Contrario a los pronósticos más desalentadores en torno al impacto de la pandemia por COVID-19 en la economía y la seguridad social a nivel mundial, la contingencia dejó expuesta la necesidad inminente de encarar con firmeza el desafío de digitalizar procesos en LATAM.

Un buen ejemplo de esto lo da el hecho de que cuando se someten a análisis los casos de éxito en la gestión de la pandemia, uno de los elementos decisivos ha sido la posibilidad de dar seguimiento sanitario y epidemiológico a la población en general y el virus, en particular mediante el uso de aplicaciones y otros desarrollos digitales en relación con la inteligencia artificial, por ejemplo.

El caso paradigmático en ese sentido puede ser el mapa interactivo de la Universidad Johns Hopkins, USA (Coronavirus Resource Center) cuyos datos disponibles en tiempo real han dependido de los aportes de los distintos Gobiernos y el tratamiento que estos diesen a la información de sus países. 

Como en la mayor parte de los mercados emergentes, en América Latina todo está por hacerse en cuanto a digitalización de procesos. Si bien la pandemia aceleró una transformación inevitable, es cierto que hay mucho camino por recorrer sobre todo en relación con la conectividad y la calidad de las conexiones disponibles. 

Datos y tendencias en la digitalización de las empresas

Digitalizar procesos en América Latina supone un cambio de perspectiva tal que incorpore tecnología con fines de automatizar aquellos procesos más recurrentes, entre otras soluciones. La oportunidad incluye desde el diseño de Apps públicas hasta el trabajo con drones, tecnología 5G, desarrollos de inteligencia artificial y el uso de robots.

Otro aspecto clave a considerar en este cambio es el trabajo con métricas de analíticas de datos. 

Según reporta Deloitte, el 90% de los datos del mundo se han generado en los últimos dos años.

Los procesos de digitalización, entonces, son amplios y variados y afectan a todas las áreas y departamentos de una organización. En el mismo sentido, todas las áreas de una empresa deberán estar involucradas, para que llegado el caso, realmente este proceso impacte con todos resultados esperados. 

Así la infraestructura de telecomunicaciones es fundamental, por lo cual el primer desafío que enfrenta LATAM, frente a un número cada vez mayor y siempre en crecimiento de usuarios de internet, es satisfacer con la calidad y continuidad necesaria los servicios de datos y las telecomunicaciones en general.

Este desafío no solo apunta a la mejora en las condiciones de infraestructura y prestaciones de servicios como dijimos, sino también y sobre todo alcanzan conectividad los grandes conjuntos de población vulnerable: 

• adultos mayores
• hogares de bajos ingresos
• pobladores de zonas rurales, muchas veces muy aisladas y alejadas de los conglomerados urbanos.

Estos segmentos representan un desafío para los estados nacionales, a la vez que se perfilan como un sector del mercado con un altísimo potencial de crecimiento, lo que no debe ser descuidado por las empresas del sector. 

Ante este panorama, podemos decir que la experiencia forzosa del 2020 en la carrera por digitalizar procesos en América Latina dejó datos de mucha relevancia:

• El 70% de las empresas considera clave la captura de datos (incluso cuando antes de la pandemia no había iniciado procesos básicos de digitalización de documentos, por ejemplo). [Fuente: Kodak Alaris].
• El comercio electrónico se impuso de manera decisiva y de manera mucho más natural que en todos los intentos previos. De hecho, Mercado Libre es la empresa de más valor en la región [Fuente: Blommberg].
• El marketing digital en general y las estrategias de Native Ads, en particular, ofrecen datos consistentes acerca del crecimiento y el impacto en el consumo: según publica iab.Colombia 2020, los anuncios nativos obtienen hasta un 50% más de visitas que los banners.  

Entonces, el futuro se presenta promisorio respecto de oportunidades y desafíos, tal que algunos de ellos surgen como necesidad en tanto que otros pueden considerarse nueva oportunidad de crecimiento.

Veamos a continuación cuáles son, en general, los procesos de digitalización que tienen por delante las empresas en Latinoamérica.

Cómo se deben digitalizar las empresas en América Latina

Como dijimos, digitalizar procesos en Latam supone una serie de desafíos inherentes en muchos casos a las condiciones de infraestructura. No obstante, las empresas siguen adelante con acciones que procuran soluciones a problemas de larga data.

En ese sentido, los principales procesos de digitalización concentran esfuerzos en los siguientes aspectos:

• Digitalización de documentos.
• Captura inteligente de datos.
• Escaneo de documentos.
• Incorporación de IA en soluciones de datos.
• Migración a digitalización inteligente de datos conforme el aumento exponencial que de ellos se espera.
• Firmas electrónicas.
• Herramientas de comunicación con el cliente, tales como las soluciones de CRM.
• Gestión documental centralizada.

En la misma línea de acción, los desarrollos centrados en la nube se presentan como las soluciones más efectivas en cuanto son escalables y pueden crecer a la par que lo hace el negocio o la organización. Además, aportan un plus de seguridad.

Los elementos de seguridad son un aspecto clave de cualquier intento por digitalizar procesos. A fin de cuentas los datos, en tanto información, es el principal activo de toda organización. Un problema de seguridad, ya sea con datos internos como con respecto a datos de los clientes, plantea un problema de suma seriedad y gravedad. 

Con vistas en lo anterior, pensamos en algunas claves para enfrentar procesos de digitalización en la región.

Iniciar procesos genuinos de digitalización

Tomando el concepto de ecosistema digital (Katz, 2015 y Katz & Callorda, 2018), el uso de internet en general y los procesos de digitalización, en particular, tienen dos modos de entenderse: 

• Un uso básico o inferior, de exploración, búsqueda de contenido, manejo de redes sociales y otras aplicaciones de comunicación de manera unidireccional.
• Un uso superior o integrado, donde las tecnologías de la comunicación y la información no son vistas de manera aislada sino que operan de manera activa en relación con la banca electrónica, trámites oficiales, el marketing y el comercio electrónico y las transacciones comerciales en general, como procesos de pago y otras utilidades.

Digitalizar empresas en LATAM exige incluirlas en procesos avanzados e integrales que den cuenta de toda la potencialidad de Internet a partir del impacto consistente en los diferentes comportamientos sociales, con respecto al uso y consumo de bienes, así como en torno a la economía, lo social y la construcción de ciudadanía.

Mejorar niveles de acceso y uso

En LATAM los números globales muestran un tipo de crecimiento que al desagregarse por sector o región no son parejos. Por ejemplo: según datos del CAF, para el 2018 la penetración de internet alcanzaba al 90% de las empresas, sin embargo, si se mira la banca móvil solo llegó al 34%.

Con lo cual, a la oferta de infraestructura y el acceso a la revolución 4.0, se les debe sumar políticas públicas que garanticen equidad entre sectores. De lo contrario, empresas y productores corren el riesgo de quedar excluidos de los aparatos productivos y sociales de la región.

Formar en habilidades y capacidades específicas

En estrecha relación con lo anterior, las empresas LATAM requieren de afrontar un desafío extra: la formación del capital humano en habilidades básicas como la comprensión de textos y el pensamiento lógico, a fin de promover talentos y la inclusión en un mercado laboral cada vez más exigente.

Asimismo, es fundamental la capacitación en las herramientas que están a disposición de la empresa, ya que en muchos casos no se les suele dar el uso adecuado y se pierden todos los beneficios que podrían aportar al negocio.

No es un dato menor: muchas veces las empresas ven entorpecidos los procesos de expansión y crecimientos asociados a la digitalización por no contar con los recursos humanos calificados que requiere la industria, o por no utilizar con solvencia y altos niveles de adopción, las herramientas y recursos disponibles.

Además, es fundamental trabajar en habilidades blandas (skillsoft) que potencien aspectos claves como el trabajo en equipo, la adaptabilidad a los cambios y el pensamiento creativo. 

Digitalizar procesos en LATAM requiere tres esfuerzos conjuntos: La inclusión equitativa de todos los sectores, con vistas a integrar un ecosistema digital antes que a dar soluciones parciales o de corto alcance. El trabajo conjunto entre las organizaciones, los Gobiernos y la sociedad civil. El trabajo sostenido en materia de educación, en relación con la formación de habilidades y capacidades fundamentales para el sector IT.

Resistencia al cambio en la infraestructura digital

Ahora bien, como todo cambio, digitalizar procesos en una organización puede desencadenar una serie de temores que de no ser adecuadamente gestionados asumen la potencialidad de convertirse en un problema que anule la iniciativa. 

Todos los cambios traen aparejados miedos y temores, que son naturales, normales y esperables y hay que hacerles frente con la mejor arma de la que se dispone: la comunicación. Y un tipo de comunicación que enriquezca, abra preguntas y dé lugar a modos creativos de resolver problemas. 

Estas resistencias, al nivel de las organizaciones, se traducen en inconvenientes, no tanto en cuanto a la adopción de soluciones tecnológicas específicas, sino en relación con la asimilación de tecnología en aspectos más específicos y de mayor alcance, entre los que podemos considerar:

• los procesos productivos,
• las cadenas de aprovisionamiento, 
• las comunicaciones inter e intraorganizacionales, 
• la banca electrónica en el interior de las organización, 
• la geolocalización del transporte terrestre.  

Una situación de este tipo no solo puede afectar negativamente un plan para digitalizar procesos en una empresa, sino que si no se opera de manera articulada (como ya hemos dicho) entre las organizaciones, el Estado y la sociedad civil se corre el riesgo de que el esfuerzo no resulte útil, productivo o “caiga en saco roto”.

¿Por qué esto? Porque para que un sistema productivo funcione todos los actores involucrados en una cadena de aprovisionamiento deben presentar un cierto grado avanzado de digitalización, por ejemplo. 

En ese sentido, contar con las herramientas tecnológicas y los partners adecuados es el diferencial clave a la hora de implementar procesos de digitalización.

Nuevas herramientas para digitalizar procesos

El abanico que se abre frente a la posibilidad de digitalizar procesos en empresas y organizaciones es muy amplio. Por esto, la mejor opción a implementar siempre será aquella que dé respuesta a problemas y demandas específicas.

Como vemos, no son respuestas generales ni unívocas, sino que deben apuntar al caso por caso y partir de un estudio atento y a conciencia de las circunstancias y el contexto a efectos de lograr los mejores resultados con la implementación.

Veamos, entonces, algunas de las herramientas más innovadoras orientadas a digitalizar procesos en tres áreas claves: analítica de datos, procesamiento y almacenamiento de información y accesibilidad y movilidad.

Analítica de datos

La analítica de datos es el meollo de todo proceso de transformación digital, por lo cual contar con herramientas de este tipo garantiza información de alto valor, que bien utilizada puede llevar a las organizaciones a niveles impensados de éxito y rentabilidad.

¿Por qué? Porque aporta información confiable y actualizada en tiempo real, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones y en una mirada más global y de largo alcance sobre la empresa, pero también en relación con el sector y el mercado. 

Entre las herramientas de análisis de datos se encuentran:

• Zoho Analytics

Es una plataforma de análisis de métricas empresariales clave. Zoho es una suite de soluciones y aplicaciones que dan respuesta a todas las áreas y departamentos de una empresa con una clara orientación a la digitalización de todos los procesos involucrados.

• Data Studio (SQL) 

Google Data Studio es una herramienta de analítica de datos, con tecnología SQL, que forma parte de la suite Google Cloud Platform en soluciones de Bases de Datos. Se trata de una herramienta potente en resultados y muy intuitiva en su uso, como la mayor parte de las soluciones del gigante. 

Permite sacar informes de datos, crear reporting y hacer presentaciones en formatos claros conceptualmente y muy atractivos desde lo visual. 

Procesamiento y almacenamiento de información

Los desarrollos en la nube para el almacenamiento y procesamiento de la información son un factor diferencial en los procesos de digitalización. ¿Por qué la nube? Aquí te contamos: 

Porque la nube ofrece una serie de ventajas acordes a los requerimientos del mundo actual:

• Libera espacio físico.
• La información en la nube se puede gestionar mediante herramientas de trabajo colaborativo e incluso vincularse con softwares específicos como soluciones CRM o ERP.
• Aporta seguridad y garantía en el tratamiento de los datos a partir de la empresa que brinda el servicio.

El almacenamiento en la nube se traduce en el archivo, organización y distribución de datos, según un orden preestablecido, con base en volúmenes de almacenamiento virtual con soporte en el hardware físico de un proveedor especializado.

El acceso a la nube no es otra cosa más que la virtualización de los datos, almacenados en algún lugar tal que con un dispositivo con conexión a internet cualquier persona podría acceder. 

Suena sencillo, ¿verdad? Ahora bien, la clave de la nube está en elegir la solución adecuada. Por caso, Cloud Platform, de Google. 

Google Cloud Platform

Es el desarrollo del gigante tecnológico Google para ofrecer un tipo de migración a la nube absolutamente segura. No solo trabaja con código abierto, sino que además permite el acceso a múltiples nubes y a la nube híbrida, en el afán de una menor dependencia de los proveedores, costos de mantenimiento y quehaceres diarios en infraestructura física.

Ofrece un sistema seguro de modernización y digitalización para empresas y organizaciones.

Accesibilidad y movilidad

Finalmente las herramientas orientadas a satisfacer necesidades de accesibilidad y movilidad mostraron toda su potencialidad (y necesidad) con la pandemia por COVID-19. 

Los primeros confinamientos expusieron la necesidad de contar con herramientas ofimáticas que permitieran mantener el trabajo colaborativo, sin compartir espacio y con acceso 24/7, conforme las necesidades individuales y las posibilidades de conexión. 

Explorar la nube y encontrar soluciones que faciliten el trabajo entre colaboradores es fundamental para digitalizar procesos en el mundo post pandemia. 

En ese sentido, se debe atender a la singularidad del negocio, a fin de incorporar la solución que mejor se adecue y, por supuesto, contar con los partners adecuados para llevar al máximo de su potencial la implementación. ¿Qué soluciones ofrece el mercado para el mundo de las organizaciones? Mencionamos dos:

• Google Workspace

Workspace es la solución ofimática de Google. Ha sido diseñada para el trabajo colaborativo y el acceso 24/7. Cuenta, incluso, con la posibilidad de trabajar fuera de conexión. Su diseño además está centrado en el usuario por lo cual es una plataforma intuitiva y muy amigable, pensada en función de potenciar la colaboración, la productividad y la comunicación en el interior de las empresas.

• Alfresco

Es una plataforma de gestión documental que aporta soluciones empresariales para la gestión de contenido distribuido en equipos físicos. Su oferta se basa en tres pilares: la gestión, la protección y la distribución de información sensible en el interior de las organizaciones.

Beneficios de la digitalización en los próximos años

El panorama es tentador y pone en evidencia una transformación que se había iniciado de manera natural, que cobró absoluta fuerza tras los confinamientos y las restricciones por covid-19 y que continúa a futuro con grandes expectativas y un sinfín de oportunidades para potenciar las organizaciones sin importar su tamaño.

¿Cómo se benefician las empresas a partir de digitalizar procesos?

• Mejoras en el ámbito laboral: con los desarrollos adecuados se gana productividad, mejora el clima interno y esto se traduce en mayor rentabilidad para el negocio. 
• Las tareas se optimizan en cuestiones de forma y fondo: hay un ahorro en el consumo de papel por ejemplo (lo que impacta favorablemente en el ambiente) y se gana eficiencia en la respuesta a clientes, proveedores e incluso respecto de los colaboradores. 
• El personal cualificado se orienta a tareas específicas donde puedan desarrollar todo su potencial y creatividad. Esto alcanza el descubrimiento y el incentivo de nuevos talentos, claro está. 
• Las organizaciones pueden lograr alianzas estratégicas porque ellas mismas aplican enfoques estratégicos sobre sus procesos y decisiones a largo plazo. 
• Se reducen los costes de productividad, logística, mantenimiento, comunicación interna, lo que se vuelca en áreas sensibles (recursos humanos) o de mayor requerimiento presupuestario (ventas). 
• Mayor seguridad de los datos, los datos son el principal activo de las organizaciones. Además suponen un aspecto de suma sensibilidad respecto de la relación con clientes y proveedores. 

Conclusión

La infraestructura de telecomunicaciones es fundamental y en ese sentido el desafío en Latinoamérica es mayor porque no solo se trata de expandir la cobertura y la red, sino también de llegar a los sectores más vulnerables.  

El acceso a la información es un derecho humano cuyo ejercicio corresponde a otros derechos básicos como salud, educación, cultura, seguridad, libertad de expresión y movilidad. Así, la digitalización de procesos contribuye a garantizar ese derecho. 

En este contexto, el acceso a la infraestructura es un aspecto central para el desarrollo con base en políticas y acciones económicas y sociales que doten a la región de una interconexión poderosa, innovadora y en constante cambio. 

De la misma manera, las empresas apuestan por soluciones innovadoras que optimicen procesos y recursos, mejoren los costos de la producción y operatividad y apuesten por el crecimiento económico del negocio, en particular, y la región, en general.

Implementar desarrollos de inteligencia artificial, así como herramientas ofimáticas y de almacenamiento en la nube son algunos de los pilares sobre los que se asienta la oportunidad de digitalizar procesos en América Latina.

En Nuva contamos con un equipo de expertos abocados a brindar soluciones para que la inversión en estos desarrollos se capitalice en el corto plazo y se traduzca en el crecimiento del negocio a largo alcance.

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