Los procesos comerciales, operativos y administrativos (internos y externos) de una empresa, pueden volverse muy complejos a medida que la organización crece y se expande; especialmente si opera en múltiples ubicaciones o si ha subcontratado una variedad de proveedores.

Este es un problema típico de cualquier organización. Sin embargo, las empresas que se encuentran a la vanguardia de la modernidad digital, tienen más ventajas y facilidades a la hora de gestionar tareas o departamentos a distancia o de forma remota.

Así que si te has comprometido con modernizar las tareas diarias de tu organización, descubre en este artículo por qué la digitalización empresarial es tan importante. Acompáñanos.

La digitalización empresarial como un requisito, no una opción

Hoy en día, los clientes quieren una experiencia de compra rápida y sencilla, que incluya una experiencia de usuario digital y fluida, según un artículo de McKinsey&Company.

Empresas como Amazon y Apple han puesto bien altas las expectativas, y la mayoría de las personas ahora esperan el mismo tipo de experiencia digital cuando obtienen productos o servicios de todas y cada una de las industrias. 

A los consumidores les gusta ver en una app cuánto consumen mensualmente de electricidad, desean hacer sus citas médicas online, obtener facturas y planillas en línea; pero sobre todo, quieren una atención rápida acompañada de una gestión digitalizada. Este es el nuevo requisito.

Junto con estas expectativas, es probable que tus clientes no aprueben que les hagan las mismas preguntas varias veces y no entenderán por qué un banco puede necesitar recibos de sueldo como prueba de ingresos cuando el dinero se deposita en la misma cuenta bancaria todos los meses.

Dado que una amplia red de empresas más tradicionales no son capaces de satisfacer las demandas de esta nueva generación de clientes, esto permite que las organizaciones más innovadoras aprovechen la digitalización de los procesos empresariales para competir con éxito en el mercado y ofrecer productos y servicios digitales excepcionales.

Hoy en día, muchos clientes B2B buscan empresas que hayan implementado interfaces fáciles de usar, disponibilidad constante y servicios personalizados. 

Buscan empresas que incluyan satisfacción y soluciones instantáneas, sin errores y consistencia global. Esencialmente, los clientes B2B y B2C buscan una experiencia de usuario superior. 

Pasos para iniciar un proceso de digitalización en tu empresa

Para satisfacer la demanda tanto de los clientes como de las operaciones internas de la organización, deberás ir más allá de la simple automatización de un proceso existente. 

Esencialmente, debes reinventar todo el método a través de cualquier marco de trabajo ágil, con el fin de impulsar la reducción de la cantidad de pasos necesarios y la cantidad de papeleo involucrado. 

También deberás desarrollar pasos de toma de decisiones automatizados y gestionar problemas normativos o fiscales. Aquí te damos una pequeña guía para que puedas iniciar el proceso de digitalización en tu empresa de forma exitosa.

Establecer protocolos digitales

Cuando se trata de desarrollar nuevos modelos de datos, deberás reconstruir el diseño adaptado a una interfaz 100% digital para garantizar una toma de decisiones más rápida y sencilla. 

Al eliminar los procesos manuales y el papeleo para reemplazarlos con software, se generan nuevos protocolos tanto de procesamiento de la información como de seguridad, donde las empresas pueden recopilar automáticamente datos que luego se pueden extraer para buscar un mejor rendimiento. 

Las variaciones de costos y las posibles causas de riesgo son los factores más comunes a mencionar durante la presentación del proyecto. Además, los paneles personalizados y los informes en tiempo real pueden ayudar a los gerentes a entender las grandes ventajas de solucionar cualquier problema antes de que se vuelva realmente serio en términos de crecimiento de la empresa.

Aprobada la digitalización de la organización, uno de los pasos clave hacia la digitalización incluye comenzar al final de tu objetivo deseado y trabajar hacia atrás. En lugar de centrarte en los contratiempos del sistema actual, deberás diseñar el estado futuro que buscas para un proceso en particular. Una vez que haya abordado el estado deseado, puede trabajar hacia atrás para abordar cada restricción individual. 

Estandarizar canales de comunicación

Durante el proceso de digitalización también deberás actualizar y administrar los canales de comunicación digitales internos y, en el externo, la experiencia del cliente de extremo a extremo para crear un sistema verdaderamente fluido para el usuario. 

Al diseñar una experiencia de cliente perfecta, es útil tener comentarios del cliente final. Para esto, las organizaciones han invertido en tecnología con el fin de enviar encuestas automatizadas por e-mail, chats de soporte y atención al cliente donde se califica tanto el servicio como la solución, y diversos indicadores que permiten medir la experiencia del cliente y la calidad de la comunicación.

En la comunicación interna existirán también diferentes canales delimitados por los niveles de seguridad de la información o su informalidad. Desde chats cifrados que protegen la información casual que viaja entre las oficinas día a día, hasta sistemas de digitalización de contratos y firmas digitales, donde tanto los datos como la identidad de los firmantes queda protegida.

Capacitación del personal

Las empresas buscan desarrollar capacidades internas de sus empleados, y la digitalización es una manera de lograrlo.

La contratación y capacitación de personal es vital para digitalizar más rápidamente los procesos empresariales. Al seleccionar a los supervisores para que participen en esta transformación, estos individuos deben ser cuidadosamente elegidos y dignos de confianza.

Este equipo que formará parte del proyecto, no solo te aportará ideas iniciales para el rediseño de todos los canales y procesos, sino que te ayudarán a promover la aprobación del proyecto y capacitar a sus subordinados, gracias a que creen en la digitalización empresarial y las soluciones que va a aportar a sus tareas del día a día. 

Si el tamaño del proyecto se hace más grande de lo que esperabas, es posible que necesites contratar empleados para desempeñar nuevos roles, como un data entry, diseñador de experiencia de usuario o un analista de data e interfaces en la nube.

Uso de la nube y el cloud computing

Los productos en la nube de gestión en tiempo real pueden mejorar la experiencia del usuario y automatizar ciertos procesos internos que antes se gestionaban manualmente, lo que retrasaba las acciones desde minutos hasta horas.

Es posible que tu empresa desee incorporar una nueva unidad organizativa para administrar el diseño de procesos digitales y luego incorporar a los empleados actuales a esta unidad. 

Pero lo más común en un escenario en donde la digitalización surge como una solución para el ahorro de tiempo y costo, es la contratación de un proveedor de soluciones en la nube como Google Cloud Platform, que te garantiza la seguridad de tus datos y brinda asesoría durante la transformación. Ambas ventajas permiten avanzar rápidamente de la mano de expertos, sin dejar de reducir costos.

Por ejemplo, los bancos han podido reducir su aprobación preliminar de préstamos de varios días a solo un minuto al incorporar la digitalización y la gestión en la nube dentro de los procesos comerciales.

Otro ejemplo puede ser una PyME de la industria del calzado, que gracias al cloud computing pueda rastrear el inventario del almacén, lo que permite al personal de ventas encontrar de inmediato si hay existencias de un tipo y tamaño de calzado. 

Conclusión

La digitalización de los procesos empresariales ofrece beneficios significativos, como la reducción de costos hasta en un 90% y la mejora de los tiempos de respuesta tanto para los gerentes internos como para los clientes externos. 

Seguir estos pasos contribuirá en gran medida a acelerar la adopción de la digitalización de los procesos. Los productos de software y almacenamiento en la nube también pueden desempeñar un papel importante en la expansión de la implementación de procesos empresariales innovadores y digitalizados.

No lo pienses más, y mantén tu empresa a la vanguardia tecnológica con los procesos de digitalización.