Gracias al desarrollo que han experimentado los nuevos procesos tecnológicos, ahora es posible hacer uso de la nube, no sólo como una forma digital de almacenamiento en línea, sino poder realizar múltiples funciones desde una suite ofimática, facilitando nuestras labores. La tecnología avanza a pasos de gigantes y si no queremos quedar obsoletos, utilizar los servicios de una suite ofimática en la nube puede ser la solución que estamos buscando para dar un gran impulso a todas las actividades que estamos realizando en nuestra empresa.

Qué es la Ofimática en la nube

Es una nueva forma de utilizar herramientas ofimáticas que se encuentran disponibles, utilizando solamente un navegador de internet, permitiéndonos ejecutar actividades directamente en la nube, sin que sea necesario descargar aplicaciones, sólo con la Ofimática en la nube.

El gran beneficio es que ahora podemos utilizar la nube como un servicio que nos puede ofrecer ventajas muy convenientes, sin necesidad de tener que disponer de equipos costosos, servidores, softwares y hardwares complicados de mantener y operar.

Nos encontramos frente a una manera más práctica, económica y sencilla de poder hacer que las actividades de nuestra empresa u organización se beneficien de los adelantos tecnológicos que mejoran sensiblemente la forma de llevar a cabo nuestras actividades.

No sólo facilitan las actuaciones en las áreas administrativas y tecnológicas de una compañía, sino que pueden hacer que los distintos procesos, incluido el de producción, se hagan de forma más coordinada y orgánica, interconectada y colaborativa, favoreciendo la productividad.

Cómo funciona la Ofimática en la nube

Hacer uso de una suite ofimática en la nube nos va a permitir poder trabajar sobre nuestros propios archivos y documentos, sin tener que depender de la posesión de cierta clase de equipos. Lo único que se requiere es tener una conexión a internet.

Esto nos va a permitir tener acceso a nuestros archivos en cualquier momento y lugar, pudiendo crearlos, editarlos, mejorarlos y hasta compartirlos con nuestros colaboradores en las distintas áreas de la empresa, sin importar la distancia.

Ello no sólo permite poder beneficiarnos del trabajo colaborativo, con la posibilidad de alcanzar las metas y objetivos trazados de forma más rápida, gracias a la sincronización automática de los documentos, sino hacer uso de herramientas que faciliten la labor sin tener que descargar una aplicación.

Gracias a una suite ofimática en la nube, podremos hacer uso de formatos o formularios que van a estar disponibles para los usuarios, aplicándolos para alcanzar los objetivos planificados, de acuerdo con las estrategias de la organización y desde cualquier dispositivo.

Además, permite una utilización más eficiente de los recursos disponibles, sólo en la medida en que los necesite la empresa, logrando una disminución en los costos, tanto de los servicios, como de la gestión de las materias primas y los procesos organizacionales de las diferentes áreas.

En resumen, gracias a los servicios de ofimática en la nube desde los centros de datos remotos, los usuarios y las organizaciones tendrán a su disposición una serie de herramientas como el almacenamiento, procesamiento y el uso de ancho de banda que se requiera en un momento dado.

Estas herramientas permiten que procesos que consumen muchos recursos, como los administrativos, ya no tengan que ser llevados en papel, empleando sencillamente para ello una pantalla, utilizando un paquete de trabajo con una cantidad de programas integrados.

Lo básico de esta clase de servicios es el procesador de texto y la hoja de cálculo, los programas para editar imágenes, la creación de una base de datos siempre disponible en línea para los usuarios, la maquetación de la actividad y hasta la gestión de correos corporativos.

Cuáles son las suites ofimáticas más usadas

Actualmente en el mercado tecnológico existen varias suites ofimáticas en la nube, que pueden ofrecer una gran cantidad de servicios, entre las cuales encontramos:

• Google Drive

Creación que absorbió a Google Docs, posee un servicio sin cargo que ofrece almacenamiento gratuito de hasta 15 GB, distribuido entre Google Fotos, Gmail y Drive. Pero si una organización necesita mayor cantidad de almacenamiento, ofrece un servicio de correo corporativo o espacio de trabajo integrado.

Igualmente, cuenta con planes que se ajustan a cada presupuesto, ofreciendo desde 100 GB hasta 30 TB totalmente en línea. Entre las herramientas ofimáticas que ofrece se encuentran: dibujo vectorial, creación de presentaciones y formularios, editor de hojas para cálculo y procesador de textos.

También, permite agregar otras herramientas gracias a aplicaciones y extensiones de Chrome Web Store. Se puede editar cualquier archivo en su página web o usando tabletas o teléfonos inteligentes, con una aplicación de Google Play Store. 

Entre las ventajas que ofrece se encuentra la importación o exportación de archivos a formatos PDF o Microsoft Office, y muchos otros. Además, es un servicio que puede crecer junto con la empresa u organización, adaptándose a la medida de sus necesidades.

• Microsoft OneDrive

Esta suite de la empresa del mismo nombre, utiliza los servicios de OneDrive para el almacenamiento de datos. Ofrece versiones gratuitas de algunas herramientas ofimáticas adaptadas al navegador.

El servicio de correo electrónico es prestado por Outlook, cuenta también con OneNote y Sway. Su servicio gratuito solo incluye hasta 5 GB de almacenamiento, pero posee planes que se pueden contratar hasta una capacidad de 5 TB.

Hasta ahora, es la única suite ofimática de hosting que ofrece un cien por ciento de compatibilidad con archivos de Microsoft Office, disponiendo de un servicio Office en línea en el mismo navegador, que es descargable en dispositivos iOS, Android y Windows Phone.

Todas sus versiones facilitan el almacenamiento de datos y archivos en OneDrive y es posible compartirlos desde cualquier dispositivo vinculado.

• Zoho Docs

Es una suite ofimática que se orienta hacia los usuarios empresariales, pero esto no impide a cualquier individuo crear una cuenta gratuita para beneficiarse de los servicios que ofrece, entre los que se encuentra una capacidad de almacenamiento gratuito de hasta 125 GB.

No obstante, existe un catch, y es que cuando alguien se registra en esta suite, lo debe hacer obligatoriamente como una organización, permitiéndote registrar hasta veinticinco usuarios, cada uno de los cuales sólo disfrutará de 5 GB de almacenamiento gratuito.

Es posible utilizar Zoho Docs desde un navegador, o descargarlo en el escritorio para Linux, Macs o Windows.

• LibreOffice

Nos referimos a una suite ofimática para escritorio que ha sido muy popular, aunque ahora es posible utilizarla desde un navegador de varias formas. En sus inicios, rollApp lo incluyó en la lista de softwares virtuales que podían ejecutarse desde su navegador.

El problema estuvo en que desafortunadamente esa no fue la mejor manera de aprovecharlo, porque implicaba una importante pérdida en el rendimiento. La versión actual es administrada por Collabora, quien ofrece los servicios de Collabora Online.

Esta es una nueva versión de LibreOffice, que fue adaptada para poder ser ejecutada desde el navegador, luego de instalarla en un servidor OwnCloud o NextCloud, desde el cual puede ofrecer una suite ofimática completa.

• Open365

Tenemos otra versión en línea que se basa en LibreOffice, pero Open365 posee una manera propia de implementar LibreOffice, lo cual incluye una herramienta llamada Kontact, para gestionar datos personales, y una herramienta SeaFile que administra los archivos.

Es posible que algunos consideren que se ejecuta de forma poco orgánica, porque sus aplicaciones contenidas en el servidor requieren de un intermediario para mostrarlas en el navegador

• OnlyOffice

Esta suite ofrece las herramientas más comunes, compatibles con Microsoft Office, y puede instalarse gratuitamente en un servidor por NextCloud, aunque también posee planes de pago que debes consultar en su página web.

• ThinkFree Office

En esta ocasión igualmente nos referimos a una suite ofimática en la nube que ofrece los beneficios comunes, aunque tiene aplicaciones para teléfonos inteligentes y para escritorios y puede almacenar de forma sincronizada en la nube. Es un servicio totalmente gratuito.

Necesidades actuales de los entornos de trabajo digitales

Hoy en día, se necesita agilidad y versatilidad en los procesos ofimáticos, por ello, poder contar con una gran capacidad de almacenamiento virtual, respaldo de los datos en servidores remotos, seguridad en las comunicaciones y sincronización en todos los dispositivos es fundamental.

Esto es lo que permite una suite ofimática de calidad y que sea compatible, porque el trabajo colaborativo y la edición de los archivos sin inconvenientes de visualización o de discrepancia entre los formatos permite más libertad, sin necesidad de adquirir equipos innecesarios.

Conclusión

Trabajar con lo último en herramientas ofimáticas, gracias a un proveedor de servicios en la nube, sin los inconvenientes de la adquisición y mantenimiento que requieren los equipos propios, no sólo disminuye los costos y el uso de espacio, sino que incrementa la productividad.

La interconectividad en tiempo real y la velocidad de respuesta, en un ambiente totalmente tecnológico, es lo que ofrece la ofimática en la nube, son las soluciones que las organizaciones requieren hoy, con la seguridad y la posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo.

Lo que debemos hacer como usuarios es analizar las distintas ofertas que existen en el mercado y seleccionar aquella que no sólo se ajuste a nuestro presupuesto, sino que nos brinde las soluciones que buscamos, con la agilidad que requiere el tipo de negocios actual.