Google Sheets vs. Excel: ¿Cuál es mejor para tu empresa?

Si eres de los que trabaja constantemente con hojas de cálculo, de seguro en más de una ocasión te habrás preguntado cuál plataforma es mejor para tu empresa: ¿Google Sheets o Excel? 

Estas son las plataformas más usadas a nivel empresarial para la organización y análisis de datos, por lo que es importante conocer ambas para poder decidir cuál es la que mejor se adapta a nuestras necesidades. 

Así que si aún tienes dudas sobre las funciones de estas herramientas y cómo puedes sacarles el mayor provecho, aquí encontrarás respuesta a tus preguntas y podrás tomar las mejores decisiones para tu organización. Acompáñanos. 

Hojas de cálculo: Más allá de la contabilidad

Hasta hace algunos años, las hojas de cálculo sólo eran usadas por departamentos muy específicos de las empresas. Esto se debía a que su función principal se enfocaba en trabajo contable o financiero. 

Además de esto, debemos considerar que en los años previos a la era de internet, Excel y Microsoft Office tenían el monopolio del sector, todo desde un formato offline que implicaba la descarga de un software específico. 

Posteriormente, con los avances tecnológicos y el desarrollo de la plataforma, se fueron agregando más funciones y flexibilidad a la herramienta, lo que permitió emplearla en un campo más amplio de aplicaciones y gestiones. 

Así, fue en el año 2006 cuando se lanzó oficialmente Google Sheets, como parte del conjunto gratuito de Google Docs Editors. Inició con una plataforma simple e intuitiva, pero rápidamente se fue actualizando y adaptando hasta la interfaz que conocemos hoy, donde se cuentan con gran parte de las funciones primarias de Excel, y varias aplicaciones propias de Google Sheets. 

Diferencias entre Google Sheets y Excel

Google Sheets y Excel son herramientas basadas en los mismos principios y comparten muchas funciones. Sin embargo, siguen existiendo diferencias notables entre ellas. De hecho, esto hace que exista una gran división entre las personas que prefieren una sobre la otra. 

Más allá de pensar en pros y contras de ambas, en lo que debemos enfocarnos realmente es en sus cualidades particulares, ya que esto es lo que nos permitirá definir cuál de ellas es la más adecuada para nuestra empresa y sus necesidades. 

Para tenerlo todo un poco más claro, aquí mencionaremos algunas de sus principales diferencias y funciones:

Offline vs. Online

Aunque en la actualidad Excel puede usarse bajo una modalidad online con la suite paga de Microsoft Office, en sus inicios era un software offline, que solo podía conectarse a una intranet o red privada de computadoras. 

Por el contrario, Google Sheets fue concebido como una herramienta online, disponible en diversos dispositivos y en cualquier momento, gracias a su almacenamiento en la nube. 

Esta es una ventaja que no solo se traduce en comodidad y accesibilidad para sus usuarios, sino también en una mayor confiabilidad de la plataforma y la capacidad de realizar trabajo colaborativo en tiempo real. 

Capacidad de la hoja

Respecto a la capacidad de las hojas de cálculo, en ambos casos podemos indicar que la cantidad permitida de celdas es tan amplia que de seguro será suficiente para cualquiera de nuestros trabajos, sin importar su extensión o complejidad.

En Excel, la capacidad máxima de celdas por hoja es de 1.048.576 filas y 16.384 columnas. A su vez, se pueden crear hasta 255 hojas de cálculo por documento o “Libro”.

Por su parte, Google Sheets tiene una capacidad total de 200 hojas por documento y 400.000 celdas totales, de las cuales pueden estar configuradas con fórmulas hasta 40.000.

Funciones de Excel

Funciones

Las funciones de Google Sheets y Excel son bastante similares entre sí. Sin embargo, un punto favorable para Google Sheets es que, al contar con la ventaja de ser una herramienta anclada a la web y a la nube, incluye funciones compatibles con navegación. 

Por ejemplo, mediante una fórmula llamada IMAGE, se pueden insertar imágenes en las celdas directamente desde una URL de internet, sin tener que descargarla en tu dispositivo.

En el caso de Excel, en la actualidad cuenta con funciones que no posee Google Sheets. Un buen ejemplo es la fórmula XLOOKUP, que permite buscar valores dentro de la hoja de cálculo.

Gráficos

La creación de gráficos es un elemento fundamental de todo análisis de datos, especialmente para su presentación y fácil visualización. En este sentido, Excel fue pionero en ofrecer una plataforma de construcción rápida y sencilla de gráficos, y es por eso que actualmente cuenta con una interfaz muy avanzada y especializada en el tema.

Google Sheets no se queda atrás, y aunque ofrece una amplia variedad de estilos de gráficos y visualizaciones, las opciones de configuración y segmentación de la información de los gráficos no es tan avanzada como la de Excel.

Fórmulas

Cuando hablamos de la cantidad y variedad de fórmulas posibles de aplicar, Excel es el claro ganador entre ambas herramientas. Sin embargo, la realidad de esto es que en el trabajo cotidiano, solo usamos un porcentaje muy reducido de estas funciones (a menos que seamos programadores expertos de Excel).

Google Sheets tiene una oferta mucho más limitada de fórmulas y comandos, pero esto no la convierte en una herramienta limitada. Al contrario, ha sabido optimizar las fórmulas que ofrece y se ha diversificado para desarrollar aplicaciones y funcionalidades mucho más enfocadas en productividad y uso constante. 

Manejabilidad

La manejabilidad de la plataforma es uno de los factores que han ido convirtiendo a Google Sheets en la herramienta favorita de los trabajadores. Su interfaz amigable y simple contrasta en muchos puntos con Excel, la cual ofrece una visualización que muchos consideran “compleja”.

Además de esto, debemos mencionar que Google Sheets nos permite tener alta accesibilidad a los documentos almacenados en la nube, el trabajo colaborativo en tiempo real, y un respaldo de histórico de versiones que te permite consultar los cambios y avances realizados. 

Seguridad

Respecto a la seguridad de ambas herramientas, Excel brinda una plataforma sólida y confiable por sí misma. Sin embargo, cuenta con los problemas de seguridad propios de cualquier software de instalación o suscripción. Los archivos, al ser almacenados de forma física en las computadoras, son vulnerables a ciberataques o al acceso no autorizado de personas ajenas a tu organización.

Google Sheets, al igual que todas las herramientas y aplicaciones de Workspace, cuentan con el respaldo de los protocolos de seguridad de Google, lo que garantiza que todos los documentos almacenados en la nube están completamente resguardados, protegidos de ciberataques y con acceso permitido sólo a personas autorizadas. 

Costos

Si hablamos de costos, Google Sheet es la clara ganadora en la contienda, ya que es una herramienta que está totalmente incluida en la suite de Google Workspace. 

Muy al contrario, para acceder a Excel es necesario suscribirse al servicio de Microsoft 365, o adquirir la herramienta de forma individual. Además, la versión online de Excel solo está disponible en las versiones superiores de Office 365; es decir, es más costosa. En cualquiera de los casos, estas son suscripciones pagas de forma anual, mensual o de pago único. 

Google Sheets para empresas

¿Cuál le conviene a tu empresa?

Con todo lo que hemos visto hasta ahora, es posible que aún te preguntes: entonces, ¿cuál es la mejor opción para tu empresa? La respuesta dependerá de las necesidades propias de cada departamento o rubro.

Como mencionamos anteriormente, lejos de señalar a alguna de las dos herramientas como la mejor, lo más importante es reconocer los beneficios y características de ambas, y saber adaptarlas a nuestro trabajo.

Google Sheets es la opción ideal para una gestión y procesamiento de datos rápida, práctica y efectiva. También funciona de forma excelente para administrar controles de procesos, planes y seguimiento de funciones. Incluso para una organización básica de tareas o supervisión de metas y objetivos.

Por su parte, Excel es una herramienta mucho más especializada en el procesamiento y análisis de datos, por lo que nos permite gestionar información más avanzada, empleando fórmulas y funciones específicas enfocadas en la programación y desarrollo numérico.

Como verás, ambas herramientas tienen similitudes pero también diferencias, lo que las hace un excelente complemento la una de la otra. 

Conclusión

Las hojas de cálculo son unas de las herramientas de trabajo y gestión más comúnmente utilizadas en la actualidad, y tanto Google Sheets como Excel han sabido reinventarse y adaptarse a las necesidades de las empresas y así ofrecer plataformas intuitivas, eficientes y poderosas. 

Así, ambas herramientas se complementan muy bien en cualquier nivel de la gestión empresarial, por lo que no debes prescindir de ellas. 

Si quieres que tu empresa disfrute de los mejores beneficios de Google Sheets y el resto de herramientas y aplicaciones de Google Workspace, en Nuva somos los indicados para asesorarte y ayudarte. Contáctanos

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