Para qué sirve Google Drive y cuáles son sus principales funciones para empresas

Es posible que en estos momentos te estés preguntando para qué sirve Google Drive. O bien que tengas una idea de lo que es y, luego, necesitas explorar cuáles son las herramientas con las que cuenta y que puedes aprovechar para tu empresa.

Lo más probable es que descubras que hasta ahora estabas infrautilizado las herramientas ofimáticas de Google Workspace y que tu compañía puede sacar muchas más ventajas de las que había obtenido hasta el momento.

¿Vamos?

Qué es Google Drive

Se trata de un servicio de alojamiento de archivos, creado en el año 2012 por la empresa Google, para el almacenamiento de datos en servidores remotos repartidos por todo el planeta.

Google Drive sustituyó rápidamente a Google Docs. Posee la utilidad máxima de ofrecer desde la nube una cantidad de programas y servicios ofimáticos, a los que se puede acceder simplemente mediante un dispositivo con conexión a internet.

Entre las ventajas que posee, se encuentra la de ofrecer un servicio de almacenamiento gratuito de hasta 15 GB a cualquier tipo de usuario. Aunque, dependiendo de tus necesidades, dispone de planes por una tarifa módica, que se ajustan a las demandas y requerimientos de todo tipo de usuarios.

El espacio ofrecido concentra en un mismo ciberlugar todos los correos, archivos, documentos e imágenes de un usuario. Tal que se puede acceder a ellos de forma sincronizada, desde cualquier dispositivo con acceso a internet, 24/7.

Como se trata de un servicio de almacenamiento de datos, ofrece un espacio privado desde donde descargar, de forma segura, los documentos y archivos que se encuentran allí almacenados, en alguno de los formatos admisibles.

Además, dispone de una cantidad de herramientas ofimáticas de las que una organización puede aprovecharse, sin necesidad de servidores o equipos costosos. Entonces, hay un mayor aprovechamiento del espacio útil de la oficina y se ahorran costos, al mismo tiempo.

Google Drive se integra con herramientas de terceros, con funciones inteligentes, que acortan los plazos de cualquier tipo de proceso. Las utilidades como aplicaciones y extensiones simplifican y hacen más veloz el ritmo en el que trabajan las distintas áreas de una empresa.

Principales funciones de Google Drive

Bien, si la pregunta es para qué sirve Google Drive, lo más importante es que ofrece, en un mismo paquete informático, herramientas para procesamiento de textos, datos y presentaciones, utilizables desde una aplicación en el ordenador, dispositivos móviles o tableta. 

Entre las principales funcionalidades y usos de Google Drive, se encuentran:

  1. Crear, subir y editar archivos o documentos, con la opción de descargarlos bajo diversos formatos. Presentaciones, hojas de cálculo, álbum de imágenes, documentos, todos disponibles en cualquier momento, porque se guardan en un espacio privado en la nube. 
  2. Ejecutar el espacio de Google Drive desde cualquier sitio y a cualquier hora, solo con un dispositivo con conexión a Internet. No importan las distancias, podrás aprovechar los conocimientos expertos de tus colaboradores, con lo que se incrementan al máximo capacidades de trabajo.
  3. Permitir el trabajo colaborativo y la edición conjunta de archivos y documentos. Varios usuarios pueden interactuar en tiempo real, de forma que se puede trabajar de manera simultánea y conjunta. Google Drive sincroniza toda la información, almacena todos los datos y versiones de las ediciones realizadas y bajo qué usuario o perfil.
  4. Publicar archivos y documentos con facilidad. Todo lo que desees exponer al mundo estará disponible, ya sea para un grupo de receptores seleccionados, o para cualquier usuario de la red, según lo decidas.
  5. Realizar búsquedas de manera sencilla  e intuitiva. Esta facilidad permite encontrar en la nube los datos que se necesitan, de forma más rápida y con mayor efectividad.
  6. Sugerir acciones de forma inteligente. Al poseer herramientas predictivas, cualquier herramienta de Google Drive puede sugerir al usuario cierto tipo de acciones con base en la recopilación de datos, todo esto con miras a mejorar el resultado final de la actividad.
  7. Utilizar comandos de voz. Gracias a su implementación, es posible el dictado por voz de un documento de texto, por ejemplo. 

Ventajas de utilizar Google Drive en tu empresa

Hacer uso de Google Drive brinda, entre otras, las siguientes ventajas:

  • Otorga todo el almacenamiento que requieras para cada cuenta.
  • Da libertad total de acceso desde cualquier dispositivo con los permisos necesarios.
  • Permite el acceso de todos los colaboradores vinculados.
  • Garantiza disponibilidad de las revisiones y ediciones en tiempo real, de manera sincronizada.
  • Permite trabajar en internet o de modo independiente (offline).
  • Fácil de usar, ya que pertenece al ecosistema Gmail que todos conocemos.
  • Convierte  automáticamente en archivos PDF cualquier documentación.
  • Permite el trabajo colaborativo en tiempo real.
  • Admite el uso de distintos formatos, para lo cual encripta el contenido para mayor seguridad.
  • Se convierte en una extensión del negocio de la empresa.

Seguridad de la información

Usar Google Drive es muy seguro, porque emplea un método de encriptación muy avanzado, de 256 bit, en prácticamente todos sus servidores remotos, lo que garantiza la privacidad de los datos de los usuarios.

Además, mientras los archivos migran desde las máquinas de los usuarios hacia los servidores, Google Drive emplea un protocolo TLS con el que se protegen los datos y la información, lo que impide que puedan ser interceptados.  

Herramientas colaborativas en la nube

Los beneficios del trabajo colaborativo se pueden apreciar con el uso de las herramientas ofimáticas que ofrece Google a sus usuarios, con la posibilidad de agregar dominio propio si se contrata la suite bajo el paquete Workspace. Entre ellas mencionaremos:

Google Photos

Esta herramienta facilita subir, compartir y hasta crear álbumes con imágenes a través de la nube. Para una pyme, por ejemplo, resulta muy sencillo elaborar un catálogo de eventos o productos, con una galería compuesta de imágenes.

Google Groups

Esta es una herramienta que facilita la comunicación corporativa, porque permite crear listas de correos de colaboradores, sectores de la organización, proveedores y clientes. Así, solo se necesita enviar un único correo a una determinada lista de contactos. 

Resulta particularmente eficaz en los entornos de capacitación, por ejemplo, porque ofrece diversas herramientas que se pueden utilizar para adiestrar a nuevos y antiguos colaboradores, según sea necesario.

Hangouts

Facilita la realización de videollamadas a las que se pueden incorporar varios interlocutores, e inclusive videoconferencias, con la participación múltiple de colaboradores o de clientes, utilizando el propio correo electrónico.

La comunicación interactiva, permitiendo a todos los conectados interactuar compartiendo ideas y conocimientos, sin importar el sitio en que se encuentren. Es una ventaja bastante atractiva, si consideramos los problemas logísticos de un encuentro físico.

Google Calendar

No solo permite crear un calendario y agenda de trabajo, sino que además estas pueden ser visibles dentro de la organización cuando se dispone de los permisos que requeridos. Incluso, usar varios calendarios que se apliquen a las distintas actividades de la compañía, enviar invitaciones, permisos de acceso, entre otras.

Google Keep

Es una herramienta bastante dinámica, disponible para iOS y Android, que permite visualizar, de forma independiente o compartida, los listados de actividades, asuntos urgentes, instrucciones y correctivos, entre todos los colaboradores que se encuentren vinculados.

Google Meet

Google Meet es la plataforma de videollamadas de Google. Permite videoconferencias completamente integradas a la seguridad en la nube que ofrecen los servicios de Google. 

Las medidas de seguridad y el encriptado del tránsito de la comunicación están cifradas de forma automática, lo cual es clave en la seguridad de datos para el uso de la herramienta en entornos organizacionales. 

Integración de nuevas tecnologías

Google Drive ha podido integrar las nuevas herramientas ofimáticas como la búsqueda con inteligencia artificial. Así, coloca al alcance de los usuarios las nuevas actualizaciones como parte del servicio ofrecido.

Google Drive permite trabajar, modificar, editar y compartir cualquier tipo de archivo, bien sea de Word, Excel, Power Point, Access, Publisher, Frontpage, correos electrónicos, imágenes y todo comunicado en tiempo real.

La integración de estas tecnologías y las que surjan a futuro, como el file stream drive, prevención de extravío de datos, uso de espacios compartidos, incluso continuar actividades sin conexión (porque todo se sincronizará automáticamente cuando se restablezca el servicio), constituyendo grandes ventajas, para el trabajo y la profesionalización de las tareas.

Y toda esta actividad tiene lugar en la nube, sin necesidad de tener que descargar ningún programa, a partir de las herramientas que hoy se encuentran al alcance de todos, solo con disponer de un usuario Gmail. 

Asimismo, Google ofrece una apuesta a futuro y los desarrollos tecnológicos, de forma tal que día a día se incorporan avances y se integran nuevas y diversas funcionalidades a Google Drive, a fin de ofrecer un servicio que se adapta a los cambios y apuesta a la mejora continua.

Conclusión

Ahora sabes para qué sirve Google Drive y las ventajas de convertir esta suite ofimática en un socio para tus actividades. Google Drive, en particular, y Google Workspace, en general, ofrecen servicios ofimáticos con soluciones versátiles.

La posibilidad de emplear la nube como tu escritorio de trabajo o el de todos tus colaboradores ahorra espacio, horas laborales y equipos. Se traduce, finalmente, en una ventaja que solo Google Workspace te puede ofrecer.

Todo ello en un entorno virtual, que no necesitará ser actualizado, porque esa actividad se realiza de forma automática, lo que mantiene las actividades de las distintas áreas de la empresa al día, sin problemas de incompatibilidad.

Tampoco habrá que preocuparse por la corrupción de archivos o por la pérdida de información, ya que todo queda debidamente almacenado en la nube. Y ello no solo aplica a la última versión del archivo, sino también a sus modificaciones.

Te animamos a que compruebes todas las ventajas que ofrece Google Drive. Para ello, puedes sumar un partner especializado como Nuva: estamos a disposición para ayudarte a sacar el mayor provecho de este servicio, así como de todas las demás herramientas que incluye Google Wokspace.

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