Cómo funciona Google Apps Script: Ejemplos y personalizaciones

Con Google Apps Script puedes desarrollar todo tipo de soluciones, como automatizar tareas repetibles, crear documentos, enviar correos electrónicos de manera automatizada o conectar las Hojas de cálculo de Google a otros servicios. 

En pocas palabras, Apps Script permite crear un sinfín de soluciones que se integran perfectamente con todas las funciones de Google Workspace, generando un entorno dinámico y eficiente. ¿Quieres conocer más sobre esta herramienta? Te lo contamos a continuación.

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Cómo iniciar con Google Script

Google Scripts tiene protecciones de seguridad sólidas para reducir el riesgo de las aplicaciones no verificadas, por lo que pasamos por un flujo de autorización cuando trabajamos en nuestras propias aplicaciones por primera vez.

Cuando presiones el botón Ejecutar, se te pedirá que autorices la ejecución de la aplicación. Por ejemplo, si la aplicación quiere ver y administrar tus hojas de cálculo en Google Drive, tú y tu equipo podrán administrar y gestionar tanto la seguridad como el acceso a la información.

Una vez hayas autorizado el script de la aplicación de Google, la función se ejecutará. Si algo sale mal con tu código en Google Apps Script, esta es la etapa en que verás un mensaje de advertencia con un mensaje de error.

Todo está pensado para que se puedan configurar los comandos de forma correcta y efectiva, y no se presenten fallas en la ejecución. 

Personalizar funciones en Google Apps Script

Quizás te estés preguntando por qué se necesita crear funciones o líneas de código para una Hoja de Cálculo en Google Drive. La respuesta es muy sencilla, y tiene que ver con la personalización de funciones y aplicaciones que requiere tu organización o empresa.

El área de TI conoce muy bien la importancia de optimizar los procesos y gestiones, y poder adaptarlos a las necesidades de las tareas específicas a ejecutar. 

Así, al crear funciones específicas para Hojas de cálculo, podrás asegurarte de que se están brindando las herramientas necesarias para facilitar y mejorar el trabajo, y apuntar directamente a los resultados requeridos.

Principales Beneficios de la personalización

En casi todas las organizaciones promedio, existe todo un mundo de análisis y procesamiento de datos sin explotar.

Normalmente, las hojas de cálculo son más efectivas cuando los conjuntos de datos que están integrados en ellas están limpios y ordenados, y todo lo que tenemos que hacer es hacer algunas tablas dinámicas, tal vez algunos filtros y agregar una columna adicional aquí y allá para hacernos la vida más fácil, en cualquiera de las áreas.

A veces, puedes encontrar que los datos que deseas presentar en una hoja de cálculo son desordenados, ilógicos y mal formateados, sobre todo cuando existen integraciones mal configuradas entre herramientas, y es allí donde empiezan los problemas de TI.

Por lo general, aquí es cuando una célula de trabajo comenzaría a limpiar la línea de código, o las etiquetas, tal vez buscando y reemplazando o clasificando la hoja donde se están almacenando los datos, y agregando una nueva columna para describir un valor complejo de una manera más simple.

Pero tanto, sin importar dónde nos encontremos, todo este trabajo de configuración lleva mucho tiempo. Entonces, ¿cuál es la alternativa?

Si tu empresa usa hojas de cálculo de Google para su análisis de datos, tienes suerte; porque hay una gran cantidad de potencial en tus documentos de Google Drive que solo está esperando que un equipo ponga mano en ello con Google Apps Script.

Lo mejor de usar una secuencia de comandos de Google Apps dentro de tu hoja de cálculo es que puedes reutilizar fragmentos de código útiles en otras hojas, y crear una biblioteca de hojas de cálculo útiles, automatizadas y con info de valor, trabajando para tu organización y facilitando las tareas a tu equipo de TI.

Google Script

¿Qué se puede hacer con Google Apps Script?

En realidad, con una buena ejecución y conocimiento, se puede hacer casi cualquier cosa con las secuencias de comandos y funciones de Google Apps Script. Si tienes un problema o alguna acción que quieras automatizar, en el 99,9% de las veces habrá una solución que utilice la secuencia de comandos de Google Apps de alguna manera.

Estos son algunos ejemplos: 

  • Elimina los caracteres no deseados con sólo hacer clic en un botón.
  • Cambia las mayúsculas con solo apretar un botón.
  • Conéctate a conjuntos de datos externos a través de la nube.
  • Automatiza notificaciones o mails cuando lleguen las respuestas de un formulario.
  • Completa las plantillas con datos y envíelas por correo electrónico.
  • Actualice la capacidad de tu hoja de cálculo y ve más allá de la limpieza de datos manual, incómoda e inexacta; esto acercará a tu equipo hacia el camino de la innovación.

Cambiar el nombre de funciones en Google Apps Script

Cuando creas una nueva función, por default se llama “myFunction”, que es el nombre genérico predeterminado generado por Google. Cada vez que quisieras escribir esta función (es decir, ejecutarla para hacer algo) escribirías “myFunction()”. 

función miFunción() {

Navegador.msgBox(“¡Hola lector de Nuva!”);

Ten en cuenta que es una convención en Apps Script usar la nomenclatura comenzando con una letra minúscula. Por lo tanto, podríamos llamar a nuestra función holaNuva, con una h minúscula al comienzo de hola y una N mayúscula al comienzo de Nuva.

function holaNuva() {

  Browser.msgBox(“¡Hola lector de Nuva!”);

Agregar un menú personalizado en Google Apps Script

En Google Apps Script agregar un menú personalizado es sorprendentemente fácil de hacer, ya que solo requiere unas pocas líneas de código. 

Agregando las siguientes 6 líneas de código en la ventana del editor, arriba de la función ficticia holaNuva(), quedaría así:

function onOpen() {

  const ui = SpreadsheetApp.getUi();

  ui.createMenu(‘Menú personalizado Nuva’)

      .addItem(‘holaNuva’)

      .addToUi();

}

function holaNuva() {

Browser.msgBox(“¡(“¡Hola lector de Nuva!”);

}

Ejemplos de secuencias de comandos en Google Apps Script

Macros en Hojas de cálculo de Google

Otra excelente manera de comenzar a usar Google Scripts es mediante el uso de macros. Por ejemplo, realizar tareas repetitivas, e ir desarrollando cambios menores en su funcionamiento. 

De esta forma se puede aplicar un formato estándar a una tabla, o repetir la ejecución de un código ante determinada variable. Usar Apps Script para diseñar estas acciones en secuencia, es uno de los principales beneficios de desarrollar sistemas automatizados.

Función personalizada de Google Apps Script con Google Maps

Con Apps Script también podrías crear funciones con el uso del Servicio de mapas. El objetivo de este ejemplo sería poder tener dos nombres de lugares para obtener como resultado la distancia entre punto A y punto B, de la siguiente manera:

function distanceBetweenPoints(start_point, end_point) {

  // get the directions

  const directions = Maps.newDirectionFinder()

     .setOrigin(start_point)

     .setDestination(end_point)

     .setMode(Maps.DirectionFinder.Mode.DRIVING)

     .getDirections();

  // get the first route and return the distance

  const route = directions.routes[0];

  const distance = route.legs[0].distance.text;

  return distance;

}

La primera vez, deberás ejecutar el script una vez desde la ventana del editor y hacer clic en “Permitir” para asegurarte de que el script pueda interactuar con tu hoja de cálculo, API o cualquier otra integración.

Conclusión

Google Apps Script permite crear soluciones personalizadas y automatizadas que se integran perfectamente con el ecosistema de herramientas de Google Workspace.

Una hoja de cálculo, una aplicación web o un envío automatizado de correo electrónico, pueden optimizarse gracias al desarrollo de funciones. Incluso con Apps Script es posible realizar análisis de datos, crear paneles que muestren información en tiempo real y compartir estos elementos con otros usuarios.

Un tablero que se conecta a una cuenta de Google Analytics, extrae datos de redes sociales, verifica el estado del sitio web y envía por correo electrónico una captura de pantalla de resumen en formato PDF al final de cada día, sería el sueño hecho realidad de cualquier CEO o Director de Marketing.

Por suerte, esto cada ves es más viable gracias a equipos de TI que trabajan de manera eficiente e innovadora con los productos de ofimática de Google

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