A medida que el COVID-19 continúa propagándose a través de nuevas cepas y las víctimas aumentan, enfrentar el desafío humanitario es la prioridad número uno para las empresas. 

Si bien los líderes de TI actualmente se enfocan en hacer frente a los desafíos operativos de la crisis, sus atenciones ya están directamente en la gestión prudente de los costos. 

Al revisar las opciones de costos, los CIO y gerentes de IT deben evaluar el contexto estratégico de su negocio para comprender dónde se necesitan recortes e inversiones. 

En muchos casos, las empresas ya han comenzado a identificar las primeras reducciones y realizarlas. Estos esfuerzos de gestión de costos, sin embargo, tradicionalmente han estado muy por debajo de lo que podría ser necesario reducir en el futuro cercano.

Con esto en consideración, aquí abordaremos a profundidad el tema de cómo lograr una óptima reducción de costos empresariales en tiempos de crisis, desde el departamento de TI.

Optimización presupuestaria: la nueva meta común

Hay tres cosas que los CIO y directores de IT están haciendo para identificar y, si es necesario, liberar gastos, con el fin de alinearse a metas en común que involucran a toda la organización. Ellas son:

Define las medidas de reducción de costos

Al comprender la gama completa de medidas disponibles, los CIO pueden desarrollar de manera proactiva un punto de vista claro sobre cuáles recortes (y los posibles riesgos asociados) son viables y cuándo realizarlos en función de cómo se desarrolla la situación empresarial.

Aprovecha la flexibilidad integrada en la TI

Se puede ahorrar hasta un 30% del gasto en TI tomando medidas que aprovechen la flexibilidad integrada en la base de costos. 

Estos pueden incluir la reducción del volumen de demanda y los niveles de servicio, la eliminación de gastos discrecionales, el retraso de proyectos no esenciales o el desmantelamiento de aplicaciones con poco uso.

Invierte en productividad empresarial y en la próxima normalidad

El líder de TI debe equilibrar los esfuerzos de reducción de costos con la necesidad de invertir en un modelo de operaciones comerciales modificado para la nueva normalidad después de la crisis.

Estas medidas pueden ayudar a trabajar de manera proactiva con el CEO para desbloquear ahorros que aseguren la continuidad del negocio y puedan redirigirse a inversiones relacionadas con las nuevas prioridades comerciales. 

De esta manera, el líder de la empresa podrá posicionar a TI como una función que lidera el negocio durante la recesión y más allá.

Los principales costos en TI

Los gerentes del cambio van un paso más allá al desarrollar un punto de vista holístico sobre los posibles ahorros, cómo priorizarlos, en función de su tamaño, viabilidad, sus efectos en el negocio y su preparación futura; para decidir cuándo implementarlos con base a cómo se desarrolla la situación del COVID-19, así como cualquier otra circunstancia determinante para la vida del negocio.

Definir estas medidas de manera detallada y proactiva permite que el CIO esté preparado para tomar decisiones de manera reflexiva, estratégica y en estrecha alineación con los líderes de la organización.

Dentro de este contexto de gestión de recursos, el área de TI podría enfocarse en estos principales tipos de proyectos: 

Proyectos Run

Consiste en proyectos para llevar a cabo actividades empresariales esenciales que no se conectan directamente con un segmento de clientes en particular (o, para decirlo de otra manera, con un flujo de ingresos en particular).

Proyectos Grow

Mejorar el rendimiento comercial en mercados establecidos sirviendo a segmentos de clientes determinados con propuestas de valor que marquen la diferencia.

Proyectos Transform

Este tipo de proyectos permite ingresar a nuevos mercados con nuevas propuestas de valor para nuevos segmentos de clientes. Tienen una alta vinculación con el desarrollo de nuevos productos o funciones de la mano de TI.

Estrategias para reducción de costos TI

Para desarrollar un abanico completo de opciones de reducción de costos y planificar la mejor manera de implementarlas, recomendamos los siguientes pasos:

Promover el uso de indicadores

Establece una base de todos los costos de TI, incluidos los software y todas las iniciativas digitales separadas. Luego, determina cuánto contribuye cada uno a los costos generales y cuánto de esta base de costos aumenta o disminuye con la demanda. 

Para muchas organizaciones, este es un esfuerzo necesario, ya que no ha sido un foco de atención en los últimos años.

Sobre estos costos se pueden establecer indicadores mensuales o trimestrales de reducción, y definir las medidas necesarias para alcanzar el mínimo de servicios y capacidades necesarios para ejecutar TI. 

Adoptar tecnologías de gestión

Adaptar tecnologías de gestión alineadas con los marcos de trabajo ágiles, podría ayudarte a presentar una reducción de costos en determinados escenarios que reflejen cómo podría cambiar el entorno operativo durante la recesión. 

Agrupa las medidas en sistemas de implementación o gestión en función de la viabilidad, el valor y el impacto empresarial. Luego, define la secuencia óptima de la implementación de los clústers, en función de las prioridades y dependencias comerciales u operativas.

Esto podría variar en la supervisión de proyectos en los que se utilicen desde eficientes plataformas de trabajo que midan los recursos, hasta la gestión automatizada de tickets de soporte que permita una priorización de los recursos, cuando la situación es menos crítica.

Invertir en servicios de consultoría

Para ejecutar estas opciones de manera efectiva, en función de cómo evolucione la situación, debes establecer un equipo multifuncional compuesto por expertos en funciones de control de TI (como el control de riesgo), adquisición de TI y métodos de desarrollo de arquitectura e infraestructura. 

Estos equipos, tanto de consultoría como de ejecución, trabajarán en estrecha colaboración con las unidades operativas para coordinar olas de reducción de costos basadas en medidas de desempeño y análisis especializados.

Una vez que se completa la fase de planificación, los buenos equipos de consultoría y planificación anticipada despliegan a sus expertos para ayudar a guiar e impulsar diversas medidas de implementación. 

Monitoreo de la infraestructura digital y física

Para ser efectivos en un plan de reducción de costos de TI, se necesita monitoreo sobre el  presupuesto y la infraestructura, así como la autoridad para tomar decisiones de alta gerencia para resolver problemas. 

A lo largo de todo el esfuerzo de monitoreo, el equipo de planificación debe tener un control estricto sobre cualquier gasto nuevo y limitar las inversiones a oportunidades de alto valor que hayan sido identificadas, y que ayuden a preparar el negocio para la próxima normalidad.

Emplear el cloud computing

Si bien el área de TI generalmente se percibe como un costo fijo, la mayoría de los presupuestos de TI tienen mucha flexibilidad incorporada, adaptándose a los cambios en los ciclos comerciales y las demandas. 

En una crisis, aprovechar esa flexibilidad y extenderla es la forma más rápida y efectiva de reducir costos.

El cloud computing ya se ha establecido como la manera más efectiva de deshacerse de los servidores físicos internos y ahorrar tanto costos operativos como de mantenimiento. Igualmente, permite optimizar las máquinas en segundos según los requerimientos, y sin la necesidad de solicitar recursos para la adquisición de nueva infraestructura física.

Todos los costos de TI se pueden reducir alrededor de un 30% al adoptar un enfoque de almacenamiento en la nube que permita que TI continúe operando en los volúmenes y capacidades planificadas, sin derrochar un centavo de más.

Por lo tanto, estos recortes se pueden hacer al adoptar un almacenamiento online de inmediato, beneficiando de manera estructural el modelo operativo de TI.

Automatizar procesos

Las reducciones de costos impulsadas por la flexibilidad van desde lo obvio (recorte de proyectos, suspensión de nuevas compras de hardware, reducción de los niveles de servicio) hasta los más sofisticados, como la automatización de sistemas con bajo uso o innecesaria mano de obra.

La automatización de los sistemas elimina la limitación de la capacidad de los entornos de desarrollo o la reducción de la disponibilidad de soporte in situ.

Tercerizar servicios

Muchos CIO ya están implementando acciones de tercerización de servicios de TI para reducir costos. 

Pero el gran desbloqueo de costos proviene de trabajar mano a mano con la empresa que te brinda el servicio para comprender dónde se reducen los costos a medida que se implementan nuevas soluciones.

Una empresa puede reducir sus costos simplemente limitando la demanda diaria de servicios o trasladándolos a un tercero que brinde mayor seguridad y disponibilidad.

El desarrollo de aplicaciones, el mantenimiento y seguridad de los sistemas, así como el trabajo desde máquinas virtuales, es una manera lógica de reducir costos terciarizando servicios.

Las tecnologías «como servicio», como la infraestructura como servicio (IaaS) o la plataforma como servicio (PaaS), pueden establecerse y ser efectivas para la reducción de costos.

Desarrolla una visión clara de qué servicios puedes tercerizar y cuáles requerirán más tiempo.

Conclusión

La reducción de costos puede convertirse en una realidad constante. Prepárate para la implementación de cada medida identificando las habilidades, el personal, el costo y las formas necesarias para mitigar de manera proactiva los riesgos para las operaciones y la percepción del cliente final.

En tiempos de crisis, cuando las empresas necesitan realizar reducciones de costos significativas, el CIO siempre está en un lugar interesante. Si bien la TI debe contribuir al ahorro general de costos, también debe optimizar el rendimiento del negocio. 

La eficacia con la que los líderes de TI gestionen todos los recursos puede determinar la eficacia con la que el área puede impulsar el rendimiento empresarial en general.

Por lo general, estos planes deben estar estrechamente alineados con los planes de crisis de cada negocio, a sus objetivos y al enfoque o filosofía de la organización para minimizar las interrupciones y mantener los estándares de calidad y servicio.