servicio al cliente optimizando el uso de un software CRM. Te contamos más a continuación.

Cómo automatizar el servicio al cliente a través de un CRM

El público general quiere hacer negocios con empresas que ofrezcan un excelente servicio al cliente. Entonces, ¿cómo pueden las PyMEs mejorar su juego de servicio al cliente con una automatización de las acciones? Usar un software de Customer Relationship Managemente (CRM) utilizado de manera efectiva podría ser la respuesta.

¿Qué es el software CRM?

Un CRM es un software en el que las empresas almacenan su base de datos de clientes, incluida la información de contacto, así como los registros de las interacciones y transacciones, para ayudar al personal de ventas y marketing a adquirir y retener prospectos.

El software CRM permite a los usuarios realizar un seguimiento de las interacciones con clientes potenciales y clientes frecuentes, lo que ayuda a optimizar los procesos de ventas, el servicio al cliente, el soporte técnico y las campañas de marketing. 

El software de CRM es un elemento esencial en la actualidad para el seguimiento de los comportamientos y necesidades de tus clientes.

Las funciones básicas de CRM incluyen la gestión de datos de clientes, el seguimiento de clientes potenciales y la respuesta a las solicitudes de comentarios de los clientes o interacción con ellos en diversos canales y se puede lograr integración con algunas redes sociales.

4 formas de usar el software CRM para automatizar el servicio de atención al cliente.

1. Enviar correos electrónicos automatizados

La automatización es uno de los beneficios de las herramientas de CRM. Los dueños de negocios pueden agilizar la comunicación temprana con los clientes mediante el envío de respuestas automáticas. 

Dar a los clientes una confirmación instantánea de que se ha recibido su solicitud es un beneficio importante de los correos electrónicos automatizados, pero es mucho más funcional que eso. 

Las respuestas de correo electrónico son una excelente manera de agregar enlaces a formularios de solicitud, páginas de preguntas frecuentes y encuestas de satisfacción.

Con demasiada frecuencia, las empresas dedican tiempo a crear guías de preguntas frecuentes y documentación técnica que nadie usa, pero los correos electrónicos automáticos son una excelente manera de dirigir a las personas a los recursos que ya has creado.

2. Crea comunicaciones coherentes

Las plantillas de correo electrónico son una manera fácil de garantizar que la comunicación por email con los clientes sea consistente y profesional. 

Cuando obtengas una vista previa de diferentes sistemas de CRM, verifica si las plantillas de correo electrónico están disponibles y pregunta qué tan personalizables son. 

En la mayoría de los casos, los usuarios pueden agregar imágenes a sus plantillas  (incluidos logotipos) y guardarlas para compartirlas con otros usuarios. 

Imagina enviar campañas a ciertos clientes en función de pedidos o problemas y hacerlo automáticamente.

3. Obtener informes

Un software CRM de calidad está repleto de informes que resumen análisis valiosos e indicadores clave de rendimiento. 

Algunos sistemas incluso permiten a los administradores comparar las interacciones con los clientes en función de los empleados, lo que permite a los gerentes ver qué asociados tienen los tiempos de respuesta más largos y más cortos, quién tiene más clientes próximos a cerrar un negocio, y cuántas ventas se han consolidado, etc. 

Al igual que con la mayoría de las funciones, cuanto más sofisticado sea tu sistema de CRM, más opciones tendrá para obtener informes.

4. Personaliza las interacciones con los clientes

Una de las características más valiosas que ofrece un CRM moderno es la capacidad de capturar información detallada del cliente. 

Desafortunadamente, muchas empresas gastan tiempo y dinero en implementar sistemas CRM sin capacitar posteriormente a los agentes de servicio y otros empleados sobre cómo usar la información que está a su alcance. 

Cuando un empleado/colaborador contesta un teléfono o realiza una llamada a un cliente cuya  información está en el CRM, debe utilizar esos datos para nutrir e impulsar la conversación.

Personalizar una llamada con el nombre del cliente es solo un básico de las aplicaciones que podemos darle a la información que nos brinda el CRM. 

Comprender el tipo de negocio en el que se encuentra el cliente, revisar los pedidos anteriores y analizar la comunicación anterior puede brindar a los agentes de servicio al cliente, representantes de ventas y otros empleados de atención al cliente una visión real sobre cómo comunicarse mejor con cada usuario.

Soluciones de Zoho CRM

Zoho CRM está diseñado para ayudarte a administrar las relaciones con los clientes, así como otros aspectos de tu negocio, como la productividad de los empleados, lo que tienen un impacto indirecto en la satisfacción del cliente y en el presupuesto y resultados de tu gestión.

Zoho CRM no solo te brindará todas las funcionalidades que hemos mencionado en este artículo, sino que también te permite saber qué clientes han visitado tus representantes de atención, con seguimiento y registros en tiempo real. 

Las organizaciones de diversas industrias y tamaños obtienen múltiples beneficios con Zoho CRM. Esta es una gran herramienta para crear y mejorar la interacción con el cliente, aumentar la rentabilidad de tu negocio y resolver los problemas de los consumidores con una alta inmediatez y eficiencia gracias a la automatización.

Conclusión

Cuando las pequeñas empresas amplían su uso del software CRM no solo para almacenar información del cliente sino también para mejorar el servicio al cliente, pueden cambiar las reglas del juego, y obtener una verdadera ventaja competitiva en su región.

Un CRM los ayuda a mantenerse en contacto con los clientes para que puedan medir continuamente su nivel de satisfacción en relación a tu negocio.

Para comprender mejor cómo los CRM pueden ayudarte a mejorar tu servicio al cliente, te invitamos a contactar a uno de nuestros asesores de Nuva, quienes te guiarán y brindarán asesoría para la implementación de un CRM ajustado totalmente a las necesidades de tu negocio.